Popis formulára - Sólo objednávka hostí

Táto stránka popisuje celý formulár objednávky sólo hosťa. Formulár obsahuje všetky potrebné informácie o objednanom hosťovi. Pri realizácii príchodu sú tieto informácie o hosťovi využité, čím systém Horec významne šetrí čas pracovníkom recepcie.

Formulár taktiež umožňuje aj prácu s objednávkou, či už zapísanie ďalších hostí na izbu, objednanie služieb a pod. Podrobný popis práce s objednávkou je dostupný na tejto stránke.

Formulár objednávky sa vždy pri otvorení zobrazí v rovnakom náhľade ako je na uvedenom obrázku. V závislosti od toho, ktorá funkcia systému Horec tento formulár vyvolala, je zobrazený formulár v aktívnom alebo neaktívnom režime. Aktívny režim znamená, že jednotlivé polia je možné meniť alebo dopĺňať - napr. pri vytváraní novej objednávky alebo pri zmene objednávky. Neaktívny režim znamená, že do polí nie je možné zapisovať, v tomto prípade sú všetky polia zasivené. Najčastejšie ide o prípad prezerania objednávky.

Na ľavej hornej strane je súbor tlačidiel pre prácu, tieto tlačidlá sa môžu líšiť, záleží od toho, aká akcia sa má s objednávkou vykonať.

Objednávka sa delí na hlavičku, ktorá je spoločná pre všetkých objednaných hostí a na jednotlivé záložky hostí. Záložky hostí je ďalej možné prepínať do rôznych náhľadov, podľa toho, ktoré informácie je potrebné zobraziť.

Na dolnej lište objednávky sa zobrazujú údaje:

• rezervačné číslo - unikátne číslo priďeľované objednávke alebo prichádzajúcemu hosťovi v okamihu zápisu do systému. Toto číslo je možné využiť pri dohľadávaní hostí príp objednávok v systéme. Viacej o rezervačnom čísle nižšie.
• čas poslednej zmeny objednávky a skratka pracovníka, ktorý so záznamom pracoval
• ID objednávky_ID hosťa objednávky - systémom pridelený jednoznačný identifikátor

Hlavička objednávky

Hlavička objednávky je zobrazená vždy pri prezeraní alebo editácii objednávky, bez ohľadu na to, s ktorou záložkou objednávky sa aktuálne pracuje. Údaje v hlavičke sú spoločné pre celú objednávku. Obsahuje nasledovné polia:

• Dátum nástupu - dátum je automaticky nastavený na hodnotu hotelového dátumu. Tento je však možné prepísať na hodnotu už nasledujúceho hotelového dňa a tak realizovať tzv. predčasný príchod hosťa ešte pred dennou uzávierkou. Týmto sa zároveň automaticky zabezpečí, že ubytovanie sa bude započítavať až od nasledujúcej noci. Predčasný príchod je potrebné povoliť v nastaveniach systému.

• Dátum odchodu, - tento dátum sa vyplňuje vždy a je kontrolovaný, aby nemohlo dôjsť ku zápisu chybnej hodnoty. Pri chybnom alebo nevyhovujúcom dátume je hlásená chyba "Neprípustný dátum". Dátum odchodu je možné zadať dvomi rôznymi spôsobmi:
  • manuálne. Režim prepisu je aktívny hneď po kliknutí myšou do poľa dátum odchodu. V poli začne blikať kurzor a vtedy je možné prepisovať dátum.
  • výberom z kalendára. Ikonka kalendára je na pravej strane poľa. Kliknutím na ikonu sa otvorí kalendár, tento je nastavený na aktuálny mesiac. Dvojité šípky slúžia na prepínanie rokov, jednoduché šípky na prepínanie mesiacov. Prepínanie dátumov smerom dopredu je možné pomocou šípok doprava, dátum smerom nazad sa posúva šípkami doľava. Po zvolení správneho dátumu, stačí na daný deň raz kliknúť ľavým tlačidlom myši a tento sa zapíše ako dátum odchodu.
  • okrem toho kalendár umožňuje po zmazaní dátum odchodu (vymazanie je možné klávesou Del) zadať počet nocí rezervácie a po prekliknutí mimo poľa Dátum odchodu sa vyplní hodnota pre dátum odchodu, ktorú systém vypočíta ako súčet počtu nocí a dátumu nástupu.

• Typ izby, Poschodie - Typ izby a číslo poschodia slúžia na výber vhodnej izby pre ubytovanie. Tieto údaje nie je potrebné zadávať, slúžia však ako filter pre zoznam izieb. Typ izby je kód typu izby z číselníka typov izieb. Pri zadávaní typu izby je možné pouziť vyberač , ktorý vyvolá zoznam dostupných typov izieb.

• Číslo izby, Fixovanie - je možné zapísať priamo (ale musí zodpovedať voľnej izbe) alebo kliknutím na tlačidlo systém vyvolá zoznam voľných izieb. Izby sú vždy zotriedené podľa ich čísla. Ponuka izieb obsahuje číslo izby a typ. Tento buď obsahuje všetky voľné izby, alebo je filtrovaný na základe zvoleného poschodia prípadne typu izby.Vhodnú izby zo zoznamu je potrebné potvrdiť tlačidlom "Výber". Po výbere príslušnej izby sa z ponuky automaticky preberie aj typ izby a číslo poschodia. V prípade, že je zadaný iba typ izby alebo prípadne poschodie, po stlačení <Tab> sa automaticky pridelí izba (ak je nejaká voľná v tom termíne, type a definovaný stav je "VO") a prejde sa do položky Priezvisko. Automatické prideľovanie izieb sa uskutočňuje podľa ich percentuálneho vyťaženia. Ak nie je žiadna voľná izba v danom type alebo poschodí, tento typ vymažeme a po prechode na číslo izby kliknutím na tlačidlo dostaneme zoznam všetkých voľných izieb v danom termíne bez rozdielu na typ resp.poschodie. Bezprostredne za číslom izby sa nachádza vyberač, kde je možné nastaviť fixovanie objednávky na aktuálne zvolenú izbu. Prednastavená je hodnota - Nie (nefixované). Po zvolení hodnoty Fix. (Fixovaná) - potom pri každom pokuse o presun objednávky systém zobrazí varovnú hlášku o fixovaní objednávky. Je na používateľovi, či sa po odsúhlasení hlášky rozhodne izbu presunúť alebo nie.

• Počet lôžok - toto pole umožňuje zadefinovať počet osôb v objednávke, pokiaľ používateľ nenahráva údaje o jednotlivých hosťoch objednávky do záložiek. Túto hodnotu je vhodné nastaviť najmä kvôli vyhotoveniu náhľadu na predbežný účet, prípadne kvôli výpočtu zálohy. Maximálna hodnota je automaticky kontrolovaná systémom podľa typu izby. Počet lôžok je možné nastaviť viacerými spôsobmi.
  • manuálnym zadaním z klávesnice alebo šípkami - v tomto prípade sa prideľovanie lôžok na izbe riadi nastavením konkrétneho typu izbu
  • cez tlačidlo Posteľ - tu je možné zadefinovať manuálne počty jednotlivých požadovaných typov lôžok. Pri tomto spôsobe nastavenia sa samozrejme berie ohľad na nastavenia jednotlivých typov lôžok ako je napr. sledovanie počtu v čase alebo prístup po obsadení pevných lôžok.

• Evidenčné číslo - systémom generované číslo objednávky, ktoré je však možné editovať na každej objednávke. Unikátnosť tohto čísla nie je sledovaná, preto odporúčame editovať toto číslo s rozvahou. Generovanie evidenčného čísla je možné upraviť v nastaveniach systému.

• Počet nocí - parameter, ktorý nie je možné editovať a slúži iba pre informáciu o počte nocí. Vypočítava sa ako rozdiel dátumov príchodu a odchodu.

• Rezervované do - dátum najneskoršieho potvrdenia rezervácie. Tento dátum ovplyvňuje aj rozlišovanie objednávok na potvrdené/nepotvrdené. Pokiaľ je dátum Rezervované do nižší ako dátum nástupu, objednávka je považovaná za nepotvrdenú. Pokiaľ je dátum Rezervované do rovný dátumu nástupu objednávke je automaticky považovaná za potvrdenú. Tento parameter má len informatívnu hodnotu. Po prekročení dátumu Rezervované do zostáva objednávka aj naďalej platná, avšak zobrazí sa vo výstupnej zostave D30 - Prekročené termíny rezervovania objednávok

• Hodina nástupu - hodina očakávaného príchodu hostí

• Dátum a čas prijatia - dátum a čas vzniku objednávky

záložka Pobyt

Tento náhľad je prednastavený pri každom otvorení formulára. Obsahuje základné položky z knihy objednávok:

• Typ lôžka - kód typu lôžka, ktorý sa predpĺňa vždy pri vytvorení novej záložky. Výber lôžok sa riadi poradím typov lôžok nastaveným pre konkrétny typ izby alebo lôžkami zvolenými vo formulári objednaných lôžok (popísané vyššie).

• Oslovenie - nepovinný parameter, ktorý slúži ako informácie pre pracovníkov recepcie. Hodnotu je potrebné zvoliť z vyberača. Možnosť definovať a využívať oslovenia je podmienená modulom Stálych hostí.

• Priezvisko - povinný údaj pre zápis objednávky hosťa. Systém nedovolí zapísať objednávku hosťa, pokiaľ nie je zadané priezvisko. Navyše, akonáhle je raz kurzor v tomto poli, systém nedovolí toto pole opustiť, kým nie sú zadané minimálne tri znaky. Pri zápise objednávky je možné využiť automatické predplnenie z bývalých hostí, ktoré sa povoľuje v nastaveniach systému.

• za poľom Priezvisko a Meno sa nachádza checkbox, ktorý reprezentuje prepojenie hosťa z objednávky na stáleho hosťa. V prípade, že je checkbox začiarknutý a meno hosťa je hrubým písmom v modrej farbe, potom ide o stáleho hosťa (tento hosť bol zvolený z bývalých hostí). Ak nie je checkbox začiarknutý a meno je bežným písmom ako ostatné hodnoty, potom ide o nového hosťa (údaje hosťa boli zadané manuálne) - stály hosť sa z tohto hosťa vytvorí v okamihu príchodu. Pokiaľ chcete zrušiť prepojenie hosťa z objednávky na stáleho hosťa, je potrebné kliknuť do checkboxu a zrušiť príznak fajky. Opätovné prepojenie hosťa z objednávky na stáleho hosťa je možné po zvolení hosťa z bývalých cez tlačidlo Bývalí alebo cez automatické predplnenie z bývalých.

• Meno,Titul, Dátum a miesto narodenia, Cestovný doklad, Mesto, PSČ, Ulica, E-mail, Telefón, ŠPZ vozidla, Vek, Typ, číslo a exspirácia platobnej karty - údaje, ktoré sú po inštalácii systému Horec nastavené ako nepovinné pre objednávku. V prípade, že sú vyplnené už v objednávke, systém Horec ich využije pri príchode hosťa.

• Štát - povinný údaj pre zápis objednávky hosťa. Systém nedovolí zapísať objednávku hosťa, pokiaľ nie je zadaný štát. Štát je možné zadať manuálne, a to zapísaním trojznakového kódu. Druhou možnosťou zvoliť štát cez vyberač . Po kliknutí sa zobrazí zoznam štátov. Pre vyhľadanie v zozname stačí iba napísať začiatočné písmena z názvu štátu. Zoznam štátov obsahuje aj informáciu o vízovej povinnosti.

• Kategória - jeden z marketingových parametrov, ktorý slúži na triedenie hostí. Tento parameter sa veľmi často využíva aj pri nastavení zliav alebo osobitných cien pre hostí jednotlivých kategórií. Ide o najčastejšie používaný marketingový parameter, preto je dostupný priamo na úvodnom náhľade formulára. Kategória hosťa umožňuje priradiť hosťovi isté kritérium, podľa ktorého je neskôr sledovaný. Výber príslušnej kategórie umožňuje tiež automaticky priradiť cenovú triedu a hladinu danému hosťovi. To, ako je táto kategória naplnená a aký má význam je plne popísané priamo v číselníku kategórií.

• Cenový profil - vyberač, ktorý umožňuje voľbu cenového profilu pre objednaného hosťa. Systém prideľuje cenový profil na základe viacerých kritérií - poradie cenového profilu v číselníku cenovych profilov, kategória hosťa (ak je zadaná), štát hosťa. Platí, že kritérium poradia cenového profilu je uplatnené ako posledné.

• Voľba individuálneho profilu - tlačidlo, ktoré umožňuje vyvolať funkciu vytvorenia individuálneho cenového profilu pre zvolenú objednávku. Postup nadefinovanie individuálneho cenového profilu je rovnaký ako definícia bežného cenového profilu prostredníctvom číselníka cenových profilov.

• Voľba individuálnej ceny - nastavenie, ktoré je možné využiť na aktiváciu individuálnej ceny. Hosťovi nie je účtovaná cena podľa cenového profilu, ale fixná suma nastavená v tomto poli. Pole sa aktivuje začiarknutím checkboxu. Upozorňujeme, že táto cena sa týka iba konkrétneho hosťa (cena za lôžko), nejde o cenu za celú izbu. Systém ponúka aj možnosť prednastavenia takejto individuálnej ceny priamo v nastaveniach systému.

• Zľavový profil - vyberač zliav pre hosťa z objednávky. Pokiaľ je zvolený zľavový profil, hosťovi sa automaticky uplatňujú zľavy podľa profilu. Možnosť definovať a využívať zľavové profily je podmienená modulom Stálych hostí.

• Účet v mene - nastavenie, ktorým je možné predvoliť menu, v ktorej bude vyhotovený účet hostí. Túto voľbu odporúčame využiť len v prípade, pokiaľ sú definované všetky ceny aj v iným menách ako je domáca mena.

• Miestny poplatok - nastavenie, na základe ktorého je na účet hosťa naťažovaný miestny poplatok. Pomocou vyberača je možné zvoliť konkrétny miestny poplatok zo zoznamu. Po zvolení prázdneho riadku systém nenaťažuje miestny poplatok na účet daného hosťa. Výšku jednotlivých miestnych poplatkov je možné zadefinovať v číselníku služieb.

• Spôsob platby, Jazyk - ďalšie nepovinné parametre, ktoré slúžia na spresnenie informácií o objednanom hosťavi.

• Poznámka - pole, ktoré slúži na zapísanie údajov, ktoré nie je možné zapísať do iných polí.

záložka Popis

Tento náhľad umožňuje zapísať do poľa Popis účtu text, ktorý sa bude zobrazovať na všetkých účtoch vo formáte A4. Upozorňujeme, extrémne dlhé popis - napr. celá emailová komunikácia, môžu v určitých prípadoch spôsobovať problémy pri zmene pobytu alebo odchode hostí, najmä v prípade, ze systém Horec je prepojený s kartovým systémom.

pohľad Služby

Náhľad na objednané služby bol v rámci objednávky zrušený - po novom funguje zobrazenie služieb pri prezeraní objednávky rovnako ako, keď sa služby objednávajú pri zmene alebo vytváraní objednávky.

záložka Marketing

záložka Marketing slúži na zadanie doplnkových marketingových informácií o objednanom pobyte hosťa. Formulár je rozdelený na tri časti podľa údajov, ktoré je možné zadať. Jednotlivé marketingové údaje môžu byť systémom predplnené z bývalého hosťa, pokiaľ tieto údaje má už uložené alebo môžu byť zadefinované ručne.

• Typ externého čísla a Externé číslo - Toto číslo môže slúžiť napr. na evidenciu čísla prichádzajúceho z iných systémov v spojitosti s daným obchodným prípadom. Pre odlíšenie skupín obchodných prípadov slúži Typ externého čísla, ktorý je možné preddefinovať v marketingovom číselníku.

• Parametre - súbor viacerých parametrov, ktoré nahrádzajú pôvodné zadávanie parametrov (VIP, Nefajčiar, Má psa) priamo vo formulári objednávky. Tieto parametre sa vzťahujú na konkrétny pobyt hosťa. V prípade zakúpenej licencie modulu Stálych hostí je možné v číselníku dopĺňať aj vlastné parametre pre hostí z objednávok. Novo vzniknuté parametre sú následne zobrazené v tomto náhľade a je možné využiť ich na podrobnejšiu kategorizáciu hostí.

• Kategórie - zoznam kategorizácií pobytov hostí z objednávok, ktorý nahrádza pôvodné zadávanie marketingových kategórií - Nábor a Druh pobytu. Zadávanie hodnôt pre tieto kategorizácie zostáva v platnosti, tj. po stlačení tlačidla vyberača systém ponúkne zoznam hodnôt pre príslušnú kategorizáciu. V prípade zakúpenej licencie modulu Stálych hostí je možné v číselníku dopĺňať aj vlastné kategorizácie. Nové kategorizácie hostí z objednávok sú následne zobrazené v tomto náhľade a je možné využiť ich pre podrobnejšiu kategorizáciu hostí.

záložka Info-hosť

Záložka zobrazuje základné údaje o hosťovi a navyše v prípade zakúpenej licencie modulu Stálych hostí umožňuje priamo editáciu záznamu bývalého hosťa cez tlačidlo Hosť - v prípade, že pri nahrávaní objednávky bol zvolený bývalý hosť.

Informácie o bývalom hosťovi:

• Počet pobytov - celkový počet pobytov v ubytovacom zariadení.
• Počet nocí - celkový počet prenocovaní za všetky pobyty.
• Priemerná dĺžka pobytu
• Suma naťažených položiek celkom
• Bez ubytovania a miestnych poplatkov

• Parametre hosťa - parametre, ktoré prislúchajú priamo bývalému hosťovi. Počas konkrétneho pobytu mu môžu byť priradené aj iné.
• Kategórie - marketingové kategórie, ktoré prislúchajú priamo bývalému hosťovi. Počas konkrétneho pobytu mu môžu byť priradené aj iné.

Rezervačné číslo

Funkčnosť - automatické generovanie rezervačného čísla. Rezervačné číslo predstavuje unikátne číslo v rámci systému Horec, toto číslo je prideľované objednávke alebo prichádzajúcemu hosťovi v okamihu zápisu do systému.

• rezervačné číslo predstavuje reťazec 10 číselných znakov, z tohto dôvodu je možné toto číslo využiť ako variabilný symbol
• rezervačné číslo sa nachádza na spodnej lište formulára sólo a skupinovej objednávky a na formulári ubytovaného hosťa a skupiny
• po update systému je rezervačné číslo pridelené podľa nižšie uvedených pravidiel každej existujúcej sólo alebo skupinovej objednávke
• rezervačné číslo obsahuje prefix, ktorý je možné meniť podľa potreby zákazníka. Dĺžka prefixu je 1 až 3 číselné znaky a tieto znaky je možné ľubovoľne modifikovať. Nastavenie prefixu je možné vykonať priamo v nastaveniach systému (Servis -> Špeciálne služby -> Nastavenia systému Horec -> záložka Objednávka -> záložka Ostatné).
• základné zákonitosti prideľovania rezervačného čísla:
  • nové rezervačné číslo vzniká pri evidencii sólo objednávky, ak táto obsahuje záložky, všetky majú totožné rezervačné číslo
  • nové rezervačné číslo vzniká pri evidencii skupinovej objednávky a všetky objednávky z tejto skupiny majú rezervačné číslo zdedené zo skupinovej objednávky
  • rezervačné číslo zo sólo/skupinovej objednávky zostáva ubytovaným hosťom po vykonaní príchodu z objednávky - v tomto prípade, je rezervačné číslo označené hviezdičkou, čo značí, že je zdedené
  • nové rezervačné číslo vzniká na objednávke vyradenej zo skupiny
  • sólo objednávka zaradená do skupiny si ponecháva svoje pôvodné rezervačné číslo
  • ubytovaný hosť zaradený do skupiny si ponecháva svoje pôvodné rezervačné číslo
  • pri sólo príchode neobjednaného hosťa vzniká rezervačné číslo pre každého jednotlivca osobitne
  • pri príchode neobjednanej skupiny vzniká rezervačné číslo pre každého hosťa zo skupiny osobitne, takáto skupina nemá pridelené žiadne rezervačné číslo
• systém Horec umožňuje aj vyhľadávanie na základe rezervačného čísla v nasledovných formulároch:
  • Informácie o hosťoch: Informácie -> Hostia -> Hosť
  • Informácie o odišlých hosťoch: Informácie -> Hostia -> Odišli
  • Všetky objednávky s nástupom hostí: Informácie -> Objednávky -> Všetky
  • Zoznam aktívnych objednávok a ich účtov Informácie -> Objednávky -> Aktívne
  • Zoznam zaplatených účtov: Informácie -> Účet -> Platený
  • Zoznam zálohových faktúr: Hostia -> Účet -> Zálohové faktúry
• princíp vyhľadávania účtov v zozname zaplatených účtov:
  • podľa vlastníka účtu - funkcia vyhľadá všetky účty, ktoré boli vyplatené hosťom s príslušným rezervačným číslom
  • podľa aktuálneho vlastníka položiek - funkcia vyhľadá všetky účty, v ktorých sú položky, ktoré boli v čase vyplatenia účtu naťažené na hosťa s príslušným rezervačným číslom, toto vyhľadávanie zohľadňuje aj presunuté položky - dohľadáva najnovšieho vlastníka položiek po presune
  • podľa pôvodného vlastníka položiek - funkcia vyhľadá všetky účty, v ktorých sú položky, ktoré boli pôvodne (napr. pred presunom) naťažené na účet hosťa s príslušným rezervačným číslom.