Popis formulára - Príchod hostí

Táto stránka detailne popisuje celý formulár príchodu sólo hosťa. Z dôvodu prehľadnosti je formulár zorganizovaný do niekoľkých náhľadov, ktoré je možné prepínať pomocou checkboxov na ľavej dolnej strane formulára.

Náhľad Poznámka

Tento náhľad je prednastavený pri každom otvorení formulára. Obsahuje základné položky z domovej knihy:

• Dátum nástupu - dátum je automaticky nastavený na hodnotu hotelového dátumu. Tento je však možné prepísať na hodnotu už nasledujúceho hotelového dňa a tak realizovať tzv. predčasný príchod hosťa ešte pred dennou uzávierkou. Týmto sa zároveň automaticky zabezpečí, že ubytovanie sa bude zaratávať až od nasledujúcej noci. Predčasný príchod je potrebné povoliť v nastaveniach systému.

• Dátum odchodu, - tento dátum sa vyplňuje vždy a je kontrolovaný, aby nemohlo dôjsť ku zápisu chybnej hodnoty. Pri chybnom alebo nevyhovujúcom dátume je hlásená chyba "Neprípustný dátum". Dátum odchodu je možné zadať dvomi rôznymi spôsobmi:
  • manuálne. Režim prepisu je aktívny hneď po kliknutí myšou do poľa dátum odchodu. V poli začne blikať kurzor a vtedy je možné prepisovať dátum.
  • výberom z kalendára. Ikonka kalendára je na pravej strane poľa. Kliknutím na ikonu sa otvorí kalendár, tento je nastavený na aktuálny mesiac. Dvojité šípky slúžia na prepínanie rokov, jednoduché šípky na prepínanie mesiacov. Prepínanie dátumov smerom dopredu je možné pomocou šípok doprava, dátum nazad sa posúva šípkami doľava. Po zvolení správneho dátumu, stačí na daný deň raz kliknúť ľavým tlačidlom myši a tento sa zapíše ako dátum odchodu.

• Typ izby, Poschodie - Typ izby a číslo poschodia slúžia na výber vhodnej izby pre ubytovanie. Tieto údaje nie je potrebné zadávať, slúžia však ako filter pre zoznam izieb. Typ izby je kód typu izby z číselníka typov izieb. Pri zadávaní typu izby je možné pouziť vyberač , ktorý vyvolá zoznam dostupných typov izieb.

• Číslo izby - je možné zapísať priamo (ale musí zodpovedať voľnej izbe) alebo kliknutím na tlačidlo systém vyvolá zoznam voľných izieb. Izby sú vždy zotriedené podľa ich čísla. Ponuka izieb obsahuje číslo izby a typ. Tento buď obsahuje všetky voľné izby, alebo je filtrovaný na základe zvoleného poschodia prípadne typu izby.Vhodnú izby zo zoznamu je potrebné potvrdiť tlačidlom "Výber". Po výbere príslušnej izby sa z ponuky automaticky preberie aj typ izby a číslo poschodia. V prípade, že je zadaný iba typ izby alebo prípadne poschodie, po stlačení <Tab> sa automaticky pridelí izba (ak je nejaká voľná v tom termíne, type a definovaný stav je "VO") a prejde sa do položky Priezvisko. Automatické prideľovanie izieb sa uskutočňuje podľa ich percentuálneho vyťaženia. Ak nie je žiadna voľná izba v danom type alebo poschodí, tento typ vymažeme a po prechode na číslo izby kliknutím na tlačítko dostaneme zoznam všetkých voľných izieb v danom termíne bez rozdielu na typ resp.poschodie.

• Počet nocí - parameter, ktorý nie je možné editovať a slúži iba pre informáciu o počte nocí. Vypočítava sa ako rozdiel dátumov príchodu a odchodu.

• Priezvisko - povinný údaj pre realizáciu príchodu hosťa. Systém nedovolí zapísať príchod hosťa, pokiaľ nie je zadané priezvisko. Navyše, akonáhle je raz kurzor v tomto poli, systém nedovolí toto pole opustiť, kým nie je zadané priezvisko.
• Meno,Titul
• Dátum narodenia - zadávanie tohto údaju je voliteľné. Každé ubytovacie zariadenie by sa malo riadiť predovšetkým
• Cestovný doklad
• Kategória - jeden z marketingových parametrov, ktorý slúži na triedenie hostí. Tento parameter sa veľmi často využíva aj pri nastavení zliav alebo osobitných cien pre hostí jednotlivých kategórií. Ide o najčastejšie používaný marketingový parameter, preto je dostupný priamo na úvodnom náhľade formulára. Kategória hosťa umožňuje priradiť hosťovi isté kritérium, podľa ktorého je neskôr sledovaný. Výber príslušnej kategórie umožňuje tiež automaticky priradiť cenovú triedu a hladinu danému hosťovi. To, ako je táto kategória naplnená a aký má význam je plne popísané priamo v číselníku kategórií.

• Cestovný doklad
• Štát - povinný údaj pre realizáciu príchodu hosťa. Systém nedovolí zapísať príchod hosťa, pokiaľ nie je zadaný štát. Štát je možné zadať manuálne, a to zapísaním trojznakového kódu. Druhou možnosťou zvoliť štát cez vyberač . Po kliknutí sa zobrazí zoznam štátov. Pre vyhľadanie v zozname stačí iba napísať začiatočné písmena z názvu štátu. Zoznam štátov obsahuje aj informáciu o vízovej povinnosti.
• Mesto, PSČ, Ulica, E-mail, Telefón a ŠPZ vozidla sú nepovinné položky. V prípade, že je
• Účel pob.,dát.prích.
• Vízum, udelené, dni
• Cenový profil - vyberač, ktorý umožňuje voľbu cenového profilu pre prichádzajúceho hosťa. Systém prideľuje
• Voľba individuálneho profilu
• Voľba individuálnej ceny - nastavenie, ktoré je možné využiť na aktiváciu individuálnej ceny. Hosťovi nie je účtovaná cena podľa cenového profilu, ale fixná suma nastavená v tomto poli. Pole sa aktivuje začiarknutím checkboxu. Upozorňujeme, že táto cena sa týka iba konkrétneho hosťa, nejde o cenu za celú izbu. Systém ponúka aj možnosť prednastavenia takejto individuálnej ceny.
• Účet v mene -
• Miestny poplatok - nastavenie, na základe ktorého je na účet hosťa naťažovaný miestny poplatok. V prípade, že je vo vyberači zvolené Áno, miestny poplatok na účet hosťa naťažovaný.

Miestny poplatok - položka určujúca výšku miestneho (turistického) poplatku, ktorý musí hosť uhradiť v zmysle miestnych predpisov. Zadaná hodnota "[áno/nie]" určuje či sa bude alebo nebude účtovať poplatok, ktorý je definovaný v servisnej časti systému. Štandardne sa zadáva "áno", "nie" sa zadáva len v prípade výnimiek - telesne postihnutý, dieťa a podobne.

• Blokovanie účtu - nastavenie, ktoré umožňuje zablokovať účet daného hosťa. Na tento účet potmo nie je možné zapisovať tržby z pultového predaje alebo napr. z reštauračného systému. Blokovanie je aktívne, pokiaľ je chechbox začiarknutý.
• Spôsob platby - pôsob platby určuje predpokladaný spôsob platby hosťa. Položka je nepovinná a hodnotu možno vkladať priamo alebo pomocou výberu. Zadaný spôsob platby však nezaväzuje hosťa platiť tak, ako bolo zadané - je to len orientačná hodnota.
• Jazyk komunikácie s hosťom
• Stály/Bývalý hosť
• Stôl - parameter na evidenciu čísla stolu.
• Čas príchodu - neaktívne informačné pole, kde systém zapíše presný čas, kedy bol príchod hosťa realizovaný.
• Poznámka - pole, ktoré slúži na zapísanie údajov, ktoré nie je možné zapísať do iných polí.

Náhľad Poznámka

Tento náhľad je prednastavený pri každom otvorení formulára. Obsahuje základné položky z domovej knihy:

• Dátum nástupu - dátum je automaticky nastavený na hodnotu hotelového dátumu. Tento je však možné prepísať na hodnotu už nasledujúceho hotelového dňa a tak realizovať tzv. predčasný príchod hosťa ešte pred dennou uzávierkou. Týmto sa zároveň automaticky zabezpečí, že ubytovanie sa bude zaratávať až od nasledujúcej noci. Predčasný príchod je potrebné povoliť v nastaveniach systému.

• Dátum odchodu, - tento dátum sa vyplňuje vždy a je kontrolovaný, aby nemohlo dôjsť ku zápisu chybnej hodnoty. Pri chybnom alebo nevyhovujúcom dátume je hlásená chyba "Neprípustný dátum". Dátum odchodu je možné zadať dvomi rôznymi spôsobmi:
  • manuálne. Režim prepisu je aktívny hneď po kliknutí myšou do poľa dátum odchodu. V poli začne blikať kurzor a vtedy je možné prepisovať dátum.
  • výberom z kalendára. Ikonka kalendára je na pravej strane poľa. Kliknutím na ikonu sa otvorí kalendár, tento je nastavený na aktuálny mesiac. Dvojité šípky slúžia na prepínanie rokov, jednoduché šípky na prepínanie mesiacov. Prepínanie dátumov smerom dopredu je možné pomocou šípok doprava, dátum smerom nazad sa posúva šípkami doľava. Po zvolení správneho dátumu, stačí na daný deň raz kliknúť ľavým tlačidlom myši a tento sa zapíše ako dátum odchodu.

• Typ izby, Poschodie - Typ izby a číslo poschodia slúžia na výber vhodnej izby pre ubytovanie. Tieto údaje nie je potrebné zadávať, slúžia však ako filter pre zoznam izieb. Typ izby je kód typu izby z číselníka typov izieb. Pri zadávaní typu izby je možné pouziť vyberač , ktorý vyvolá zoznam dostupných typov izieb.

• Číslo izby - je možné zapísať priamo (ale musí zodpovedať voľnej izbe) alebo kliknutím na tlačidlo systém vyvolá zoznam voľných izieb. Izby sú vždy zotriedené podľa ich čísla. Ponuka izieb obsahuje číslo izby a typ. Tento buď obsahuje všetky voľné izby, alebo je filtrovaný na základe zvoleného poschodia prípadne typu izby.Vhodnú izby zo zoznamu je potrebné potvrdiť tlačidlom "Výber". Po výbere príslušnej izby sa z ponuky automaticky preberie aj typ izby a číslo poschodia. V prípade, že je zadaný iba typ izby alebo prípadne poschodie, po stlačení <Tab> sa automaticky pridelí izba (ak je nejaká voľná v tom termíne, type a definovaný stav je "VO") a prejde sa do položky Priezvisko. Automatické prideľovanie izieb sa uskutočňuje podľa ich percentuálneho vyťaženia. Ak nie je žiadna voľná izba v danom type alebo poschodí, tento typ vymažeme a po prechode na číslo izby kliknutím na tlačítko dostaneme zoznam všetkých voľných izieb v danom termíne bez rozdielu na typ resp.poschodie.

• Počet nocí - parameter, ktorý nie je možné editovať a slúži iba pre informáciu o počte nocí. Vypočítava sa ako rozdiel dátumov príchodu a odchodu.

• Priezvisko - povinný údaj pre zápis objednávky hosťa. Systém nedovolí zapísať objednávku hosťa, pokiaľ nie je zadané priezvisko. Navyše, akonáhle je raz kurzor v tomto poli, systém nedovolí toto pole opustiť, kým nie sú zadané minimálne tri znaky.
• Meno,Titul
• Dátum narodenia - zadávanie tohto údaju je voliteľné. Každé ubytovacie zariadenie by sa malo riadiť predovšetkým všeobecným zaväzným nariadením obce, na území ktorej sa dané zariadenia nachádza.
• Cestovný doklad -
• Kategória - jeden z marketingových parametrov, ktorý slúži na triedenie hostí. Tento parameter sa veľmi často využíva aj pri nastavení zliav alebo osobitných cien pre hostí jednotlivých kategórií. Ide o najčastejšie používaný marketingový parameter, preto je dostupný priamo na úvodnom náhľade formulára. Kategória hosťa umožňuje priradiť hosťovi isté kritérium, podľa ktorého je neskôr sledovaný. Výber príslušnej kategórie umožňuje tiež automaticky priradiť cenovú triedu a hladinu danému hosťovi. To, ako je táto kategória naplnená a aký má význam je plne popísané priamo v číselníku kategórií.

• Štát - povinný údaj pre zápis objednávky hosťa. Systém nedovolí zapísať objednávku hosťa, pokiaľ nie je zadaný štát. Štát je možné zadať manuálne, a to zapísaním trojznakového kódu. Druhou možnosťou zvoliť štát cez vyberač . Po kliknutí sa zobrazí zoznam štátov. Pre vyhľadanie v zozname stačí iba napísať začiatočné písmena z názvu štátu. Zoznam štátov obsahuje aj informáciu o vízovej povinnosti.

• Mesto, PSČ, Ulica - povinné údaje pre všetkých hostí, ktoré sú v systéme Horec evidovaní ako cudzinci. Tieto údaje systém Horec prenáša do tlačiva Hlásenie hostí pre cudzineckú políciu. V prípade zadávania údajov domácich hostí je opätovne potrebné riadiť sa všeobecným záväzným nariadením príslušnej obce.
• E-mail, Telefón a ŠPZ vozidla sú nepovinné položky. V prípade, že sú tieto údaje vyplnené, systém Horec ich automaticky využije pri príchode hosťa.
• Účel pob.,dát.prích. - povinný údaj pre všetkých hostí, ktorí sú označení ako cudzinci. Tento údaj sa prenáša do tlačiva Hlásenia o pobyte hostí pre cudzineckú políciu.
• Vízum, udelené, dni - povinný údaj pre všetkých hostí označných ako vízoví. Toto označenie je riadené systémom Horec. Pre jednoduchú orientáciu číselník štátov obsahuje priznak hviezdičky pri každom štáte, ktorého občania podliehajú vízovej povinnosti.
• Cenový profil - vyberač, ktorý umožňuje voľbu cenového profilu pre prichádzajúceho hosťa. Systém prideľuje
• Voľba individuálneho profilu
• Voľba individuálnej ceny - nastavenie, ktoré je možné využiť na aktiváciu individuálnej ceny. Hosťovi nie je účtovaná cena podľa cenového profilu, ale fixná suma nastavená v tomto poli. Pole sa aktivuje začiarknutím checkboxu. Upozorňujeme, že táto cena sa týka iba konkrétneho hosťa, nejde o cenu za celú izbu. Systém ponúka aj možnosť prednastavenia takejto individuálnej ceny.
• Účet v mene -
• Miestny poplatok - nastavenie, na základe ktorého je na účet hosťa naťažovaný miestny poplatok. V prípade, že je vo vyberači zvolené Áno, miestny poplatok na účet hosťa naťažovaný.

Miestny poplatok - položka určujúca výšku miestneho (turistického) poplatku, ktorý musí hosť uhradiť v zmysle miestnych predpisov. Zadaná hodnota "[áno/nie]" určuje či sa bude alebo nebude účtovať poplatok, ktorý je definovaný v servisnej časti systému. Štandardne sa zadáva "áno", "nie" sa zadáva len v prípade výnimiek - telesne postihnutý, dieťa a podobne.

• Blokovanie účtu - nastavenie, ktoré umožňuje zablokovať účet daného hosťa. Na tento účet potmo nie je možné zapisovať tržby z pultového predaje alebo napr. z reštauračného systému. Blokovanie je aktívne, pokiaľ je chechbox začiarknutý.
• Spôsob platby - pôsob platby určuje predpokladaný spôsob platby hosťa. Položka je nepovinná a hodnotu možno vkladať priamo alebo pomocou výberu. Zadaný spôsob platby však nezaväzuje hosťa platiť tak, ako bolo zadané - je to len orientačná hodnota.
• Jazyk komunikácie s hosťom
• Stály/Bývalý hosť
• Stôl - parameter na evidenciu čísla stolu.
• Čas príchodu - neaktívne informačné pole, kde systém zapíše presný čas, kedy bol príchod hosťa realizovaný.
• Poznámka - pole, ktoré slúži na zapísanie údajov, ktoré nie je možné zapísať do iných polí.

Pohľad Služby

Prostredníctvom tohoto náhľadu je možné prezerať služby, ktoré hosť využíva počas pobytu.

Pohľad Marketing

Tento náhľad obsahuje poliam

• Druh pobytu - parameter, ktorý sa využíva na označenie pobytu hosťa.
• Nábor - pamater, ktorý sa využíva najmä na identifikáciu

Ďalšie polia sú neaktívne a poskytujú informácie o bývalých pobytoch daného hosťa.

• Posledný pobyt - dátum posledného pobytu v zariadení.
• Prenoc. - celkový počet prenocovaní za všetky pobyty.
• Návštev - celkový počet návštev.
• Suma bývalých tržieb - súčet tržieb za všetky bývalé pobytu.
• Suma aktuálnych tržieb - ??????
• Suma tržieb spolu - súčet tržieb.

Pohľad Parametre

Tento náhľad umožňuje zadať ďalšie doplnkové informácie o hosťovi.

• Hosť je nefajčiar
• VIP hosť
• Hosť má psa
• Budenie telefónom
• Opakované budenie
• Dátum a čas
• Práva PayTV
• Blokovaný telefón

Ak je povolená kontrola na výskyt v zozname nežiaducich hostí, realizuje sa táto automaticky vždy pri novom priezvisku alebo jeho zmene. Ak je nájdený jeden alebo viac odpovedajúcich hostí v databáze nežiaducich, sú títo zobrazení na obrazovke aj s podrobnou poznámkou. Počas testu sa porovnáva iba zapísané priezvisko hosťa bez rozdielu na veľké alebo malé písmená a bez rozdielu na diakritiku !

Stály hosť - položka určujúca, či hosť bude po odchode zaradený medzi stálych hostí. Títo sú udržovaní spolu s bývalími hosťami, ale majú rozdielny čas uchovávania informácií o nich.

Položka jazyk nám poskytuje evidenciu o tom, v akom jazyku náš hosť komunikuje. Výber vhodnej hodnoty je podporovaný pomocným menu.

Ak je ešte naviac potrebné zaznamenať ku záznamu o hosťovi ďalšie údaje (doplnkový popis, ďalšie poznámky, ...), použijeme ikonu "Popis". Tento nám sprístupní osobitné pole, kde je možné zapísať prakticky ľubovoľný text. Súhlas s textom potvrdíme kľúčom <F10> "Súhlas". Následne sa v rámiku masky hosťa zobrazí blikajúci štvorček, ktorí nás upozorňuje, že bol realizovaný zápis do pola dodatkového popisu hosťa.

Tento popis sa po odchode hosťa dostane aj do databázy bývalých hostí, preto treba s týmto textom pracovať s rozvahou, aby sa zbytočne nezväčšoval objem spracovávaných údajov.

Po naplnení všetkých potrebných položiek je potrebné vložené hodnoty zapísať pomocou tlačítka "Súhlas". Stlačenie tohoto kľúča vyvolá kontrolu naplnenia povinných položiek a ak niektorá chýba, položkový ukazovateľ - kurzor zastaví na nenaplnenej položke. Túto treba doplniť a opätovne kliknúť na tlačítko "Súhlas".

Po zápise hosťa je u viacposteľovej izby ponúknutá ďalšia vstupná maska - pre prípadného ďalšieho hosťa, ktorý prichádza súčasne s prvým a obaja chcú byť ubytovaní spoločne na jednej izbe.

Ak takýto prípad nenastal, túto masku jednoducho odmietneme pomocou tlačítka "Zrušiť".

Ak takýto prípad nastal, zapíšeme sem údaje ďalšieho hosťa a tieto opäť potvrdíme tlačítkom "Súhlas".

Ďalšie doplnenie údajov do domovej knihy, alebo predĺženie (skrátenie) pobytu je možné realizovať pomocou funkcie Pobyt.