Asseco BLUEGASTRO - Sledovanie kontrahovaných a nákupných cien

Licencia

Kontrahované ceny sú licencovaná funkčnosť. Ide o spoločnú licenciu s modulom Import dodacích listov. V prípade zájmu o túto licenciu kontaktujte pracovníkov firmy Asseco Solutions, a.s. Dostupné od verzie GV_03.03.xx

Modul umožňuje:

• sledovať rozptyl nákupných cien až na úrovni druhov tovarov
• sledovať rozptyl nákupných cien pre jednotlivých dodávateľov
• evidovať kontrahované tovary pre dodávateľov
• importovať elektronické dodacie listy od dodávateľa

Licencia tohto modulu má časovú platnosť a je viazaná zaplatený ročný aktualizačný poplatok (RAP), pričom cena za licenciu sa rozlišuje podľa typu zakúpených licencií:

Zákazníci s plnou licenciou systému

• podmienkou pre povolenie modulu Kontrahované ceny/Import FA je zaplatená RAP
• licencia modulu je časovo obmedzená na obdobie platnosti RAP
• žiadne ďalšie poplatky za licenciu nie sú účtované, tj. modul je poskytovaný bezplatne.
• pre povolenie modulu je potrebné kontaktovať pracovníkov firmy Asseco Solutions, a.s.

Zákazníci so zakúpeným balíkom licencií

• podmienkou pre povolenie modulu Kontrahované ceny/Import FA je zaplatená RAP
• licencia modulu je časovo obmedzená na obdobie platnosti RAP
• za licenciu je účtovaný poplatok podľa aktuálneho cenníka. O jeho výške sa môžete informovať u pracovníkov firmy Asseco Solutions, a.s.
• pre povolenie modulu je potrebné kontaktovať pracovníkov firmy Asseco Solutions, a.s.

Nastavenia

Pred začatím používania je potrebné vykonať základné nastavenia skladu a takisto nadefinovať samotné kontrahované ceny.

Nastavenia systému Asseco BLUEGASTRO

V nastaveniach systému Servis -> Špeciál -> Nastavenia systému -> záložka Sklad sa nachádzajú nastavenia.

• Povoliť zápis položky do nákupu aj po prekročení max. rozptylu ceny a rozdielneho dodávateľa, ktoré celkom zamedzí zápisu položky, ktorej cena prekračuje cenový rozptyl alebo je nakupovan8 od iného dodávateľa ako je určený v číselníku Kontrahovaných cien. Po update je toto nastavenie zapnuté, ale prejavuje sa len v prípade aktívnej licencie pre modul Kontrahované ceny a Import tovaru.
• Predpĺňať nákupné ceny - toto nastavenie určuje, či sa budú vo vyberači tovarov pri nákupe zobrazovať aj posledné nákupné ceny. Pokiaľ je toto nastavenie zapnuté, potom sú vždy pri nahrávaní prvej položky nákupu dotiahnuté posledné nákupné ceny všetkých tovarov. Nastavenie by malo byť zapnuté v prípade, ak sa majú v nákupnom doklade predpĺňat posledné nákupné ceny tovarov. V opačnom prípade systém nebude vedieť doplniť do nákupu poslednú nákupnú cenu a jej hodnota by zostala nulová. Ak modul Kontrahované ceny/Import FA nie je využívaný, potom je toto nastavenie možné vypnúť.

Nastavenia v číselníku Obchodní partneri

Nastavenie Povolený rozptyl kontrahovaných cien od-do % je využívané práve pre modul Kontrahované ceny/Import faktúr. Slúži na určenie maximálnej možnej odchýlky ceny v nákupe od tzv. kontrahovanej ceny. Pokiaľ odchýlka prekročí toto rozpätie, potom systém zobrazí varovné hlásenie a v na základe nastavení systému môže aj zabrániť zapísať položku v tejto cene. Odchýlku sa zadáva v percentách - v prvom poli môže byť zadané aj záporné číslo. Nastavenie slúži výhradne na sledovanie kontrahovaných cien.

Nastavenia v číselníku Druh tovaru

Nastavenie Max. cena tovaru oproti posl.nákupu pre jednotlivé druhy tovarov slúži na sledovanie percentuálneho rozdielu medzi cenou posledného nákupu a aktuálne zadanou nákupnou cenou položky. Pokiaľ je počas nahrávania položky zadaná vyššia cena, ako je posledná nákupná cenu, potom systém preverí tento rozdiel. A je rozdiel vyšší ako je povolený, potom zobrazí upozornenie a prípadne aj zamedzí zápisu tejto položky do nákupného dokladu. V prípade, že aktuálna cena je nižšia ako posledná nákupná cena, potom kontrola nie je vykonávaná.

Kontrahované ceny

Nastavenie kontrahovaných cien je dostupné cez menu Sklad -> Číselníky -> Kontrahované ceny. Vo formulári je zapracovaný nový ExpressQuantum grid - popis práce je dostupný v tejto kapitole. Zoznam obsahuje všetky tovary z číselníka označené ako doporučené pre nákup (DN). Tovary sa v zozname vyskytujú toľkokrát, koľko je v systéme povolených stredísk pre nákup (nastavenie Styk s dodávateľom v číselníku stredísk).

Pre každé jedno stredisko určené pre nákup môže byť nastavená osobitná kontrahovaná cena a takisto osobitný dodávateľ. Pre kombináciu tovar a stredisko však môže byť nastavený len jeden dodávateľ - tj. konkrétny tovar na jednom stredisku nemôže byť kontrahovaný u viacerých dodávateľov. Ďalej v texte je tovar, ktorý má nastavenú kontrahovanú cenu, označovaný ako tzv. kontrahovaný tovar.

Pred prvým použitím tejto funkcie je nutné kontrahované ceny vyplniť, nakoľko sú prázdne. Vo formulári je však možnosť hromadné nastavenia kontrahovaných cien, čo výrazne urýchľuje úvodné nastavenia.

• pre nastavenie jednotlivých záznamov je možné použiť tlačidlo Oprava
• pre nastavenie viacerých záznamov naraz slúži tlačidlo Hro.zmeny - toto sa aktivuje v okamihu, pokiaľ sú označené dva a viacej záznamov. Spôsob označovania záznamov je popísaný aj v texte pod zoznamom. Zjednodušene povedané je využívané natívne označovanie zo systému Windows.
• tlačidlo Nuluj slúži na vymazanie hodnoty kontrahovanej ceny.

Pre opravu jedného záznamu aj pre hromadné zmeny viacerých záznamov sa využíva jeden a ten istý formulár. Pred odsúhlasením je potrebné nastaviť nielen dodávateľa ale aj kontrahovanú cenu.

• Dodávateľ - povinné pole, bez ktorého nie je možné nastavenie kontrahovanej ceny odsúhlasiť. Ide o obchodného partnera, ktorý je výhradným dodávateľom konkrétneho tovaru pre dané stredisko.
• Kontrahovaná cena - túto cenu je možné nastaviť manuálne alebo si zvoliť hodnotu, z ktorej sa kontrahovaná cena predplní.
  • Vlastná - aktivuje sa pole Vlastná cena pre zapísanie ceny manuálne - táto možnosť nie je vhodná pri hromadných opravách záznamov, nakoľko táto cena je nastavená ako kontrahovaná všetkým označeným tovaarom.
  • Posl. nákup. cena na stred. - nastaví kontrahovanú cenu podľa poslednej nákupnej ceny na danom stredisku. V prípade, že pre dané stredisko neexistuje posledná nákupná cena, potom nie je nastavený ani dodávateľ. Používateľ je informovaný hlásením. Ak je menených viacero záznamov naraz a pre niektoré sa nepodari cenu nastaviť, systém zobrazí ich zoznam.
  • Nákupná cena - nastaví kontrahovanú cenu podľa nákupnej ceny tovaru.
  • Kalkulačná cena - nastaví kontrahovanú cenu podľa kalkulačnej ceny (tj. nákupná cena + prirážka)

Korekcie jednotlivých kontrahovaných cien je možné neskôr vykonávať priamo cez číselník tovarov. Vo formulári tovaru je dostupné tlačidlo Dodávateľ. Po jeho stlačení sa zobrazí číselník kontrahovaných cien odfiltrovaný na daný tovar. Toto tlačidlo je dostupné len pre tovary, ktoré sú nastavené ako doporučené pre nákup.

Sledovanie počas nahrávania nákupu

Nižšie v texte je na jednotlivých príkladoch vysvetlený princíp sledovania dodávateľov a cien počas nahrávania nákupu.

1.prípad - sledovanie dodávateľa pre kontrahované tovary

• nastavené sú len kontrahované ceny.
• rozptyly cien pre dodávateľa a druhy tovarov nie sú nastavené

Pri tejto kombinácii nastavení sú kontrolované len kontrahované tovary. V tomto prípade systém počas nahrávania nákupu sleduje len to, či zvolený tovar nie je kontrahovaný u iného dodávateľa, ako je aktuálne zadaný v hlavičke nákupného dokladu. Pokiaľ táto situácia nastana, potom je používateľ upozornený varovným hlásením a v závislosti od nastavenia Povoliť zápis položky do nákupu aj po prekročení max. rozptylu ceny a rozdielneho dodávateľa danú položku dovolí alebo nedovolí zapísať.

2.prípad - sledovanie dodávateľa a cien pre kontrahované tovary

• nastavené sú kontrahované ceny
• nastavené sú rozptyly cien na dodávateľovi.

Pri tejto kombinácii nastavení sú kontrolované len kontrahované tovary. Počas nákupu je ako prvé sledované, či kontrahovaný tovar zodpovedá dodávateľovi. Ak nezodpovedá, systém sa zaspráva tak, ako je popísané v odseku vyššie. Ak dodávateľ zodpovedá, potom systém vykoná kontrolu ceny. Pokiaľ je cena mimo rozsah určený v nastaveniach obchodného partnera, potom je používateľ upozornený varovným hlásením a v závislosti od nastavenia Povoliť zápis položky do nákupu aj po prekročení max. rozptylu ceny a rozdielneho dodávateľa danú položku dovolí alebo nedovolí zapísať.

3.prípad - sledovanie všetkých tovarov

• nastavené sú kontrahované ceny
• nastavené sú rozptyly cien na dodávateľovi
• nastavené sú rozptyly cien na druh tovaru

Pri tejto kombinácii nastavení je kontrolovaný každý jeden tovar. Pre kontrahované tvary je kontrola vykonané tak, ako je popísané v odseku vyššie. Navyše ešte pribudla kontrola na rozptyl ceny pre druh tovaru. Môže nastať aj situácia, že hoci dodávateľ aj rozptyl ceny na dodávateľovi zodpovedá, napriek tomu systém zastaví zápis položky, nakoľko je prekročený rozptyl pre druh tovaru.(V tomto prípade odporúčame korekciu nastavení.) Pre nekontrahované tovary je sledovaný rozdiel medzi poslednou nákupnou cenu a nákupnou cenou, ktorú používateľ zadal v doklade nákupu. Ak je aktuálna nákupná cena vyššia, ako je pre daný druh tovaru nastavené, potom je používateľ upozornený varovným hlásením a v závislosti od nastavenia Povoliť zápis položky do nákupu aj po prekročení max. rozptylu ceny a rozdielneho dodávateľa danú položku dovolí alebo nedovolí zapísať.

Všetky vyššie spomínané pravidlá sú dodržané aj počas importu elektronických dodacích listov. Rozdiel je však v tom, že sa neberie ohľad na nastavenie Povoliť zápis položky do nákupu aj po prekročení max. rozptylu ceny a rozdielneho dodávateľa. Import je vždy zastavený.

Predplnenie kontrahovanej/poslednej nákupnej ceny

Pri nahrávaní skladových dokladov existuje aj možnosť predplnenia kontrahovaných a posledných nákupných cien. Toto nastavenie sa nachádza v hlavičke nákupného dokladu a má ovplyvňuje len aktuálne nahrávaný doklad. Pokiaľ je využité toto nastavenie, potom jediná kontrola, ktorá je vykonávaná je kontrola dodávateľa pre kontrahovaný tovar. Samotné ceny tovarov sú kopírované z pôvodných cien a rozdiel v cene je nulový.

Toto nastavenie nemá vplyv na import tovaru. Počas importu tovaru sú vždy ceny načítané z dodacieho listu.