Hostia - Účet - Zálohová faktúra objednávky
Táto funkcia slúži na vystavenie zálohovej faktúru ku sólo objednávke hostí. Funkcia je prístupná len cez menu Hostia - Účet - Zálohová faktúra objednávky.
Po vyvolaní funkcie systém zobrazí zoznam všetkých zaevidovaných objednávok rozdelených po jednotlivých hosťoch. Zoznam je zoradený vzostupne podľa predpokladaného dátumu príchodu. Tak ako v ostatných zoznamoch, aj v tomto je možnosť zoradiť záznamy na základe iného kľúča. Jednoduchým kliknutím na hlavičku stĺpca sa záznamy v tabuľke zoradia zostupne alebo vzostupne podľa zvoleného stĺpca.
Po otvorení formulára je prednastavené zobrazenie aktívnych všetkých sólo objednávok zaevidovaných v systéme Horec. Vyhľadávanie objednávok v zozname je možné uľahčiť využitím filtrov. Filtre je možné použiť na dohľadanie objednávok podľa dátumu príchodu, priezviska hostí alebo evidenčného čísla objednávky - v prípade tzv. objednávky so záložkami systém dohľadá všetkých hostí z konkrétnej objednávky. Po nastavení filtrov je potrebné stlačiť tlačidlo Obnova pre načítanie nového zoznamu.
Do vyhľadávania objednávok je možné zahrnúť aj skupinové objednávky, a to pomocou prepínačov na ľavej strane formulára.
- sólo - systém zobrazí len sólo objednávky (predvolené nastavenie)
- zo skupín - systém zobrazí len objednávky zaradené do skupiny
- všetky - systém zobrazí všetky zaevidovane aktívne objednávky
Nastavenie týchto prepínačov si systém pamätá pri opakovanom otvorení formulára.
Voľba S faktúrou predstavuje jednoduchý filter. Po začiarknutí tejto voľby systém zobrazí len tie objednávky, ktoré majú zevidovanú aspoň jednu zálohovú faktúru. Túto voľbu si systém nezapamätá.
Po označení konkrétneho hosťa je možné stlačením tlačidla Pozri prezrieť informácie o danom hosťovi. Informačný formulár o hosťovi je v režime prezerania, položky nie je možné opravovať. Podrobný popis položiek formulára je dostupný na tejto stránke.
Po označení objednávky v zozname je vystavenie zálohovej faktúry vyvolané stlačením tlačidla Výber. Systém zobrazí účet hosťa, ktorý obsahuje všetky služby, ktoré by mal hosť počas pobytu čerpať. Nastavenie "Záloha s miestnym poplatkom Áno/Nie" je samozrejme rešpektovaná.
Predvolená suma zálohovej faktúry je suma za všetky položky daného hosťa. Pokiaľ je potrebné znížiť sumu zálohovej objednávky, toto je možné vykonať bežným spôsobom odloženia položiek - tlačidlá Del a Ins. Tieto odložené položky potom nevstupujú do zálohovej faktúry.
V prípade, že pracovník recepcie potrebuje zahrnúť do účtu dostať aj iné položky, musí to urobiť cez objedanie služieb danej objednávky napr. cez funkciu Objednávkový účet hosťa. Na účte zálohovej faktúry nie je možné objednať nové služby.
Upozorňujeme: Zálohový účet neumožňuje manuálne zmeniť sumu zvolených položiek. Po dokončení práce s položkami je možné prikročiť ku samotnému vygenerovaniu zálohovej faktúry. Po stlačení tlačidla Súhlas, systém otvorí formulár na výber odberateľa. Tohto je možné zadať manuálne alebo zvoliť zo zoznamu uložených odberateľov cez tlačidlo Odberatelia.
Po odsúhlasení odberateľa je potrebné odsúhlasiť dátumy pre faktúru.
Posledným krokom pred vystavením faktúry je výber šablóny pre účet. Systém Horec má uloženú jednu šablónu – Zálohová faktúra.
Po odsúhlasení šablóny systém vygeneruje zálohovú faktúru, ktorú je možné ihneď aj vytlačiť.
