CS-Popis formuláře - Sólo objednávka hostů

Tato stránka popisuje celý formulář objednávky sólo hosta. Formulář obsahuje všechny potřebné informace o objednaném hostovi. Při realizaci příchodu jsou tyto informace o hostovi využity, čímž systém Horec významně šetří čas pracovníkům recepce.

Formulář taktéž umožňuje i práci s objednávkou, ať už zápis dalších hostů na pokoj, objednání služieb apod. Podrobný popis práce s objednávkou je dostupný na této stránce.

Formulář objednávky se vždy při otevření zobrazí ve stejném náhledu jako je na uvedeném obrázku. V závislosti na tom, která funkce systému Horec tento formulář vyvolala, je zobrazen formulář v aktivním anebo neaktivním režimu. Aktivní režim znamená, že jednotlivé pole je možné měnit anebo doplňovat - např. při vytváření nové objednávky anebo při změně objednávky. Neaktivní režim znamená, že do polí není možné zapisovat, v tomto případě jsou všechny pole zašedlé. Nejčastěji jde o případ prohlížení objednávky.

Na levé horní straně je soubor tlačítek pro práci, tyto tlačítka se mohou lišit, záleží na tom, jaká akce se má s objednávkou vykonat.

Objednávka se dělí na hlavičku, která je společná pro všechny objednané hosty a na jednotlivé záložky hostů. Záložky hostů je dále možné přepínat do různych náhledů, podle toho, které informace je potřeba zobrazit.

Na dolní liště objednávky se zobrazují údaje:

• rezervační číslo - unikátní číslo přidělované objednávce anebo přicházejícímu hostovi v okamžiku zápisu do systému. Toto číslo je možné využít při dohledávání hostů příp. objednávek v systému. Více o rezervačním čísle níže.
• čas poslední změny objednávky a zkratka pracovníka, který se záznamem pracoval
• ID objednávky_ID hosta objednávky - systémem přidělený jednoznačný identifikátor

Hlavička objednávky

Hlavička objednávky je zobrazená vždy při prohlížení anebo editaci objednávky, bez ohledu na to, se kterou záložkou objednávky se aktuálně pracuje. Údaje v hlavičce jsou společné pro celou objednávku. Obsahuje nasledující pole:

• Datum nástupu - datum je automaticky nastaven na hodnotu hotelového datumu. Ten je však možné přepsat na hodnotu už následujícího hotelového dne a tak realizovat tzv. předčasný příchod hosta ještě před denní uzávěrkou. Tímto se zároveň automaticky zabezpečí, že ubytování se bude započítávat až od následující noci. Předčasný příchod je potřeba povolit v nastavení systému.

• Datum odchodu, - tento datum se vyplňuje vždy a je kontrolovaný, aby nemohlo dojít k zápisu chybné hodnoty. Při chybném anebo nevyhovujícím datumu je hlášená chyba "Nepřípustné datum". Datum odchodu je možné zadat dvěma různými způsoby:
  • manuálně. Režim přepisu je aktivní hned po kliknutí myší do pole datum odchodu. V poli začne blikat kurzor a tehdy je možné přepisovat datum.
  • výběrem z kalendáře. Ikonka kalendáře je na pravé straně pole. Kliknutím na ikonu se otevře kalendář, ten je nastaven na aktuální měsíc. Dvojité šipky slouží k přepínání let, jednoduché šipky k přepínání měsíců. Přepínání datumů směrem dopředu je možné pomocí šepek doprava, datum směrom dozadu se posouvá šipkami doleva. Po zvolení správného datumu stačí na daný den jednou kliknout levým tlačítkem myši a ten se zapíše jako datum odchodu.
  • kromě toho kalendář umožňuje po vymazání datumu odchodu (vymazání je možné klávesou Del) zadat počet nocí rezervace a po překliknutí mimo pole Datum odchodu se vyplní hodnota pro datum odchodu, kterou systém vypočítá jako součet počtu nocí a datumu nástupu.

• Typ pokoje, Poschodí - Typ pokoje a číslo poschodí slouží k výběru vhodného pokoje pro ubytování. Tyto údaje není potřeba zadávat, slouží však jako filtr pro seznam pokojů. Typ pokoje je kód typu pokoje z číselníku typů pokojů. Při zadávání typu pokoje je možné použít vybírač , který vyvolá seznam dostupných typů pokoje.

• Číslo pokoje, Fixování - je možné zapsat přímo (ale musí odpovídat volnému pokoji) anebo kliknutím na tlačítko systém vyvolá seznam volných pokojů. Pokoje jsou vždy setříděny podle jejich čísla. Nabídka pokojů obsahuje číslo pokoje a typ. Ten buď obsahuje všechny volné pokoje, anebo je filtrovaný na základě zvoleného poschodí případně typu pokoje.Vhodný pokoj ze seznamu je potřeba potvrdit tlačítkem "Výběr". Po výběru příslušného pokoje se z nabídky automaticky přebere i typ pokoje a číslo poschodí. V případě, že je zadaný jen typ pokoje anebo případně poschodí, po stlačení <Tab> se automaticky přidělí pokoj (pokud je nějaký volný v tom termínu, typu a definovaný stav je "VO") a přejde se do položky Příjmení. Automatické přidělování pokojů se uskutečňuje podle jejich procentuálního vytížení. Pokud není žádný volný pokoj v daném typu anebo poschodí, tento typ vymažeme a po přechodu na číslo pokoje kliknutím na tlačítko dostaneme seznam všech volných pokojů v daném termínu bez rozdílu na typ resp.poschodí. Bezprostředně za číslem pokoje se nachází vybírač, kde je možné nastavit fixování objednávky na aktuálně zvolený pokoj. Přednastavená je hodnota - Ne (nefixované). Po zvolení hodnoty Fix. (Fixovaná) - potom při každém pokusu o přesun objednávky systém zobrazí varovnou hlášku o fixovaní objednávky. Je na uživateli, zda se po odsouhlašení hlášky rozhodne pokoj přesunout nebo ne.

• Počet lůžek - toto pole umožňuje zadefinovat počet osob v objednávce, pokud uživatel nenahrává údaje o jednotlivých hostech objednávky do záložek. Tuto hodnotu je vhodné nastavit nejen kvůli vyhotovení náhledu na předběžný účet, případně kvůli výpočtu zálohy. Maximální hodnota je automaticky kontrolovaná systémem podle typu pokoje. Počet lůžok je možné nastavit vícerými způsoby.
  • manuálním zadaním z klávesnice anebo šipkami - v tomto případě se přidělování lůžek na pokoji řídí nastavením konkrétního typu pokoje
  • přes tlačítko Postel - zde je možné zadefinovat manuálně počty jednotlivých požadovaných typů lůžek. Při tomto způsobu nastavení se samozřejmě bere ohled na nastavení jednotlivých typů lůžek jako je např. sledování počtu v čase anebo přístup po obsazení pevných lůžek.

• Evidenční číslo - systémem generované číslo objednávky, které je však možné editovat na každé objednávce. Unikátnost tohoto čísla není sledovaná, proto doporučujeme editovat toto číslo s rozvahou. Generování evidenčního čísla je možné upravit v nastaveních systému.

• Počet nocí - parametr, který není možné editovat a slouží jen pre informaci o počtu nocí. Vypočítává se jako rozdíl datumů příchodu a odchodu.

• Rezervované do - datum nejpozdějšího potvrzení rezervace. Tento datum ovlivňuje i rozlišování objednávek na potvrzené/nepotvrzené. Pokud je datum Rezervované do nižší než datum nástupu, objednávka je považovaná za nepotvrzenou. Pokud je datum Rezervované do rovno datumu nástupu - objednávka je automaticky považovaná za potvrzenou. Tento parametr má jen informativní hodnotu. Po překročení datumu Rezervované do zůstává objednávka i nadále platná, avšak zobrazí se ve výstupní sestavě D30 - Překročené termíny rezervování objednávek

• Hodina nástupu - hodina očakávaného příchodu hostů

• Datum a čas přijetí - datum a čas vzniku objednávky

záložka Pobyt

Tento náhled je přednastaven při každém otevření formuláře. Obsahuje základní položky z knihy objednávek:

• Typ lůžka - kód typu lůžka, který se přednaplňuje vždy při vytvoření nové záložky. Výběr lůžek se řídí pořadím typů lůžek nastaveným pro konkrétní typ pokoje anebo lůžky zvolenými ve formuláři objednaných lůžek (popsáno výše).

• Oslovení - nepovinný parametr, který slouží jako informace pro pracovníky recepce. Hodnotu je potřeba zvolit z vybírače. Možnost definovat a využívat oslovení je podmíněno modulem Stálých hostů.

• Příjmení - povinný údaj pro zápis objednávky hosta. Systém nedovolí zapsat objednávku hosta, pokud není zadáno příjmení. Navíc, když je jednou kurzor v tomto poli, systém nedovolí toto pole opustit, dokud nejsou zadány minimálně tři znaky. Při zápisu objednávky je možné využít automatické přednaplnění z bývalých hostů, které se povoluje v nastaveních systému.

• za polem Příjmení a Jméno se nachází checkbox, který reprezentuje propojení hosta z objednávky na stálého hosta. V případě, že je checkbox zatrhnutý a jméno hosta je hrubým písmem v modré barvě, potom jde o stálého hosta (tento host byl zvolen z bývalých hostů). Pokud není checkbox zatrhnutý a jméno je běžným písmem jako ostatní hodnoty, potom jde o nového hosta (údaje hosta byly zadány manuálně) - stálý host se z tohoto hosta vytvoří v okamžiku příchodu. Pokud chcete zrušit propojení hosta z objednávky na stálého hosta, je potřeba kliknout do checkboxu a zrušit příznak fajfky. Opětovné propojení hosta z objednávky na stálého hosta je možné po zvolení hosta z bývalých přes tlačítko Bývalí anebo přes automatické přednaplnění z bývalých.

• Meno,Titul, Dátum a miesto narodenia, Cestovný doklad, Mesto, PSČ, Ulica, E-mail, Telefón, ŠPZ vozidla, Vek, Typ, číslo a exspirácia platobnej karty - údaje, ktoré sú po inštalácii systému Horec nastavené ako nepovinné pre objednávku. V prípade, že sú vyplnené už v objednávke, systém Horec ich využije pri príchode hosťa.

• Štát - povinný údaj pre zápis objednávky hosťa. Systém nedovolí zapísať objednávku hosťa, pokiaľ nie je zadaný štát. Štát je možné zadať manuálne, a to zapísaním trojznakového kódu. Druhou možnosťou zvoliť štát cez vyberač . Po kliknutí sa zobrazí zoznam štátov. Pre vyhľadanie v zozname stačí iba napísať začiatočné písmena z názvu štátu. Zoznam štátov obsahuje aj informáciu o vízovej povinnosti.

• Kategória - jeden z marketingových parametrov, ktorý slúži na triedenie hostí. Tento parameter sa veľmi často využíva aj pri nastavení zliav alebo osobitných cien pre hostí jednotlivých kategórií. Ide o najčastejšie používaný marketingový parameter, preto je dostupný priamo na úvodnom náhľade formulára. Kategória hosťa umožňuje priradiť hosťovi isté kritérium, podľa ktorého je neskôr sledovaný. Výber príslušnej kategórie umožňuje tiež automaticky priradiť cenovú triedu a hladinu danému hosťovi. To, ako je táto kategória naplnená a aký má význam je plne popísané priamo v číselníku kategórií.

• Cenový profil - vyberač, ktorý umožňuje voľbu cenového profilu pre objednaného hosťa. Systém prideľuje cenový profil na základe viacerých kritérií - poradie cenového profilu v číselníku cenovych profilov, kategória hosťa (ak je zadaná), štát hosťa. Platí, že kritérium poradia cenového profilu je uplatnené ako posledné.

• Voľba individuálneho profilu - tlačidlo, ktoré umožňuje vyvolať funkciu vytvorenia individuálneho cenového profilu pre zvolenú objednávku. Postup nadefinovanie individuálneho cenového profilu je rovnaký ako definícia bežného cenového profilu prostredníctvom číselníka cenových profilov.

• Voľba individuálnej ceny - nastavenie, ktoré je možné využiť na aktiváciu individuálnej ceny. Hosťovi nie je účtovaná cena podľa cenového profilu, ale fixná suma nastavená v tomto poli. Pole sa aktivuje začiarknutím checkboxu. Upozorňujeme, že táto cena sa týka iba konkrétneho hosťa (cena za lôžko), nejde o cenu za celú izbu. Systém ponúka aj možnosť prednastavenia takejto individuálnej ceny priamo v nastaveniach systému.

• Zľavový profil - vyberač zliav pre hosťa z objednávky. Pokiaľ je zvolený zľavový profil, hosťovi sa automaticky uplatňujú zľavy podľa profilu. Možnosť definovať a využívať zľavové profily je podmienená modulom Stálych hostí.

• Účet v mene - nastavenie, ktorým je možné predvoliť menu, v ktorej bude vyhotovený účet hostí. Túto voľbu odporúčame využiť len v prípade, pokiaľ sú definované všetky ceny aj v iným menách ako je domáca mena.

• Miestny poplatok - nastavenie, na základe ktorého je na účet hosťa naťažovaný miestny poplatok. Pomocou vyberača je možné zvoliť konkrétny miestny poplatok zo zoznamu. Po zvolení prázdneho riadku systém nenaťažuje miestny poplatok na účet daného hosťa. Výšku jednotlivých miestnych poplatkov je možné zadefinovať v číselníku služieb.

• Spôsob platby, Jazyk - ďalšie nepovinné parametre, ktoré slúžia na spresnenie informácií o objednanom hosťavi.

• Poznámka - pole, ktoré slúži na zapísanie údajov, ktoré nie je možné zapísať do iných polí.

záložka Popis

Tento náhľad umožňuje zapísať do poľa Popis účtu text, ktorý sa bude zobrazovať na všetkých účtoch vo formáte A4. Upozorňujeme, extrémne dlhé popis - napr. celá emailová komunikácia, môžu v určitých prípadoch spôsobovať problémy pri zmene pobytu alebo odchode hostí, najmä v prípade, ze systém Horec je prepojený s kartovým systémom.

pohľad Služby

Náhľad na objednané služby bol v rámci objednávky zrušený - po novom funguje zobrazenie služieb pri prezeraní objednávky rovnako ako, keď sa služby objednávajú pri zmene alebo vytváraní objednávky.

záložka Marketing

záložka Marketing slúži na zadanie doplnkových marketingových informácií o objednanom pobyte hosťa. Formulár je rozdelený na tri časti podľa údajov, ktoré je možné zadať. Jednotlivé marketingové údaje môžu byť systémom predplnené z bývalého hosťa, pokiaľ tieto údaje má už uložené alebo môžu byť zadefinované ručne.

• Typ externého čísla a Externé číslo - Toto číslo môže slúžiť napr. na evidenciu čísla prichádzajúceho z iných systémov v spojitosti s daným obchodným prípadom. Pre odlíšenie skupín obchodných prípadov slúži Typ externého čísla, ktorý je možné preddefinovať v marketingovom číselníku.

• Parametre - súbor viacerých parametrov, ktoré nahrádzajú pôvodné zadávanie parametrov (VIP, Nefajčiar, Má psa) priamo vo formulári objednávky. Tieto parametre sa vzťahujú na konkrétny pobyt hosťa. V prípade zakúpenej licencie modulu Stálych hostí je možné v číselníku dopĺňať aj vlastné parametre pre hostí z objednávok. Novo vzniknuté parametre sú následne zobrazené v tomto náhľade a je možné využiť ich na podrobnejšiu kategorizáciu hostí.

• Kategórie - zoznam kategorizácií pobytov hostí z objednávok, ktorý nahrádza pôvodné zadávanie marketingových kategórií - Nábor a Druh pobytu. Zadávanie hodnôt pre tieto kategorizácie zostáva v platnosti, tj. po stlačení tlačidla vyberača systém ponúkne zoznam hodnôt pre príslušnú kategorizáciu. V prípade zakúpenej licencie modulu Stálych hostí je možné v číselníku dopĺňať aj vlastné kategorizácie. Nové kategorizácie hostí z objednávok sú následne zobrazené v tomto náhľade a je možné využiť ich pre podrobnejšiu kategorizáciu hostí.

záložka Info-hosť

Záložka zobrazuje základné údaje o hosťovi a navyše v prípade zakúpenej licencie modulu Stálych hostí umožňuje priamo editáciu záznamu bývalého hosťa cez tlačidlo Hosť - v prípade, že pri nahrávaní objednávky bol zvolený bývalý hosť.

Informácie o bývalom hosťovi:

• Počet pobytov - celkový počet pobytov v ubytovacom zariadení.
• Počet nocí - celkový počet prenocovaní za všetky pobyty.
• Priemerná dĺžka pobytu
• Suma naťažených položiek celkom
• Bez ubytovania a miestnych poplatkov

• Parametre hosťa - parametre, ktoré prislúchajú priamo bývalému hosťovi. Počas konkrétneho pobytu mu môžu byť priradené aj iné.
• Kategórie - marketingové kategórie, ktoré prislúchajú priamo bývalému hosťovi. Počas konkrétneho pobytu mu môžu byť priradené aj iné.

Rezervačné číslo

Funkčnosť - automatické generovanie rezervačného čísla. Rezervačné číslo predstavuje unikátne číslo v rámci systému Horec, toto číslo je prideľované objednávke alebo prichádzajúcemu hosťovi v okamihu zápisu do systému.

• rezervačné číslo predstavuje reťazec 10 číselných znakov, z tohto dôvodu je možné toto číslo využiť ako variabilný symbol
• rezervačné číslo sa nachádza na spodnej lište formulára sólo a skupinovej objednávky a na formulári ubytovaného hosťa a skupiny
• po update systému je rezervačné číslo pridelené podľa nižšie uvedených pravidiel každej existujúcej sólo alebo skupinovej objednávke
• rezervačné číslo obsahuje prefix, ktorý je možné meniť podľa potreby zákazníka. Dĺžka prefixu je 1 až 3 číselné znaky a tieto znaky je možné ľubovoľne modifikovať. Nastavenie prefixu je možné vykonať priamo v nastaveniach systému (Servis -> Špeciálne služby -> Nastavenia systému Horec -> záložka Objednávka -> záložka Ostatné).
• základné zákonitosti prideľovania rezervačného čísla:
  • nové rezervačné číslo vzniká pri evidencii sólo objednávky, ak táto obsahuje záložky, všetky majú totožné rezervačné číslo
  • nové rezervačné číslo vzniká pri evidencii skupinovej objednávky a všetky objednávky z tejto skupiny majú rezervačné číslo zdedené zo skupinovej objednávky
  • rezervačné číslo zo sólo/skupinovej objednávky zostáva ubytovaným hosťom po vykonaní príchodu z objednávky - v tomto prípade, je rezervačné číslo označené hviezdičkou, čo značí, že je zdedené
  • nové rezervačné číslo vzniká na objednávke vyradenej zo skupiny
  • sólo objednávka zaradená do skupiny si ponecháva svoje pôvodné rezervačné číslo
  • ubytovaný hosť zaradený do skupiny si ponecháva svoje pôvodné rezervačné číslo
  • pri sólo príchode neobjednaného hosťa vzniká rezervačné číslo pre každého jednotlivca osobitne
  • pri príchode neobjednanej skupiny vzniká rezervačné číslo pre každého hosťa zo skupiny osobitne, takáto skupina nemá pridelené žiadne rezervačné číslo
• systém Horec umožňuje aj vyhľadávanie na základe rezervačného čísla v nasledovných formulároch:
  • Informácie o hosťoch: Informácie -> Hostia -> Hosť
  • Informácie o odišlých hosťoch: Informácie -> Hostia -> Odišli
  • Všetky objednávky s nástupom hostí: Informácie -> Objednávky -> Všetky
  • Zoznam aktívnych objednávok a ich účtov Informácie -> Objednávky -> Aktívne
  • Zoznam zaplatených účtov: Informácie -> Účet -> Platený
  • Zoznam zálohových faktúr: Hostia -> Účet -> Zálohové faktúry
• princíp vyhľadávania účtov v zozname zaplatených účtov:
  • podľa vlastníka účtu - funkcia vyhľadá všetky účty, ktoré boli vyplatené hosťom s príslušným rezervačným číslom
  • podľa aktuálneho vlastníka položiek - funkcia vyhľadá všetky účty, v ktorých sú položky, ktoré boli v čase vyplatenia účtu naťažené na hosťa s príslušným rezervačným číslom, toto vyhľadávanie zohľadňuje aj presunuté položky - dohľadáva najnovšieho vlastníka položiek po presune
  • podľa pôvodného vlastníka položiek - funkcia vyhľadá všetky účty, v ktorých sú položky, ktoré boli pôvodne (napr. pred presunom) naťažené na účet hosťa s príslušným rezervačným číslom.