Popis formulára - Pobyt hostí

Táto stránka popisuje celý formulár Pobytu sólo hosťa. Formulár obsahuje všetky potrebné informácie o ubytovanom hosťovi. Formulár taktiež umožňuje aj prácu s ubytovaným hosťom, či už zmenu údajov hosťa, objednanie služieb a pod. Podrobný popis práce s ubytovaným hosťom je dostupný na tejto stránke.

Formulár pobytu hosťa sa vždy pri otvorení zobrazí v rovnakom náhľade ako je na uvedenom obrázku. V závislosti od toho, ktorá funkcia systému Horec tento formulár vyvolala, je zobrazený formulár v aktívnom alebo neaktívnom režime. Aktívny režim znamená, že jednotlivé polia je možné meniť alebo dopĺňať - napr. pri príchodovaní hosťa alebo pri zmene jeho údajov. Neaktívny režim znamená, že do polí nie je možné zapisovať, v tomto prípade sú všetky polia zasivené. Najčastejšie ide o prípad prezerania pobytu.

Na ľavej hornej strane je súbor tlačidiel pre prácu, tieto tlačidlá sa môžu líšiť v závislosti od toho, aká akcia sa má s ubytovaným hosťom vykonať.

Formulár pobytu sa delí na hlavičku, ktorá obsahuje základné údaje o pobyte hosťa - dátum príchodu a odchodu, informácie o izbe a na záložky s podrobnými údajmi hosťa. Záložku hosťa je možné prepínať do rôznych náhľadov, podľa toho, ktoré informácie je potrebné zobraziť.

Na dolnej lište formulára pobytu sa zobrazujú údaje:

• rezervačné číslo - unikátne číslo priďeľované objednávke alebo prichádzajúcemu hosťovi v okamihu zápisu do systému. Toto číslo je možné využiť pri dohľadávaní hostí príp. objednávok v systéme. Pokiaľ rezervačné číslo obsahuje *, znamená to, že číslo hosťa je zdedené z objednávky hosťa, tj. ide o hosťa, ktorý mal už v systéme zaevidovanú objednávku. Viacej o rezervačnom čísle nájdete tu.
• čas poslednej zmeny objednávky a skratka pracovníka, ktorý so záznamom pracoval
• ID hosťa v domovej knihe - systémom pridelený jednoznačný identifikátor

Hlavička formulára pobytu

• Dátum nástupu - kaledárny (aj pobytový) deň nástupu hosťa. Pri realizácii príchodu hosťa je dátum automaticky nastavený na hodnotu aktuálneho pobytového dňa. Tento je však možné prepísať na hodnotu už nasledujúceho pobytového dňa a tak realizovať tzv. predčasný príchod hosťa ešte pred dennou uzávierkou. Týmto sa zároveň automaticky zabezpečí, že ubytovanie sa bude započítavať až od nasledujúcej noci. Predčasný príchod je potrebné povoliť v nastaveniach systému. Pole dátum nástupu je možné editovať len v okamihu realizácie príchodu hosťa, neskôr je toto pole neaktívne a má len informačný charakter.
• Dátum odchodu - kalendárny deň odchodu hosťa. Pole dátum odchodu je možné editovať pri realizácii príchodu ale aj pri zmene pobytu. Dátum v tomto poli je vždy kontrolovaný, aby nemohlo dôjsť ku zápisu chybnej hodnoty. Pri chybnom alebo nevyhovujúcom dátume je hlásená chyba "Neprípustný dátum". Dátum odchodu je možné zadať dvomi rôznymi spôsobmi:
  • manuálne. Režim prepisu je aktívny hneď po kliknutí myšou do poľa dátum odchodu. V poli začne blikať kurzor a vtedy je možné prepisovať dátum.
  • výberom z kalendára. Ikonka kalendára je na pravej strane poľa. Kliknutím na ikonu sa otvorí kalendár, tento je nastavený na aktuálny mesiac. Dvojité šípky slúžia na prepínanie rokov, jednoduché šípky na prepínanie mesiacov. Prepínanie dátumov smerom dopredu je možné pomocou šípok doprava, dátum smerom nazad sa posúva šípkami doľava. Po zvolení správneho dátumu, stačí na daný deň raz kliknúť ľavým tlačidlom myši a tento sa zapíše ako dátum odchodu.
  • okrem toho kalendár umožňuje po zmazaní dátum odchodu (vymazanie je možné klávesou Del) zadať počet nocí rezervácie a po prekliknutí mimo poľa Dátum odchodu sa vyplní hodnota pre dátum odchodu, ktorú systém vypočíta ako súčet počtu nocí a dátumu nástupu.
• Typ iz., združ.iz., poschodie - typ izby a poschodie slúži na výber vhodnej izby pre ubytovanie. Tieto údaje nie je potrebné zadávať pri realizácii príchodu alebo zmene pobytu, slúžia však ako filter pre zoznam izieb. Typ izby je kód typu izby z číselníka typov izieb. Pri zadávaní typu izby je možné pouziť vyberač , ktorý vyvolá zoznam dostupných typov izieb.typ izby, na ktorej je hosť ubytovaný. Typ združenej izby sa týka len zákazníkov so zakúpeným modulom združené izby.
• Číslo izby, ložko - číslo izby, na ktorej je hosť ubytovaný. Lôžko, na ktorom je hosť ubytovaný - lôžko (ako aj typ izby) je kľúčový údaj pri výpočte ceny za ubytovanie z cenového profilu a FlexiRate.
• Počet nocí - údaj o počte nocí, ktorý je automaticky dopočítaný systémom a nie je možné ho editovať. Slúži len pre informačné účely.

záložka Pobyt

Táto záložka obsahuje základné údaje o ubytovanom hosťovi. Náhľad na túto záložku je prednastavený pri každom otvorení formulára, či už v režime editácie alebo iba prezerania. Upozorňujeme: niektoré údaje spomenuté nižšie v texte sú viazané na modul Stálych hostí alebo na modul FlexiRate.

• Oslovenie - nepovinný parameter, ktorý slúži ako informácie pre pracovníkov recepcie. Hodnotu je potrebné zvoliť z vyberača. Možnosť definovať a využívať oslovenia je podmienená modulom Stálych hostí.

• Titul -
• Vek -
• Priezvisko, meno - povinný údaj pre zápis príchodu hosťa. Systém nedovolí zapísať príchod hosťa, pokiaľ nie je zadané priezvisko. Navyše, akonáhle je raz kurzor v tomto poli, systém nedovolí toto pole opustiť, kým nie sú zadané minimálne tri znaky. Pri zápise príchodu je možné využiť automatické predplnenie z bývalých hostí, ktoré sa povoľuje v nastaveniach systému.
• za poľom Priezvisko a Meno sa nachádza checkbox, ktorý reprezentuje prepojenie ubytovaného hosťa na stáleho hosťa. V prípade, že je checkbox začiarknutý a meno hosťa je hrubým písmom v modrej farbe, potom ide o stáleho hosťa (tento hosť bol zvolený z bývalých hostí). Ak nie je checkbox začiarknutý a meno je bežným písmom ako ostatné hodnoty, potom ide o nového hosťa (údaje hosťa boli zadané manuálne) - stály hosť sa z tohto hosťa vytvorí v okamihu príchodu. Pokiaľ chcete zrušiť prepojenie ubytovaného hosťa na aktuálneho stáleho hosťa, je potrebné kliknuť do checkboxu a zrušiť príznak fajky. Po odsúhlasení zmeny (odpojenia) sa automaticky zakladá nový stály hosť s údajmi ubytovaného hosťa.
• Dátum a miesto narodenia - zadávanie tohto údaju je voliteľné. Každé ubytovacie zariadenie by sa malo riadiť predovšetkým všeobecným záväzným nariadením obce/mesta, pod ktoré spadá.
• Štát, cestovný doklad -

• Mesto, PSČ, ulica

• Tel, e-mail -

• ŠPZ, účel pobytu

• Vízum (druh, č., plat.)

• Mesto, PSČ, Ulica, E-mail, Telefón a ŠPZ vozidla sú nepovinné položky. V prípade, že je

• Kategória - základný marketingový parameter, ktorý slúži na triedenie hostí. Od tohto parametra sa veľmi často aj odvíjajú ceny za ubytovanie pre jednotlivých hostí.
• Firma, vzťah - v prípade, že ide o firemného zákazníka, je možné priradiť ubytovanému hosťovi firmu a vzťah k nej.
• Cenotvorba - vyberač spôsobu výpočtu ceny.
  • Cenový profil - vyberač, ktorý umožňuje voľbu cenového profilu pre prichádzajúceho hosťa. Systém prideľuje
  • Individuálna cena - nastavenie, ktoré je možné využiť na aktiváciu individuálnej ceny. Hosťovi nie je účtovaná cena podľa cenového profilu, ale fixná suma nastavená v tomto poli. Pole sa aktivuje začiarknutím checkboxu. Upozorňujeme, že táto cena sa týka iba konkrétneho hosťa, nejde o cenu za celú izbu. Systém ponúka aj možnosť prednastavenia takejto individuálnej ceny.
  • FlexiRate -
• Miestny poplatok - položka určujúca výšku miestneho (turistického) poplatku, ktorý musí hosť uhradiť v zmysle miestnych predpisov. Výber miestneho poplatku
• Blokovaný účet - nastavenie, ktoré umožňuje zablokovať účet daného hosťa. Na tento účet potmo nie je možné zapisovať tržby z pultového predaje alebo napr. z reštauračného systému. Blokovanie je aktívne, pokiaľ je chechbox začiarknutý.
• Spôsob platby - spôsob platby určuje predpokladaný spôsob platby hosťa. Položka je nepovinná a hodnotu možno vkladať priamo alebo pomocou výberu. Zadaný spôsob platby však nezaväzuje hosťa platiť tak, ako bolo zadané - je to len orientačná hodnota.
• Zľav.p. - vyberač zliav pre ubytovaného hosťa. Pokiaľ je zvolený zľavový profil, hosťovi sa automaticky uplatňujú zľavy podľa profilu. Možnosť definovať a využívať zľavové profily je podmienená modulom Stálych hostí.
• Účet v mene -
  • Čas príchodu - neaktívne informačné pole, kde systém zapíše presný čas, kedy bol príchod hosťa realizovaný.
  • Poznámka - pole, ktoré slúži na zapísanie údajov, ktoré nie je možné zapísať do iných polí.

záložka Popis

Táto záložka umožňuje ku hosťom zapísať doplnkové popisy a ďalšie poznámky. Upozorňujeme: extrémne dlhé popisy - napr. celá emailová komunikácia s hosťom, môžu v určitých prípadoch spôsobovať problémy pri zmene pobytu alebo odchode hostí, najmä v prípade, ak je systém Horec prepojený s kartovým systémom.

• Popis účtu - pole, kde je možné pripraviť upravený popis účtu - text, ktorý sa zobrazí na všetkých účtoch formátu A4.
• Ostatný popis - pole na zápis doplnkových popisov a informácií. Slúži len pre uchovanie údajov pre pracovníkov recepcie.

záložka Služby

Prostredníctvom tohoto náhľadu je možné prezerať služby, ktoré hosť využíva počas pobytu.

záložka Zaplatené

Táto záložka obsahuje náhľad na všetky položky, ktoré už hosť počas svojho pobytu vyplatil. Položky je možné jednoducho identifikovať na základe názvu, pobytového dňa vyplatenia, čísla izby a dokonca aj čísla účtu, v ktorom bola položka vyplatená.

záložka Zaúčtované

Táto záložka obsahuje náhľad na všetky položky na účte ubytovaného hosťa. V zozname je vidno nielen položky naťažené na účet hosťa pracovníkmi recepcie alebo systémom (denná uzávierka), ale zobrazujú sa tu aj položky, ktoré boli na účet daného hosťa presunuté z účtov iných hostí.

Položky je možné jednoducho identifikovať na základe názvu, pobytového dňa položky a čísla izby.

záložka Marketing

Záložka Marketing slúži na zadanie doplnkových marketingových informácií o ubytovanom hosťovi. Formulár je rozdelený na tri časti podľa údajov, ktoré je možné zadať. Jednotlivé marketingové údaje môžu byť systémom predplnené z bývalého hosťa, pokiaľ má hosť tieto údaje už uložené alebo môžu byť zadefinované ručne.

• Typ externého čísla a Externé číslo - Toto číslo môže slúžiť napr. na evidenciu čísla prichádzajúceho z iných systémov v spojitosti s daným obchodným prípadom. Pre odlíšenie skupín obchodných prípadov slúži Typ externého čísla, ktorý je možné preddefinovať v marketingovom číselníku.

• Parametre - súbor viacerých parametrov, ktoré nahrádzajú pôvodné zadávanie parametrov (VIP, Nefajčiar, Má psa) priamo vo formulári pobytu hosťa. Tieto parametre sa vzťahujú len na konkrétny pobyt hosťa. V prípade zakúpenej licencie modulu Stálych hostí je možné v číselníku marketingových parametrov dopĺňať aj vlastné parametre pre hostí. Novo vzniknuté parametre sú následne zobrazené v tomto náhľade a je možné využiť ich na podrobnejšiu kategorizáciu hostí.

• Kategórie - zoznam kategorizácií pobytu hosťa, ktorý nahrádza pôvodné zadávanie marketingových kategórií - Nábor a Druh pobytu. Zadávanie hodnôt pre tieto kategorizácie zostáva v platnosti, tj. po stlačení tlačidla vyberača systém ponúkne zoznam hodnôt pre príslušnú kategorizáciu. V prípade zakúpenej licencie modulu Stálych hostí je možné v číselníku marketingových kategorizácií dopĺňať aj vlastné kategorizácie. Nové kategorizácie hosťa sú následne zobrazené v tomto náhľade a je možné využiť ich pre podrobnejšiu kategorizáciu hostí.

záložka Skupina

Táto záložka je dostupná len v prípade, ak je hosť zaradený do skupiny a zobrazuje základné údaje o tejto skupine.

• Dátum nástupu - dátum nástupu skupiny, do ktorej hosť patrí
• Dátum odchodu - dátum odchodu skupiny
• Počet hostí - celkový počet hostí skupiny
• Číslo a názov sk. - používateľom zadefinované číslo a názov skupiny
• Priezv. vedúceho - priezvisko vedúceho
• Poznámka - poznámka ku skupine

záložka Parametre

Táto záložka obsahuje doplňujúce údaje o ubytovanom hosťovi a jeho pobyte.

• Budenie telefónom - parameter, ktorý sa slúži na upozornenie, že hosť požaduje budenie telefónom. V prípade aktívneho nastavenia, pokiaľ nastane čas budenia, na mape prehľadu a aj na formulári hosťa, je zobrazený smajlík.
• Opakované budenie - pamater, ktorý sa využíva najmä na identifikáciu
• Dátum a čas - dátum a čas budenia
• Práva PayTV - práva, ktoré má hosť nastavené pre systém PayTV, len pre zákazníkov s modulom PayTV
• Blokovaný telefón - povolenie/zákaz realizovať hovor z telefónu z izby, len pre zákazníkov so špeciálnym prepojením na ústredňu
• Jazyk komunikácie s hosťom - jazyk komunikácie s hosťom, Položka jazyk nám poskytuje evidenciu o tom, v akom jazyku náš hosť komunikuje. Výber vhodnej hodnoty je podporovaný pomocným menu.
• Stôl - parameter na evidenciu čísla stolu

záložka Info-hosť

Záložka zobrazuje obsahuje štatistické údaje o stálom/bývalom hosťovi a navyše v prípade zakúpenej licencie modulu Stálych hostí umožňuje priamo editáciu záznamu bývalého hosťa cez tlačidlo Hosť - v prípade, že pri príchode hosťa bol zvolený bývalý hosť.

Informácie o stálom hosťovi:

• Posledný pobyt - dátum posledného pobytu v zariadení
• Počet pobytov - celkový počet pobytov daného hosťa
• Počet nocí - celkový počet prenocovaní daného hosťa za všetky pobyty
• Priemerná dĺžka pobytu
• Suma naťažených položiek celkom - suma všetkých položiek, ktoré sú už naťažené na účet hosťa počas aktuálneho pobytu. Položky naťažuje pracovník recepcie - služby a tovary, systém počas dennej uzávierky - objednané služby, ubytovanie a miestny poplatok.
• Bez ubytovania a miestnych poplatkov - naťažená tržba za tento pobyt hosťa očistená o sumu ubytovania a miestnych poplatkov
• Ubytovanie a miestnych poplatkov - predpokladaná suma tržieb za ubytovanie počas aktuálneho pobytu hosťa
• Predpokladaná nezaúčtovaná tržba -

• Parametre hosťa - parametre, ktoré prislúchajú priamo bývalému hosťovi. Počas konkrétneho pobytu mu môžu byť priradené aj iné.
• Kategórie - marketingové kategórie, ktoré prislúchajú priamo bývalému hosťovi. Počas konkrétneho pobytu mu môžu byť priradené aj iné.