Asseco BLUEGASTRO - Import dodacích listov

Licencia

Import dodacích listov (skrátene Import FA) je licencovaná funkčnosť. Ide o spoločnú licenciu s modulom Kontrahované ceny. V prípade zájmu o túto licenciu kontaktujte pracovníkov firmy Asseco Solutions, a.s. Dostupné od verzie GV_03.03.xx

Modul umožňuje:

• importovať elektronické dodacie listy od dodávateľa
• sledovať rozptyl nákupných cien až na úrovni druhov tovarov
• sledovať rozptyl nákupných cien pre jednotlivých dodávateľov
• evidovať kontrahované tovary pre dodávateľov

Licencia tohto modulu má časovú platnosť a je viazaná zaplatený ročný aktualizačný poplatok (RAP), pričom cena za licenciu sa rozlišuje podľa typu zakúpených licencií:

Zákazníci s plnou licenciou systému

• podmienkou pre povolenie modulu Import FA je zaplatená RAP
• licencia modulu je časovo obmedzená na obdobie platnosti RAP
• žiadne ďalšie poplatky za licenciu nie sú účtované, tj. modul je poskytovaný bezplatne.
• pre povolenie modulu je potrebné kontaktovať pracovníkov firmy Asseco Solutions, a.s.

Zákazníci so zakúpeným balíkom licencií

• podmienkou pre povolenie modulu Import FA je zaplatená RAP
• licencia modulu je časovo obmedzená na obdobie platnosti RAP
• za licenciu je účtovaný poplatok podľa aktuálneho cenníka. O jeho výške sa môžete informovať u pracovníkov firmy Asseco Solutions, a.s.
• pre povolenie modulu je potrebné kontaktovať pracovníkov firmy Asseco Solutions, a.s.

Prvotné nastavenia

Pred samotným spustením prvého importu elektronického dodacieho listu je potrebné vykonať úvodné nastavenia. Tieto je vhodné vykonať v spolupráci s konzultantom firmy Asseco Solutions, a.s., nakoľko nesprávne nastavenia môžu spôsobiť problémy počas importu.

Typ importu

Systém Asseco BLUEGASTRO bude podporovať rôzne typy importov podľa dodávateľa. Ako prvý bol zapracovaný typ Metro, ktorý slúži pre import dodacích listov od firmy Metro, prípadne od iných dodávateľov, ktorí dodržiavajú formát importu ako Metro. Typ importu je nevyhnutný pre korektný import, preto je tento číselník nutné vyplniť ešte pred prvým importom

Číselník je prístupný cez menu Sklad -> Číselníky -> Typ importu.

Pre pridávanie záznamov slúži tlačidlo Ins Nový. Oprava a vymazanie záznamov je možná kedykoľvek.

Vo formulári je potrebné vyplniť nasledovné polia

• Názov - používateľom zadefinovaný názov typu importu. Tento názov sa zobrazuje počas importu, preto odporúčame zadať jednoznačné pomenovanie.
• Štruktúra - najdôležitejší údaj pre typ importu. Tento údaj určuje formát dodacích listov. Jednotlivé štruktúry sú dostupné v osobitnom číselníku. Popis je nižšie v texte.
• Prípona - nastavenie hodnoty prípony súbory. Tento údaj slúži ako filter pre zobrazenie súborov pri importe.
  • pre štruktúru Metro sa zadáva hodnota csv
  • pre štruktúru Italmarket sa zadáva hodnota txt

Štruktúry importu

Tlačidlo Štruktúry slúži na prístup k číselníku štruktúr. Jednotlivé štruktúry sú buď dodávané počas update na novú verziu systému alebo môžu byť zadefinované aj manuálne podľa postupu nižšie. Aktuálne sú dostupné tieto systémové štruktúry:

• Metro
• Italmarket

Platí, že systémové štruktúry nie je možné editovať a ani mazať. Zákazníkom definované štruktúry je možné meniť alebo vymazať kedykoľvek. Takisto je vlastné štruktúry možné exportovať a importovať - postačuje štruktúry pre import vytvoriť na jednej prevádzke a pre ďalšie prevádzky (osobitné inštalácie systému Asseco BLUEGASTRO) stačí tieto štruktúry naimportovať.

• Typ - výber, či sa daný riadok parsuje ako hlavička (datum a cislo faktury) alebo položka (mnozstvo, cena, DPH, ...). Daná štruktúra môže mat iba jedno pravidlo kazdeho typu. T

• Poradie - poradie určuje, v akom poradi sa jednotlive pravidla aplikuju. Ak som na jeden riadok uz jedno pravidlo aplikoval, tak dalsie sa uz neaplikuju. Toto je super dolezite napriklad u Italmarket, lebo tam je pravidlo na hlavicku (na zaciatku su 2 pajpy) aplikovatelne aj na polozku (preto potrebujeme, aby to odchytilo iba jedno pravidlo).

• Vyraz - aky retazec sa ma nachadzat na zaciatku riadku, aby sa pravidlo aplikovalo.

• Oddelovac - Java funkcia split() ma ako oddelovac regularny vyraz, preto do pola Oddelovac je nutne vyplnit regularny vyraz (vid http://docs.oracle.com/javase/7/docs/api/java/util/regex/Pattern.html) miesto klasickeho retazca. Preto napriklad oddelovac u Italmarketu je \|, lebo samotna | je v regexoch specialny znak.

• Polia v spodnej casti - Sem sa napise, na kolkatej pozicii sa dany element nachadza po rozparsovani riadka podla daneho oddelovaca (prvy element ma index 0; pocitaju sa aj prazdne retazce, ak su oddelovace hned pri sebe; takisto ak na zaciatku/konci je oddelovac, tak aj pred/za retazcom je jeden element) - Pole format datumu pri Hlavicke - tu je nutne napisat format, v ktorom je dany datum napr yyyyMMdd alebo dd.MM.yyyy (vid http://docs.oracle.com/javase/7/docs/api/java/text/SimpleDateFormat.html)

Merné jednotky a ich ekvivalenty

V systéme Asseco BLUEGASTRO bol sprístupnený číselník merných jednotiek. Základné merné jednotky systému (BA, FL, KG, KS, LT, PO) nie je možné editovať. Číselník slúži aj na definovanie ekvivalentov merných jednotiek - tlačidlo Ekvivalenty. V elektronických dodacích listoch sa môžu nachádzať aj iné merné jednotky ako základné merné jednotky systému Asseco BLUEGASTRO. Kedže merné jednotky sa môžu líšiť v závislosti od jednotlivých dodávateľov, tak aj číselník ekvivalentov merných jednotiek bol naviazaný na jednotlivé typy importu.

Číselník ekvivalentov slúži ako prevodová tabuľka medzi bežnými jednotkami systému Asseco BLUEGASTRO a jednotkami z dodacích listov. Je prístupný cez menu Sklad -> Číselníky -> Merné jednotky. Vo formulári sa využíva nový grid/zoznam - podrobný návod na prácu s týmto gridom je v kapitole Práca s ExpressQuantum gridom.

Pre pridávanie záznamov slúži tlačidlo Ins Nový.

Vo formulári je možné vyplniť nasledovné polia

• Typ importu - povinná položka, ktorá určuje pre ktorý typ importu bude ekvivalent použitý
• Merná jednotka - povinná položka, merná jednotka systému Asseco BLUEGASTRO
• Kód - povinná položka, kód ekvivalentu z dodacieho listu. Systém Asseco BLUEGASTRO kontroluje jedinečnosť tohto kódu - pre jeden typ importu môže byť kód zadaný len raz.
• Popis - nepovinná položka, doplňujúci popis ekvivalentu mernej jednotky

Postup pri importe

Postup pri importe kopíruje postup pri nahrávaní nákupného dokladu. Po zvolení príslušnej funkcie v menu Sklad –> Pohyby –> Nákup tovaru sa otvára formulár nákupného dokladu, kde je potrebné zadať údaje z hlavičky dokladu. Import dodacieho listu nakopíruje niektoré údaje priamo zo súboru, stačí zadať nasledovné:

1.krok - Vyplnenie hlavičky

• Dátum - tento údaj je pre typ import Metro importovaný priamo z dodacieho listu, nie je teda potrebné prepisovať predplnený dátum, nakoľko bude prepísaný počas importu.
• Druh pohybu - do hlavičky sa predpĺňa z nastavení systému
• Na stredisko - stredisko, ktoré prijíma tovar od dodávateľa.
• Od dodávateľa - dodávateľ, od ktorého bol tovar zakúpený
• Platca/Neplatca DPH - voľba, či je dodávateľ platcom DPH. Hodnota sa nastaví ihneď po výbere dodávateľa, na základe jeho nastavenia. Túto hodnotu je možné zmeniť podľa potreby pred importom, po vykonaní importu sa pole deaktivuje a zmena nie je možná. Táto voľba ovplyvňuje výpis nákupného dokladu. Pokiaľ je dodávateľ označený ako platca DPH, potom sa na výpise zobrazí aj daňová rekapitulácia. Ak je označený ako neplatca, potom sa rekapitulácia nezobrazuje. Rozdelenie dodávateľov na platcov a neplatcov sa vykonáva v číselníku obchodných partnerov.
• Mena - predvolená hodnota je domáca mena systému. Pokiaľ je nákup nahrávaný v cudzej mene, je možné prepnúť domácu menu na cudziu, ale je nutné, aby bol korektne nastavený kurzový lístok pre sklad.
• Ceny s DPH/bez DPH - prepínač je závislý od nastavenia Platca/Neplatca DPH. Ak je tento nastavený na Platca DPH, potom je možné zvoliť, či budú ceny s DPH alebo bez DPH. Predvolená hodnota je ceny s DPH. Ak je vyberač nastavený na Neplatca DPH, potom je prepínač cien zamrazený na voľbe ceny sú bez DPH. Tento prepínač navyše ďalej ovplyvňuje aj DPH pri jednotlivých tovaroch v nákupe.
• Poznámka - pole pre zadanie používateľskej poznámky k nákupu
• Číslo dokladu/faktúry - číslo dokladu od dodávateľa. Tento údaj je importovaný pre typ importu Metro
• Predpĺňanie kontrahovaných/posl. nák. cien - voľba umožňuje zapnúť predplnenie kontrahovanej alebo poslednej nákkupnej ceny. Táto voľba sa neprejaví na položkách, ktoré sú importované, ale len na položkách, ktoré sú manuálne nahraté do dokladu.

2.krok - Vyvolanie importu

V tomto okamihu je možné spustiť import dodacieho listu stlačením tlačidla Import. pokiaľ nie je tlačidlo aktívne, znamená to, že nebol vyplnený niektorý z povinných údajov - Na stredisko alebo Od dodávateľa.

3.krok - Voľba cieľového strediska

Je potrebné zvoliť cieľové stredisko pre nákup z vyberača cieľových stredísk. V zozname sú zobrazené len tie strediská, ktoré sú označené ako cieľové strediská pre stredisko z hlavičky dokladu. Viacej o nastavení cieľových stredísk nájdete v tejto kapitole.

Pokiaľ je ako cieľové stredisko zvolené to isté stredisko ako je v hlavičke dokladu, potom bude vytvorený len nákup tovaru. Ak je zvolené iné stredisko, potom systém automaticky vygeneruje aj výdaj tovaru na cieľové stredisko a na základe nastavení systému prípadne aj príjemku na cieľové stredisko.

Pre import je možné zvoliť len jedno cieľové stredisko. Pokiaľ je potrebné, aby bol nákup vydaný na viaceré cieľové strediská, potom je možné nastaviť tieto strediská jednotlivým tovarom v poslednom kroku importu.

Pri importe záporných množstiev tovaru - dobropis alebo vrátenie obalov systém neberie do úvahy nastavené cieľové stredisko, ale ako cieľové je použité stredisko z hlavičky dokladu.

4.krok - Voľba typu importu

Je potrebné zvoliť typ importu z vyberača. V tomto zozname sú všetky typy importu, ktoré sú nadefinované v číselníku typov importu. Tento krok je veľmi dôležitý, nakoľko na základe zvoleného typu importu systém Asseco BLUEGASTRO spracuje dodací list a nahráva jednotlivé položky. Každý dodávateľ môže mať vlastný typ importu, preto je potrebné zvoliť správny typ. V opačnom prípade import neprebehne.

5.krok - Výber súboru pre import

Ako posledné je potrebné zvoliť samotný súbor pre import - systém otvára klasický súborový prehliadač známy z operačného systému Windows. Predvolené je zobrazenie súborov s príponou určenou pre zvolený typ importu.

6.krok - Odsúhlasenie nákupu

Pokiaľ import dodacieho listu prebehne bez problémov, potom sa rovno zobrazí nákupný doklad aj s jednotlivými položkami. Teraz je možné upraviť napr. cieľové stredisko pre jednotlivé tovary alebo prípadne dohrať do nákupu niektoré ďalšie tovary manuálne.

Ak nie je možné import z dôvodu akýchkoľvek problémov vykonať, potom systém zobrazí všetky problémové tovary aj s informáciou, aký nastal problém počas importu. Popis a návod na riešenie jednotlivých problémov je nižšie v odseku Riešenie problémov.

Riešenie problémov

V prípade, že počas importu nastane nejaký problém a import nie je možné dokončiť, potom systém zobrazí zoznam tovarov, ktoré tento problém zapríčinili. Tovary, ktoré je možné naimportovať bez problémov, v tomto zozname nie sú zobrazené.

Náhľad importovanej faktúry

• Poradie - poradie položky v dodacom liste
• Názov tovaru - názov položky z dodacieho listu
• EAN - EAN kód položky
• Jednotiek v MJ - množstvo MJ balenia voči hlavnej karte
• Jednotiek v MJ na faktúre - množstvo MJ uvedené v dodacom liste
• MJ - merná jednotka v BlueGastre
• MJ na faktúre - merné jednotky tovaru v dodacom liste
• DPH - DPH tovaru v dodacom liste
• Množstvo - množstvo položky v dodacom liste
• Zľava - zľava položky v dodacom liste
• NC spolu bez zľavy - celková cena tovaru pred zľavou
• NC - jednotková cena tovaru
• NC spolu - celková cena tovaru po zľave
• Problém - dôvod nenaimportovania tovaru. Riešenia jednotlivých problémov sú popísané nižšie.

Chybové alebo varovné hlásenia

Pre rýchlejšiu orientáciu majú chybové hlásenia červenú farbu textu a varovné hlásenia modrú.
Tento tovar je kontrahovaný u iného dodávateľa.

• systém zastaví import bez ohľadu na nastavenia systému Povoliť zápis položky do nákupu a po prekročení max. rozptylu ceny a rozdielneho dodávateľa. Jedinou cestou je vymazanie tejto položky zo zoznamu importovaných tovarov. Do budúcna plánujeme zapracovať aj možnosť potvrdiť toto varovanie manuálne a pokračovať v importe

Tovar sa podľa EAN nenašiel

• systém zastaví import, nakoľko nenašiel v číselníku žiadny tovar. Riešením je vytvorenie nového tovaru, prípad zadanie EAN na už existujúcu kartu tovaru. Na vytvorenie nového tovaru je možné použiť tlačidlo Nový tovar, pokiaľ je potrebné len spárovať existujúci tovar s tovarom z faktúry, potom je možné použiť tlačidlo Tovary a výberom z číselníka tovarov spárovať daný tovar.

Počet merných jednotiek sa nezhoduje s počtom jednotiek tovaru

• varovné hlásenie, ktoré nezastaví import, len upozorňuje, že v dodacom liste je uvedený iný množstvo MJ ako na karte balenia tovaru. Kľúčové je však nastavenie karty balenia v BlueGastre.

MJ z faktúry sa nezhoduje s MJ tovaru

• varovné hlásenie, ktoré nezastaví import, len upozorňuje, že ekvivalent mernej jednotky neexistuje alebo nezodpovedá párom, ktoré sú vytvorené v číselníku.

Sadzba DPH neexistuje

• v prípade, že dodávateľ je označený ako platca DPH, potom je import zastavený. Používateľ je zároveň upozornený osobitým hlásením, že v dodacom liste sa nachádzajú tovary s neexistujúcou sadzbou DPH.
• v prípade, že dodávateľ nie je platba DPH, je všetkých tovarom, ktorých DPH neexistuje v systémovom číselníku nastavená sadzba DPH 0%.