FlexiRate - Horec - Nová objednávka

Táto stránka popisuje postup pri vytváraní novej objednávky v systéme Horec, pokiaľ sa pre cenotvorbu používa externý systém FlexiRate od firmy TravelData. Jednotlivé odseky sú radené podľa dôležitosti vo vzťahu ku cenotvorbe FlexiRate. Na záver je v skratke uvedené aj samotné zadanie údajov hostí.

Vyvolanie novej objednávky

Funkcia Objednávka je dostupná prostredníctvom menu Hostia -> Objednávka, prostredníctvom klávesovej skratky Ctrl+O alebo cez ikonu v nástrojovej lište. Objednávku je možné nahrať aj cez mapu prehľadu. Detailný postup pri nahrávaní novej objednávky je popísaný v kapitole Objednávka hostí Po výbere funkcie Objednávka sa zobrazí nasledovný formulár. Podrobný popis jednotlivých polí v objednávke nájdete v kapitole Popis formulára sólo objednávky.

Objednávka cez menu alebo ikonu

Pri vyvolaní funkcie nová objednávka cez menu, príp. ikonu je vo formulári predplnený termín pobytu v dĺžke trvania jedna noc s dátumom nástupu podľa nastavení systému (zvyčajne ide o dátum aktuálny pobytový deň + 1). Taktisto je predplnené evidenčné číslo objednávky a dátum Rezervovaná do. Počet lôžok je predvolený podľa nastavení systému.

Do objednávky je potrebné zadať číslo izby alebo minimálne typ izby a všetky povinné údaje hosťa. Povinné údaje sú na záložke Pobyt jasne vyznačené žltou farbou, povinné položky na záložke Marketing nie sú farebne vyznačené. Systém však vykonáva pri uložení objednávky kontrolu povinných údajov, v prípade, že niektoré chýbajú, tak je používateľ upozornený. Navyše systém nasmeruje kurzor myši do poľa, kde by mal byť zadaný povinný údaj.

Objednávka cez mapu prehľadu

Pri otvorení cez mapu prehľadu je predplnený termín pobytu a taktiež číslo izby, prípadne typ izby (ak je objednávka vyhotovená v spodnej časti mapy - tj.pod čiarou). Počet lôžok je predvolený podľa nastavení systému.

Taktisto je predplnené evidenčné číslo objednávky a dátum Rezervovaná do. Do objednávky je potrebné zadať všetky povinné údaje hosťa. Povinné údaje sú na záložke Pobyt jasne vyznačené žltou farbou, povinné položky na záložke Marketing nie sú farebne vyznačené. Systém však vykonáva pri uložení objednávky kontrolu povinných údajov, v prípade, že niektoré chýbajú, tak je používateľ upozornený. Navyše systém nasmeruje kurzor myši do poľa, kde by mal byť zadaný povinný údaj.

Výber izby alebo typu izby

Výber typu izby príp. konkrétnej izby je kľúčový pre cenu z externého systému FlexiRate. Na základe zadaného typu izby FlexiRate poskytuje cenu za pobyt.

Pre zaevidovanie objednávky je nutné zvoliť konkrétnu izbu, na ktorú bude objednávka zaevidovaná. Pokiaľ nie je možné vykonať rezerváciu na konkrétnu izbu, napr. kvôli zaplnenej kapacite hotela, je možné zaevidovať objednávku na typ izby. Takáto objednávka bude zaevidovaná na mape v časti "pod čiarou". V zoznamoch objednávok nebude mať vyplnené číslo izby a bude podfarbená slabo zelenou farbou.

Objednávka na konkrétnu izbu

Systém pri výbere izieb ponúka pre objdnávku len voľné izby. Pred samotným výberom izby je potrebné mať vyplnený správny dátum odchodu. Systém predpĺňa dátum odchodu na hodnotu o jeden deň vyššiu ako je dátum nástupu. Správne vyplnený dátum odchodu je kritériom, ktoré systém zohľadňuje pri výbere voľných izieb.

Číslo izby je možné zapísať priamo (ale musí zodpovedať voľnej izbe) alebo kliknutím na tlačidlo systém vyvolá zoznam voľných izieb.

Výber voľných izieb pre objednávku

Vhodnú izbu zo zoznamu je potrebné potvrdiť tlačidlom Výber. Po výbere príslušnej izby sa z ponuky automaticky preberie aj typ izby a číslo poschodia.

Pokiaľ je nežiadúce, aby bola objednávka presunutá na inú izbu, systém umožňuje označiť túto objednávku ako fixovanú. Nastavenie fixovania sa vykonáva zašktnutím checkboxu Fix. vedľa čísla izby.

V prípade, že pri odsúhlasovaní rezervácie nie je zadaná žiadna izba, systém nedovolí objednávku uložiť a otvorí zoznam dostupných voľných izieb.

Objednávka na typ izby

Tento typ objednávky predstavuje špeciálnu objednávku. Najčastejšie sa používa v prípade, ak je potrebné prekročiť kapacitu hotela pri objednávkach na veľmi exponované termíny ako je napr. Silvester.

Objednávanie na typ izby je potrebné explicitne zapnúť. Pri poli Číslo izby je prepínač režimu objednávania, po jeho stlačení sa deaktivujú polia Izba a Poschodie. Následne stačí na zapísanie objednávky iba zadanie hodnoty do poľa Typ izby. S touto objednávkou je možné pracovať ako s klasickou objednávkou na konkrétnu izbu.

Ak ubytovacie zariadenie preferuje objednávanie na typ izby, je možné využiť nastavenie systému Horec Doporučené objednávanie na typ izby. Potom pri každej novej rezervácii vytváranej cez menu alebo cez ikonu je automaticky vypnuté pole Číslo izby. Toto nastavenie neovplyvňuje objednávky vytvárané cez mapu prehľadu.

Základným rozdielom je, že táto objednávka sa zobrazuje v spodnej časti mapy prehľadu (pod čiarou) až za izbou s najvyšším číslom/poradím. Pre rýchlejšie rozlíšenie je objednávka na typ izby je priamo na mape prehľadu vyznačená zelenou farbou.

Lôžka v objednávke

Počet lôžok rezervácie určuje počet hostí, ktorí prichádzajú na izbu. Tento údaj je dôležitý pre dopyt na cenu z externého systému FlexiRate, najmä v prípade hladín Single Bed (FR_SB) a Double Bed (FR_DB).

Pozor: - kvôli rozlíšeniu FR_SB a FR_DB je potrebné dôsledne zadávať počty pevných postelí (BED). Dopyt na ceny Single Bed a Double Bed sa riadi počtom pevných postelí (BED) - takto je ošetrená aj situácia, keď sú na izbe dve osoby, ale len jedna osoba je na pevnej posteli (BED) - napr. rodič s malým dieťaťom.

Počet lôžok v objednávke je vždy pri vytváraní objednávky zadefinovaný podľa nastavení systému. Minimálny počet lôžok je 1, bežné je nastavenie objednávania na počet pevných postelí (BED). Zmenu počtu lôžok je možné vykonávať dvoma spôsobmi - priamym zadaním hodnoty do poľa Počet lôžok alebo cez tlačidlo Lôžka, kde je možné zadefinovať nielen počet ale aj presné typy lôžok.

Počet lôžok a FlexiRate:

• V prípade, že je objednávka len pre jednu osobu - systém Horec vždy predplní typ lôžka pevná posteľ (BED). Pre zaevidovanie objednávky je potrebná cena za izbu, túto poskytuje len externý systém FlexiRate. Systém Horec umožňuje vykonať dopyt na túto cenu priamo pri evidencii objednávky, čo minimalizuje riziko omylu pracovníkov recepcie, v tomto konkrétnom prípade ide o dopyt pre hladinu FR_SB.
• Ak je pre objednávku zadaný počet lôžok, ktorý zodpovedá maximálne počtu pevných postelí (BED), potom je pre zaevidovanie objednávky vyžadovaná len cena za izbu. Túto ceny vie poskytnúť iba externý systém FlexiRate. Systém Horec umožňuje vykonať dopyt na túto cenu priamo pri evidencii objednávky, čo minimalizuje riziko omylu pracovníkov recepcie.
• Ak je pre objednávku zadaný počet lôžok, ktorý prevyšuje počet pevných postelí (BED), potom je pre zaevidovanie objednávky vyžadovaná nielen cena za izbu, ale aj ceny pre všetky typy prísteliek, ktoré sú v objednávke. Kedže externý systém FlexiRate neposkytuje ceny za prístelky, je v systéme Horec zapracovaný cenník všetkých typov prísteliek, ktorý slúži ako predloha cien pri evidovaní objednávky. Podrobný popis tohto cenníka je v kapitole Nastavení pre systém FlexiRate .

Pozor: Počet lôžok je možné meniť aj pridávaním/odoberaním záložiek pre jednotlivých hostí z objednávky. Záložky a práca s nimi sú popísané nižšie v texte. Platí však, že cena FlexiRate je spoločná pre celú objednávku.

Objednávka bez záložiek

Pracovník recepcie pri zápise objednávky zaeviduje údaje jedného hosťa (tzv. vlastník objednávky) a nastaví požadovaný počet lôžok = hostí. Tento spôsob evidencie objednávky je vhodné možné využiť v prípade, ak všetci hostia objednávky budú čerpať totožné služby. Počet lôžok je nutné nastaviť kvôli dopytu na cenu FlexiRate a následne správnemu výpočtu predbežnej ceny za ubytovanie a takisto, ak majú hostia objednané nejaké služby, kvôli správnemu počtu služieb.

Pozor: Pri takejto evidencii hostí môže dochádzať ku nepresnostiam a to najmä v evidencii objednávaných služieb. Systém pracuje na základe jednoduchého kľúča - objednaného služby jedného hosťa vynásobí počtom lôžok. Je zjavné, že takto nie je možné rozlíšiť služby pre jednotlivých hostí (napr. polpenzia pre deti a dospelých) a takisto nie je možné objednať pre všetkých hostí iba jednu službu (napr. jednorazový poplatok za psa na izbe).

Objednávka so záložkami

Pracovník recepcie pri zápise objednávky zaeviduje postupne údaje jednotlivých hostí a takto sa nastaví aj požadovaný počet lôžok objednávky. Výhodou je, že každému hosťovi sa nastavuje aj typ lôžka. Takýto spôsob evidencie objednávok napomáha to aj pri objednávaní rozdielnych služieb špeciálne v prípadoch, kedy je potrebné rozlíšiť napr. stravu pre dospelých a deti. Pre cenotvorbu FlexiRate však platí, že ceny sú spoločné pre celú objednávku.

Každý hosť v objednávke je zapísaný na osobitnej záložke v rámci jedného formulára objednávky.

Pre rýchlejšie zapísanie hostí do jednej objednávky sú k dispozícii dve funkcie (tlačidlá).

• vloženie záložky s kópia údajov prvého hosťa - systém umožňuje skopírovať údaje, ktoré boli zapísané pri evidencii prvého hosťa, a tým uľahčuje evidenciu ďalších hostí. Funkcia je dostupná po stlačení tlačidla Kópia. Pozor: - pri využití tohto tlačidla sa kopírujú všetky údaje z prvého hosťa a to vrátane objednaných služieb, marketingových parametrov, veku a pod. V tomto prípade musí ešte obsluha recepcie vykonať kontrolu a prípadnú úpravu údajov a objednaných služieb.
• vloženie prázdnej záložky - v prípade, že je kopírovanie údajov predchádzajúceho hosťa nežiadúce, je možné využiť vloženie prázdnej záložky po stlačení tlačidla + priamo na záložke.

Kombinácia

Tretí spôsob ako zaevidovať objednávku je kombinácia vyššie uvedených spôsobov. Platí, že hosť zaevidovaný na prvej záložke je tzv. vlastník objednávky, pre rýchlu orientáciu je jeho meno vyznačené hrubým písmom. Všetky údaje a služby objednané vlastníkovi objednávky platia aj na ostatných hostí, ktorí nemajú vlastné záložky, sú reprezentovaní len počtom lôžok. Ak je potrebné zaevidovať napr. rodičov, ktorí majú totožné služby (polpenzia dospelí) a dieťa, ktoré má detskú polpenziu, je to možné spraviť tak, že jeden z rodičov bude vlastník objednávky a na jeho meno budú evidované dve lôžka. Pre dieťa bude vytvorená osobitná záložka.

Zadanie ceny FlexiRate

Pri vytváraní objednávky je nutné zadefinovať aj spôsob výpočtu ceny za ubytovanie. Systém Horec umožňuje na základe systémových nastavení popísaných v kapitole Nastavenia systému predpĺňať cenotvorbu novej objednávky, čo urýchľuje evidenciu rezervácie. Takisto je možné potlačiť cenotvorbu bývalých hostí.

Pri zadávaní ceny FlexiRate je postup nasledovný:

• vo vyberači Cenotvorba je nutné zvoliť FlexiRate, pokiaľ je cenotvorba prednastavená systémom je tento krok možné vynechať
• po zvolení cenotvorby sa zobrazí tlačidlo Ceny - toto tlačidlo vyvoláva formulár FlexiRate cien pre konkrétnu objednávku. Stĺpce predstavujú jednotlivé pobytové dni a riadky jednotlivé objednané typy lôžok - výnimkou je pevná posteľ (BED), kedy je zobrazená cena za izby tj. cena, ktorá sa rozpočítava medzi všetky pevné postele v objednávke.
• riadok cien za izbu je prázdny - tieto ceny je nutné zapísať alebo je možné vyžiadať si tieto ceny z FlexiRate systému prostredníctvom tlačidla Načítaj.
• riadok cien za prístelky je zvyčajne predplnený cenami zo systémového FlexiRate cenníka. Pokiaľ nie je táto predloha cien prístelok vyplnený, je nutné ceny zapísať manuálne. Dopyt na ceny prístelok priamo z FlexiRate systému nie je možný.
• ceny je nutné odsúhlasiť stlačením tlačidla Súhlas. Na prerušenie práce s cenníkom slúži tlačidlo Zrušiť.
• už pri voľbe cenotvorby je dopracovaná kontrola na vyplnené ceny FlexiRate. Pokiaľ po zvolení cenotvorby Flexirate nie sú zadané ceny, ale začnete vypĺňať iné údaje, systém automaticky otvorí formulár FlexiRate ceny.

Objednanie služieb

Pri evidencii objednávky priamo cez systém Horec, v prípade ak táto objednávka má cenotvorbu Flexirate, je nutné doobjednať manuálne služby - raňajky alebo polpenziu. Na objednanie služieb slúži tlačidlo Služby. Po jeho stlačení sa otvorí formulár Objednané služby, prostredníctvom ktorého je možné služby objednať a následne prípadne aj modifikovať.

Pozor: Pri objednávaní služieb netreba zabudnúť na tieto

• do objednávky, ktorá je na viacej lôžok ako jedno, ale nemá záložky - je spoločná pre všetkých hostí, sa objednávajú služby len pre jedného hosťa. Systém si prepočet na celkvý počet hostí zabezpečuje sám. Nevýhodou je, že v tomto prípade sú služby pre všetkých hostí totožne.
• do objednávky, ktorá obsahuje záložky je nutné objednať služby pre každú jednu záložku. V prípade použitia funkcie Kópia pri vytváraní záložiek je potrebné vykonať minimálne vizuálnu kontrolu. Výhodou tejto objednávky je, že každý hosť môže mať vlastné služby.

Objednávka služieb

• Objednanie nových služieb je možné cez tlačidlo Ins Nový. Po stlačení tohto tlačidla je aktívna horná časť formulára objednávaných služieb. Službu alebo balík služieb je možné zapísať manuálne (je však potrebné poznať kód z číselníka služieb/balíkov) alebo vybrať zo zoznamu, ktorý systém ponúkne po stlačení tlačidla vyberača .

Zoznam služieb pre objednanie

Po zvolení služby je potrebné nastaviť parametre danej služby - trvanie, účtovanie, čas poskytovania. Na základe týchto nastavení bude systém naťažovať objednanú službu na účet ubytovaného hosťa.

V prípadne objednávania raňajov alebo polpenzie ku FlexiRate cene platí, že služba sa nastavuje ako platená.

• Oprava objednaných služieb je možná cez tlačidlo Oprava. Upozorňujeme, že služby, ktoré boli naťažené v rámci cenového profilu nie je možné opravovať. Pri takýchto službách je samotné tlačidlo Oprava neaktívne (zasivené).
• Prezeranie objednaných služieb je možné cez tlačidlo Pozri. V tomto režime sú jednotlivé polia neaktívne a nastavenia služby nie je možné meniť.
• Vymazanie objednaných služieb je možné cez tlačidlo Del Vymazať. Systém umožňuje vymazanie iba služieb, ktoré neboli objednané v rámci cenového profilu. Pri službách objednaných prostredníctvom cenového profilu je tlačidlo del Vymazať neaktívne (zasivené).

Miestny poplatok

Cenotvorba FlexiRate žiadnym spôsobom neovplyvňuje naťažovanie miestneho poplatku. Práca s miestnymi poplatkami zostáva nezmenená.

Zadanie údajov o hosťovi

Po zvolení izby alebo typu je potrebné zapísať údaje o hosťovi. Systém je zaeviduje objednávku až potom, ako sú zadané minimálne povinné údaje. Povinné polia sú vo formulári z dôvodu prehľadnosti vyznačené žltou farbou. Zoznam povinných polí sa môže líšiť podľa nastavení systému v jednotlivých zariadeniach, minimálne sú to však polia Priezvisko a Štát. Pre cenotvorbu FlexiRate nie sú údaje hosťa podstatné, avšak bez zadaných údajov nie je možné objednávku odsúhlasiť. Údaje o hosťovi je možné zadať niekoľkými spôsobmi:

• výberom hosťa z bývalých - v prípade, že hosť bol už niekedy v zariadení ubytovaný, systém umožňuje načítanie jeho údajov do objednávky zo zoznamu bývalých hostí. Zoznam bývalých hostí je dostupný po stlačení tlačidla Bývalí.
• výberom hosťa z bývalých - v prípade, že hosť bol už niekedy v zariadení ubytovaný, systém umožňuje načítanie jeho údajov do objednávky zo zoznamu bývalých hostí priamo pri zadávaní priezviska. Pokiaľ sa po zadaní definovaného počtu znakov (zvyčajne 3 znaky) nájde zhoda s bývalým hosťom, systém ponúkne zoznam všetkých bývalých hostí, ktorých údaje vyhovujú.
• skopírovaním poslednej zadanej objednávky - systém umožňuje skopírovať údaje z poslednej zapísanej objednávky a to prostredníctvom tlačidla Posledná. Pozor: v tomto prípade sa kopírujú všetky údaje z pôvodnej objednávky vrátane cenotvorby.
• opakovaným zápisom zrušenej objednávky - systém umožňuje aj opätovné načítanie zrušenej objednávky. Zoznam zrušených objednávok je dostupný po stlačení tlačidla Zrušené obj. Pozor: v tomto prípade sa kopírujú všetky údaje z pôvodnej objednávky vrátane cenotvorby.
• manuálnym zadaním údajov - v prípade, že hosť nikdy nebol evidovaný v systéme Horec.

Údaje zadané do objednávky je možné kedykoľvek pred príchodom zmeniť alebo doplniť prostredníctvom funkcie Zmena objednávky.