CS-Horec - Hosté - Příchod

Skupina funkcí Příchod poskytuje možnost ubytovat přicházející hosty. Příchod hostů je možné realizovat různými funkcemi a jejich rozdíl je ve vstupních podmínkách při samotném příchodu hosta.

Příchod je možné realizovat ze zaevidované objednávky, ze které se automaticky využijí vyplněné informace a host se při ubytovaní směřuje na objednaný pokoj, což nemusí být podmínkou.

Příchod hostů, kteří si předem neobjednali pokoj je klasifikován jako náhodný příchod. Ubytování v tomto případe je možné na volný pokoj vybraného typu. Také existuje možnost doplnit hosta k už ubytovanému hostovi, za předpokladu, že na daném pokoji existuje volná postel nebo přistýlka.

Funkce slouží i pro evidenci tzv. externích hostů, kteří využívají všechny služby zařízení kromě ubytování. V tomto případě se příchodem takových hostů otevírá jejich hotelový účet, na který je možné účtovat libovolné služby, zboží apod.

Systém spolupracuje s vybranými zámkovými systémy, což zabezpečuje plnoautomatické generování karet hostů po zaevidování jejich příchodu, bez dalšího zásahu obsluhy recepce.

Doplnění

Funkce Doplnění umožňuje evidenci příchodu hosta, který požaduje ubytování na částečně obsazeném pokoji. Tato funkce se většinou používá v případě příchodu partnera anebo spolupracovníka k již ubytovanému hostovi. Funkci Doplnění hostů na pokoj je možné využít pro zvolený pokoj opakovaně až do naplnění kapacity daného pokoje. Pomocí této funkce není možné ubytovat hosta na volný pokoj.

Funkce je dostupná jen prostřednictvím menu Hosté -> Příchod -> Doplnění anebo na mapě přehledu pokojů.

Po výběru funkce se zobrazí formulář příchodu hosta. Podrobný popis formuláře, jeho funkcí, nastavení, společné pro všechny druhy příchodů jsou zpracovány v této kapitole.

Doplnění hosta na pokoj

Doplnění hosta na pokoj je kdykoliv možné přerušit stlačením tlačítka Zrušit.

Výběr vhodného pokoje

Systém při výběru pokojů nabízí jen ty pokoje, které vyhovují podmínce společného ubytování hostů. Před samotným výběrem pokoje je potřeba mít vyplněný datum odchodu. Systém přednaplňuje datum odchodu na hodnotu o jeden den vyšší než je datum nástupu. Správně vyplněný datum odchodu je kritériem, které systém zohledňuje při výběru volných pokojů.

Číslo pokoje je možné zapsat manuálně. Systém však kontroluje podmínku částečně obsazeného pokoje a pokud je zadané číslo pokoje, který tomuto kritériu nevyhovuje, systém upozorní varovným hlášením. Následně je potřeba zadat jiné číslo pokoje. Právě z tohoto důvodu doporučujeme používat vybírač pokojů.

Při zadávání čísla pokoje stačí stlačit tlačítko vybírače a systém nabídne seznam vyhovujících částečně obsazených pokojů, včetně informace o počtu obsazených a volných lůžek a zároveň příjmení prvního ubytovaného hosta na pokoji.

Výběr částečně obsazených pokojů

Tento seznam je možné zúžit, pokud je před samotným výběrem pokojů vyplněno pole Poschodí a/anebo Typ pokoje.

V případě, že není ve formuláři příchodu zadaná žádný pokoj, systém nedovolí příchod hosta odsouhlasit a pracovníkovi recepce je nabídnut seznam částečně obsazených pokojů.

Údaje o hostovi a službách

Formulář příchodu hosta se standardně otevírá prázdný - neobsahuje žádné údaje o hostovi, umožňuje však přístup do seznamu bývalých hostů anebo aktivních objednávek.

• výběr hosta z bývalých - v případě, že host byl už někdy v zařízení ubytovaný, systém umožňuje načítání jeho údajů ze seznamu bývalých hostů. Seznam bývalých hostů je dostupný po stlačení tlačítka Bývalí.
• výběr hosta z objednávky - v případě, že host má evidovanou objednávku, je možné tuto objednávku vyvolat přes tlačítko Objednávka.
• manuální zadání údajů - pokud host nebyl nikdy v zařízení ubytovaný a ani nemá evidovanou objednávku, je potřeba zadat jeho údaje zápisem do jednotlivých polí. Pro realizaci příchodu jsou nutné jen povinné pole příjmení a stát, v závislosti na ubytovacím zařízení se však tyto údaje mohou lišit podle nastavení systému.

Kdykoliv po dobu pobytu hosta je možné zadané údaje doplnit anebo změnit pomocí funkce Změna pobytu.

Při příchodu hosta je možné objednat i služby, které bude host po dobu pobytu čerpat a to přes tlačítko Služby. Cena za ubytování i místní poplatek (pokud jej má host platit) je natěžovaný automaticky. Taktéž není potřeba opětovně objednávat služby, které jsou jako balík součástí cenového profilu.

Po vyplnění formuláře je příchod hosta potřeba potvrdit stlačením tlačítka Souhlas. Systém zkontroluje, zda jsou vyplněny všechny povinné položky a následně zapíše hosta mezi ubytované.

Externí

Funkce Příchod externího hosta umožňuje evidenci náhodného příchodu externího hosta. Jde o speciální příchod hosta, který může užívat všechny hotelové služby, obyčejně však bez ubytování. Externí hosté nejsou počítáni do oficiální statistiky přenocováni (pro Statistický úřad ČR), jsou však uvedení v hlášení pro policii a v interních statistikách. Příklad využití takového hosta je např. otevření účtu pořadatele banketu, převzetí zálohy do depozitu, příchod hosta na mimořádnou přistýlku atd.

Funkce je dostupná prostřednictvím menu Hosté -> Příchod -> Externí, pomocí klávesové zkratky Ctrl+E anebo přes ikonu v nástrojové liště.

Po výběru funkce se zobrazí formulář příchodu hosta. Podrobný popis formuláře, jeho funkcí a nastavení, společné pro všechny druhy příchodů, jsou zpracovány v této kapitole.

Příchod externího hosta

Realizaci příchodu externího hosta je kdykoliv možné přerušit stlačením tlačítka Zrušit.

Výběr pokoje

Při ubytování externího hosta systém nabízí číslo fiktivního pokoje. Fiktivní čísla pokojů začínají hodnotou "X0001" a vyšší, až do "X9999". Ručně je možné zadat maximální hodnotu čísla fiktivního pokoje až "XWWWW". Ve formuláři je neaktivní pole Typ pokoje - toto pole má přednastavenou hodnotu "extern". Toto pole slouží i jako identifikátor externího hosta. V souvislosti s neaktivním typem pokoje je neaktivní i Cenový profil, protože cena ubytování se řídí přímo typem pokoje. Navíc při externím hostovi ve většině případů není potřeba natěžovat ubytování.

Údaje o hostovi a jeho službách

Externí host má všechny vlastnosti a užití jako běžně ubytovaný host. Rozdíl je jen v tom, že služby, které mají nabíhat na jeho účet, je potřeba explicitně objednat. Toto se týká i ubytování a místního poplatku - toto je taktéž třeba objednat.

Pro realizaci příchodu externího hosta je potřeba zadat minimálně povinné údaje. Přednastavenými hodnotami jsou pole příjmení a stát, v závislosti na ubytovacím zařízení se tyto údaje mohou lišit podle nastavení systému. Kdykoliv v průběhu pobytu externího hosta je možné údaje doplnit nebo změnit pomocí funkce Změna pobytu.

Formulář příchodu hosta se standardně otevírá prázdný - neobsahuje žádné údaje o hostovi, umožňuje však přístup do seznamu bývalých hostů anebo z aktivních objednávek.

• výběr hosta z bývalých - v případě, že host byl už někdy v zařízení ubytovaný, systém umožňuje načítání jeho údajů ze seznamu bývalých hostů. Seznam bývalých hostů je dostupný po stlačení tlačítka Bývalí.
• manuální zadání údajů - pokud host nebyl nikdy v zařízení ubytovaný a ani nemá evidovanú objednávku, je potřeba zadat jeho údaje zápisem do jednotlivých polí. Pro realizaci příchodu jsou nutné jen povinné pole příjmení a stát, v závislosti na ubytovacím zařízení se však tyto údaje mohou lišit podle nastavení systému.

Při příchodě externího hosta je možné objednat i služby, které bude host po dobu pobytu čerpat a to přes tlačítko Služby. Upozorňujeme, že tímto způsobem je potřeba objednat ubytování a místní poplatok, pokud mají být externímu hostovi tyto služby účtovány.

Po vyplnění formuláře je příchod hosta potřeba potvrdit stlačením tlačítka Souhlas. Systém zkontroluje, zda jsou vyplněny všechny povinné položky a následně zapíše hosta mezi ubytované.

Neobjednaní

Funkce Příchod neobjednaného hosta umožňuje realizovat náhodný příchod hosta, který neměl zaevidovanou objednávku. Tento host je ubytován na volný pokoj. Pokud má být host ubytován k jinému, tj. jde o doplnění na částečně obsazený pokoj, je potřeba realizovat příchod přes funkci Doplnění hosta na pokoj anebo přímo přes mapu přehledu.

Příchod neobjednaného hosta je možné realizovať přes menu Hosté -> Příchod -> Neobjednaní, prostřednictvím klávesové zkratky Ctrl+P anebo přes ikonu v nástrojové liště.

Po výběru funkce se zobrazí formulář příchodu neobjednaného hosta. Podrobný popis formuláře, jeho funkcí jako i nastavení společné pro všechny druhy příchodů jsou zpracovány v této kapitole.

Doplnění hosta na pokoj

Realizaci příchodu neobjednaného hosta je kdykoliv možné přerušit stlačením tlačítka Zrušit.

Výběr vhodného pokoje

Systém při výběru pokojů nebízí jen volné pokoje. Před samotným výběrem pokoje je potřeba mít vyplněný správný datum odchodu. Systém přednaplňuje datum odchodu na hodnotu o jeden den vyšší než je datum nástupu. Datum odchodu je základním kritériem, které systém zohledňuje při výběru volných pokojů.

Číslo pokoje je možné zapsat přímo (ale musí odpovídat volnému pokoji) anebo kliknutím na tlačítko systém vyvolá seznam volných pokojů. Pokoje jsou vždy setříděny podle jejich čísla. Nabídka pokojů obsahuje číslo pokoje a typ. Ten buď obsahuje všechny volné pokoje, anebo je filtrovaný na základě zvoleného poschodí případně typu pokoje. Vhodný pokoj ze seznamu je potřeba potvrdit tlačítkem "Výběr". Po výběru příslušného pokoje se z nabídky automaticky přebere i typ pokoje a číslo poschodí.

V případě, že není zvolen žádný pokoj, systém nedovolí příchod hosta odsouhlasit a pracovník recepce je upozorněn varovnou hláškou.

Údaje o hostovi a službách

Formulář příchodu hosta se standardně otevírá prázdný - neobsahuje žádné údaje o hostovi, umožňuje však přístup do seznamu bývalých hostů anebo aktivních objednávek. Pro vykonání příchodu je potřeba zadat údaje hosta a to jedním z následujících způsobů:

• výběr hosta z bývalých - v případě, že host byl už někdy v zařízení ubytovaný, systém umožňuje načítání jeho údajů ze seznamu bývalých hostů. Seznam bývalých hostů je dostupný po stlačení tlačítka Bývalí.
• výběr hosta z objednávky - v případě, že host má evidovanou objednávku, je možné tuto objednávku vyvolat přes tlačítko Objednávka.
• manuální zadání údajů - pokud host nebyl nikdy v zařízení ubytován a ani nemá evidovanou objednávku, je potřeba zadat jeho údaje zápisem do jednotlivých polí. Pro realizaci příchodu jsou nutné jen povinné pole příjmení a stát, v závislosti na ubytovacím zařízení se však tyto údaje mohou lišit podle nastavení systému.

Kdykoliv po dobu pobytu hosta je možné zadané údaje doplnit anebo změnit pomocí funkce Změna pobytu.

Při příchodu hosta je možné objednat i služby, které bude host po dobu pobytu čerpat a to přes tlačítko Služby. Cena za ubytování i místní poplatek (pokud host jej má platit) je natěžovaný automaticky. Taktéž není potřeba opětovně objednávat služby, které jsou jako balík součástí cenového profilu.

Po vyplnění formuláře je příchod hosta potřebna potvrdit stlačením tlačítka Souhlas. Systém zkontroluje, zda jsou vyplněny všechny povinné položky a následně zapíše hosta mezi ubytované.

Vícelůžkový pokoj a další host

Po zápisu příchodu hosta systém v případě vícelůžkového pokoje nabídne další formulář příchodu - pro případného dalšího hosta, který přichází současně s prvním a oba mají být ubytováni společně na jednom pokoji.

• pokud takový případ nenastal, tento formulář je možné jednodušeo odmítnout pomocí tlačítka Zrušit. Zrušení tohoto formuláře nijak neovlivní už ubytovaného hosta.

• pokud takový případ nastal, je možné do formuláře zapsat údaje dalšího hosta. Při zápisu jsou už některé pole neaktivní - datum příchodu, datum odchodu a číslo pokoje. Datum odchodu i s číslem pokoje je možné změnit ihned po realizaci příchodu pomocí funkcí... Zároveň systém zkopíruje do formuláře příchodu všechny údaje podle prvního ubytovaného hosta. Vyjímkou jsou pole - příjmení, jméno, titul, datum narození a číslo cestovního dokladu. Hodnoty v těchto polích systém vymaže. Tato vlastnost urychluje zapsání údajů dalšího hosta. Taktéž platí, že pro dalšího hosta se kopírují služby, které má objednané první host. Po doplnění údajů je potřeba příchod hosta potvrdit tlačítkem Souhlas.

Systém bude opakovaně nabízet formulář příchodu dalšího hosta do naplnění kapacity daného pokoje anebo do okamžiku odmítnutí.

Objednaní

Funkce umožňuje odbavovat hosty z objednávky. Funkce je dostupná přes menu Hosté -> Příchod -> Objednaní, prostřednictvím klávesové zkratky Ctrl+R anebo přes ikonu v nástrojové liště.

Po vyvolání funkce systém zobrazi seznam objednávek, které mají nástup v aktuální pobytový den. Seznam sólo objednávek hostů je standardně seřazen vzestupně podlea očekávaného evidenčního čísla objednávky. Tak jak v ostatních záznamech, i v tomto je možnost seřadit záznamy na základě jiného klíče. Jednoduchým kliknutím na hlavičku sloupce se záznamy v tabulce seřadí sestupěe anebo vzestupně podle zvoleného sloupce.

Při otevření formuláře je přednastaveno zobrazení všech sólo objednávek. Vyhledávání objednávek v seznamu je možné usnadnit využitím filtrů. Filtr je možné využít k dohledání sólo objednávek podle evidenčního čísla anebo podle příjmení hosta. Po nastavení filtrů je potřeba stlačit tlačítko Obnova pro načítání nového seznamu.

Tlačítko Prohlížej na levé straně formuláře slouží k prohlížení zvolené objednávky ze seznamu. Objednávka je v režimu prohlížení neaktivní - není na ní možné měnit údaje. Pokud je potřeba změnit objednávku, je možné využít tlačítko Změna po výběru objednávky.

Realizaci příchodu objednaného hosta je kdykoliv možné přerušit stlačením tlačítka Zrušit.

Příchod objednaných hostů

Po zvolení objednávky a stlačení tlačítka Výběr se otevře formulář Příchodu objednávky. Tento formulář slouží ke zvolení způsobu na ubytování, příp. na změnu objednávky.

Systém nabízí tři způsoby realizace příchodu hostů

• příchod jednotlivce - tento způsob doporučujeme, pokud hosté přicházejí na pokoj jednotlivě anebo v případě objednávky na jednolůžkový pokoj. Po stlačení tlačítka Jedna systém otevře formulář příchodu hosta. Všechny pole jsou aktivní, jejich podrobný popis nájdete na této stránce. Povinné pole jsou vyznačeny žlutou barvou. Po vyplnění údajů stačí potvrdit příchod stlačením tlačítka Souhlas. Údaje ubytovaného hosta je možné kdykoliv měnit prostřednictvím funkce Změna pobytu.

• příchod více hostů z objednávky - tento způsob doporučujeme, pokud přichází najednou více hostů na pokoj. Postup je shodný jako při příchodu jednotlivce. Po stlačení tlačítka Všichni systém otevře formulář příchodu hosta. Všechny pole jsou aktivní. Po vyplnění údajů stačí potvrdit příchod stlačením tlačítka Souhlas. Avšak v tomto případě systém po odsouhlašení příchodu hosta, nabídne formulář na realizaci příchodu dalšího hosta. Tuto akci systém opakuje až do naplnění maximální kapacity pokoje (pozn. parametr nastavení systému) anebo poud pracovník neukončí příchod hostů stlačením tlačítka Zrušit po otevření nového formuláře příchodu.

Pokud je potřeba později některé údaje ubytovaných hostů změnit, je možné využít funkci Změna pobytu.

• expresní ubytování hostů - tento způsob představuje rychlý způsob ubytování jednoho nebí více hostů. Systém na základě údajů z objednávky zapíše hosty jako ubytované, od pracovníka recepce vyžaduje jen souhlas s expresním zápisem objednávky. Následnou změnu údajů ubytovaných hostů je potřeba vykonat prostřednictvím funkce Změna pobytu.

Při expresním příchodě je potřeba uvědomit si, že:

• po dobu vykonávání příchodu hosta do systému není možné upravovat anebo doplňovat jeho údaje. Protože legislativa nařizuje evidenci osob, je potřeba doplnit údaje hostů z expresního příchodu později.
• pokud není v objednávce upravený počet lůžek podle potřeby, systém zaeviduje po dobu vykonávání příchodu takový počet hostů, jaká je maximální kapacita pokoje.
• pokud je objednávka zapsaná jen na jednoho hosta, potom všichni expresně ubytovaní hosté na daném pokoji budou mít totožné údaje.

Změna objednávky

Po stisknutí tlačítka Změna systém otevře formulář editace objednávky. V tomto formuláři je možné doplnit údaje o objednaných hostech. Více informaci o změně objednávky se nachází na teto stránce.

Zrušení

Funkce Zrušení umožňuje stornovat příchod hosta, který krátce po nástupu odchází bez využití služeb ubytovacího zařízení. Takové zrušení je možné uskutečnit jenom v čase, kdy host ještě nemá na svém účtu žádnou položku a zároveň od příchodu neuplynul delší čas jako je nastavený v servisních nastaveních systému Horec!

Po vyvolání funkce systém zobrazí seznam ubytovaných hostů, kteří nastoupili v aktuální pobytový den. Seznam hostů je standardně seřazený podle čísla pokoje, následně podle čísla hosta. Externí hosté jsou řazení na konec seznamu. Tak jako v ostatních seznamech, i v tomto je možnost seřadit záznamy na základe jiného klíče. Jednoduchým kliknutím na hlavičku sloupce se záznamy v tabulce seřadí sestupně nebo vzestupně podle zvoleného sloupce.

Při otevření formuláře je přednastavené zobrazení všech hostů příchozích v aktuální pobytový den. Vyhledávání hostů v seznamu je možné ulehčit využitím filtrů. Filtr je možné využít na dohledání hostů podle příjmení hostů nebo čísla pokoje. Po nastavení filtrů je potřebné stisknout tlačítko Obnova pro načtení nového seznamu.

Význam sloupců:

• Atr. - atribut, který značí stav účtu hostů. Hodnota * je příznak nevyplacených položek na účtu hostů.
• Skupina - evidenční číslo skupiny, které může zadat obsluha při vytváření objednávky nebo příchodu skupiny.
• Č.skup. - pořadové číslo skupiny přidělované automaticky systémem.

Prohlížení informaci o konkrétním hostu je možné po označení daného hosta a stisknutí tlačítka Prohlédni. Informační formulář o hostu je v neaktivním režimu(pole jsou šedá), to znamená, že položky není možné opravovat. Podrobný popis položek formuláře najdete teto stránce.

Rušení příchodu je kdykoliv možné přerušit stisknutím tlačítka Zrušit.

Zrušení příchodu

Po zvolení hosta a stisknutí tlačítka' 'Výběr otevře se formulář Zrušujícího příjezdu. Údaje v tomto formuláři není možné editovat, formulář slouží pouze na zobrazení informací o zvoleném hostu. Pro potvrzení zrušení příjezdu je třeba stisknout tlačítko' 'Souhlas.

Prostřednictvím této funkce lze zrušit příchod pouze jednomu konkrétnímu hostu. Pokud je třeba zrušit příchod několika hostů (i z jednoho pokoje), postup je nutné zopakovat.

Pokud dojde ke zrušení příjezdu všech hostů z pokoje, pokoj je označen jako prázdny.

'Upozorňujeme:' Použití této funkce je třeba dělat s rozvahou, protože takovýmto způsobem se neúčtují žádné služby za použití pokoje.

Pokud není možné provést zrušení, systém upozorní varovnou hláškou. Nejčastěji je to v případě, že host má naťaženú nějakou položku na účtu - pultový prodej ale i záloha. Druhý případ je časové omezení zrušení příjezdu. Toto omezení se řídí nastaveními systému Hořec. V obou případech je možný jen předčasný odchod s řádným vyúčtováním.