Hostia - Účet - Zálohové faktúry
Táto funkcia umožňuje prácu so zaevidovanými zálohovými faktúrami. Funkcia je prístupná len cez menu Hostia - Účet - Zálohové faktúry.
Po vyvolaní funkcie systém zobrazí zoznam všetkých zaevidovaných zálohových faktúr. Tento zoznam je zoradený vzostupne podľa čísla faktúry. Tak ako v ostatných zoznamoch, aj v tomto je možnosť zoradiť záznamy na základe iného kľúča. Jednoduchým kliknutím na hlavičku stĺpca sa záznamy v tabuľke zoradia zostupne alebo vzostupne podľa zvoleného stĺpca.
Pri otvorení formulára je prednastavené zobrazenie všetkých faktúr. Vyhľadávanie faktúr v zozname je možné uľahčiť využitím filtrov. Filter je možné využiť na dohľadanie faktúr podľa mena z objednávky, odberateľa, dátumov so zálohovej faktúry alebo stavu faktúry.
Stav faktúry nadobúda nasledovné hodnoty:
- všetky - zobrazené sú všetky faktúry
- uhradené - zobrazené sú len tie faktúry, ktoré majú zapísaný dátum úhrady
- neuhradené - zobrazené sú len tie faktúry, ktoré nemajú zapísaný dátum úhrady
- vymazané - zobrazené sú len vymazané faktúry
Po nastavení filtrov je potrebné stlačiť tlačidlo Obnova pre načítanie nového zoznamu.
Po označení konkrétneho hosťa je možné stlačením tlačidla Pozri prezrieť informácie o danom hosťovi. Informačný formulár o hosťovi je v režime prezerania, položky nie je možné opravovať. Podrobný popis položiek formulára je dostupný na tejto stránke.
Zaevidovanie úhrady – tlačidlo Úhrada
Po stlačení tlačidla Úhrada systém ponúkne možnosť doplniť dátum úhrady – voliteľný zápis dátumu s obmedzením. Obmedzenie riadi systém Horec, nedovolí zapísať dátum väčší ako je aktuálny kalendárny dátum (dátum PC), ani menší ako je dátum vystavenia zálohovej faktúry. Tento dátum je len evidenčný. Ako predvolený dátum úhrady systém ponúka aktuálny kalendárny deň.
Následne je spustený proces vystavenia dokladu o prijatí zálohy – systém vyvolá účet sólo objednávky. V účte je automaticky otvorený formulár pre zápis výšky zálohovej platby. Prednastavená je suma z pôvodnej zálohovej faktúru, túto sumu je však možné zmeniť podľa skutočnej výšky úhrady.
Ďalší postup je totožný ako pri prijímaní zálohy na účet objednávky. Jediným rozdielom je, že predvoleným a nemenným typom dokladu je „Odberateľská faktúra“.
Platí, že na každom z týchto formulárov možno prerušiť prácu po stlačení tlačidla „Zrušiť“. Ak je úhrada zálohovej faktúry dokončená, potom systém automaticky zapíše prijatú zálohu zapíše na účet objednávky. Táto záloha je zapísaná ako jedna účtovná položka (tak ako doteraz) s názvom „Záloha prijatá“. Platí, že sa správa rovnakým spôsobom ako štandardná záloha
Ak je odsúhlasený dátum v prvom kroku úhrady, systém označí pôvodnú zálohovú faktúru za uhradenú, bez ohľadu na to, či bola práca prerušená. V tomto prípade zostane zapísaný iba dátum úhrady bez dátumu vytvorenia dokladu o prijatí zálohy. Doklad o prijatí zálohy je následne možné vytvoriť cez tlačidlo „Záloha“. Po zaevidovaní úhrady je možné kedykoľvek prepísať – opraviť Dátum úhrady. Po stlačení tlačidla Úhrada (ak je označená už uhradená faktúra), systém ponúkne výber dátumu úhrady. Obmedzenia dátumu úhrady zostávajú v platnosti
Vytvorenie dokladu o prijatí zálohy – tlačidlo Záloha
Tlačidlo „Záloha“ slúži na vytvorenie dokladu o prijatí zálohy. Funkcie je možné využiť vo viacerých prípadoch: zaevidovanie celej zálohy - zapísanie dokladu o prijatí zálohy, ak táto už bola označená ako uhradená, ale vystavenie dokladu bolo prerušené – nebola prijatá žiadna záloha zaevidovanie doplatku - zapísanie dokladu o prijatí zálohu ku faktúre v prípade, že úhrada bola zaevidovaná v nižšej sume ako pôvodná zálohová zaevidovanie ďalšej zálohu ku objednávke – zapísanie dokladu o prijatí ďalšej zálohy ku objednávke. Takto je možné zaevidovať neobmedzený počet záloh ku jednej objednávke, bez ohľadu na to, v akej výške bola pôvodná zálohová faktúra.
Tlačidlo Vymazať
Tlačidlo Vymazať slúži na vymazanie zálohovej faktúry. Systém Horec dovolí vymazať len tie zálohové faktúry, ku ktorým ešte nebol vytvorený doklad o prijatí zálohy. Pokiaľ je ku zálohovej faktúre zaevidovaný doklad, tlačidlo „Vymazať“ je neaktívne-sivé. Po označení takejto faktúry v zozname a stlačení tlačidla „Vymazať“, systém zobrazí dialógové okno, v ktorom je potrebné vymazanie odsúhlasiť. Po odsúhlasení zostane záznam faktúry neaktívny/zasivený, ale bude aj naďalej zobrazený v zozname zálohových faktúr.
