Základné pojmy
Obsah
Objednávka všeobecne
Základnou činnosťou, ktorá je v systéme vykonávaná je objednávka. Objednávka je vlastne rezervácia pobytového priestoru v ubytovacom zariadení. Objednávka sa zvyčajne realizuje na konkrétne číslo izby, alebo len na plánovaný typ izby.
Rozlišujeme tri typy objednávok :
Sólo objednávka znamená, že užívateľ zaznamenáva objednávku na jednu konkrétnu izbu, pre jedného alebo viacerých hostí.
Skupinová objednávka je zvyčajne prijímaná na viacej izieb, pričom tieto majú uvedené spoločné meno vedúceho alebo firmy, na ktorú je objednávka zapísaná. Výhodou tejto funkcie je zjednodušená a rýchla práca s viacerými izbami naraz. Skupina však predstavuje iba akési zoskupenie (príznak) pre konkrétne objednávky. V prípade potreby však môžete pracovať samostatne s každou objednávkou v rámci skupiny. Skupina má ešte jednu vlastnosť, do jednej skupiny je možné zaradiť iba objednávky s rovnakým dátumom príchodu a odchodu.
Objednávka na typ izby je sólo objednávkou, ktorá nemá priradené konkrétne číslo izby iba žiadaný typ izby. Takáto objednávka sa používa v prípade, že ubytovacie zariadenie prijíma objednávky bez ohľadu na kapacitu hotela a izby prideľuje až pri príchode hostí. Výhodou tohto typu je voľnosť pri priraďovaní izieb v príchode. Naopak nevýhodou je možné riziko z prijatia objednávok nad kapacity hotela v prípade nesledovania aktuálneho stavu hotela.
Kontrakt
Kontrakt je objednávkou či už sólo alebo skupinovou, ktorá má jednu špeciálnu vlastnosť. Kontraktu sa dá nastaviť čas rušenia (resp. kroky rušenia). To v praxi znamená, že pokiaľ štandardná objednávka nenastúpi, systém ju zruší celú. Pokiaľ nebude vykonaný príchod kontraktu, denná uzávierka ruší vždy iba konkrétny deň za ktorý neprišiel, pričom ostatné dni objednávku na vybranú izbu zachováva.
Pobyt hosťa a jeho účet
Príchodom hosťa (hostí) sa realizuje zápis jeho profilu do systému a zároveň sa realizuje obsadenie pobytového priestoru daným hosťom. Profil hosťa nesie všetky potrebné informácie o hosťovi požadované pre správne a úplné vyplnenie domovej knihy, prípadne tlačiva hlásenia pobytu u zahraničných hostí, ale tiež ostatné informácie podľa potreby, napr.:
- rýchle poznámky recepcie,
- údaje o firme, na ktorú hosť bude chcieť vystaviť svoj záverečný účet,
- objednané služby, ktoré chce počas pobytu čerpať,
- ostatný popis hosťa, pre potreby recepcie (ľubovoľné informácie o extra požiadavkách hosťa, jeho potrebách, želaniach, spokojnosti – nespokojnosti a pod.),
- informácie o jeho zaplatených účtoch, zálohách,
- rôzne marketingové informácie a pod.
Funkcia príchodu hosťa otvorí hosťovi vlastný hotelový účet. To znamená, že pokiaľ sú napr. na dvojlôžkovej izbe ubytovaní dvaja hostia, každý z nich má vlastný účet. Tým je zabezpečené to, že užívateľ sa pri vystavovaní účtu môže ľubovoľne rozhodnúť, či chce účet za celú izbu alebo za každého hosťa samostatne.
Hosť verzus skupina
Rovnako ako pri objednávkach, tak aj pri ubytovaných hosťoch rozlišujeme dva typy hostí.
Sólo hostia sú hostia ubytovaný na jednej izbe, pričom je možné pracovať tak s celou izbou ako aj individuálne s konkrétnym hosťom na izbe.
Skupina hostí predstavuje hostí ubytovaných na viacerých izbách, pričom ich identifikátorom je okrem čísla izby aj zaradenie do konkrétnej skupiny. Práca so skupinou umožňuje pracovať naraz so všetkými hosťami skupiny (spoločný príchod, účet, odchod), ale aj samostatne s jednou izbou alebo jedným hosťom na izbe. Znamená to teda, že aj napriek tomu, že konkrétny hosť alebo izba je zaradená v skupine, užívateľ sa ľubovoľne rozhodne, či s hosťom (alebo izbou) bude pracovať samostatne alebo v rámci celej skupiny. Systém okrem toho ponúka pomocné funkcie, ako je zaradenie sólo hosťa do skupiny, vytvorenie skupiny zo sólo hosťa, vyradenie hosťa zo skupiny a pod.
Objednávka a rezervácia
V systéme rozlišujeme tieto pojmy, v našom prípade nejde o synonymá. Každý z výrazov je použitý jednak v tejto nápovedi aj v systéme zámerne. Objednávka je zaevidovaná požiadavka hosťa zaistenie hotelovej izby (izieb v prípade skupiny) v konkrétnom čase od-do. Rezervácia je zaevidovaná požiadavka hosťa na zaistenie miestnosti, priestoru, voľnočasových aktivít alebo ostatných služieb, ktoré hotel poskytuje. Nejedná sa o rezerváciu hotelovej izby !
„Externí hostia“
V našom ponímaní ide o hostí, ktorí využívajú všetky služby okrem ubytovania. Ubytovaním takéhoto hosťa vzniká jeho hotelový účet, ktorý je plnohodnotný a je naň možné účtovať tržby jednak z recepcie ale aj z ostatných odbytových stredísk. Hosť je v tomto prípade ubytovaný na externej izbe, z toho plynie ten názov hosťa. Túto funkciu je možné využiť napr. na evidovanie stálych hostí, ktorí majú otvorený účet na hoteli, pre evidenciu tržieb firemných a iných akcii a pod.
„Zmrazený účet“
Každý účet, ktorý obsahuje nezaplatené účtovné je potrebné na konci pobytu (pri odchode) vyrovnať. Zmrazený účet je výnimkou. Je to funkcia, ktorá umožňuje vykonať odchod hosťa aj napriek tomu, že nemá vyplatené položky na účte. V tomto prípade sa účet presunie do zmrazených účtov, kde čaká na svoje vyrovnanie. Využitie tejto funkcie je hlavne vtedy, keď potrebujete vykonať odchod hosťa bez zaplatenia (hosť odíde bez zaplatenia) alebo v prípade neskoršieho platenia hosťa po dennej uzávierke.
„Inverzný účet“
Je vlastne dobropisom a využíva sa vtedy, ak nie je možné urobiť zrušenie účtu, pretože je po dennej uzávierke. Inverzný účet predstavuje zrkadlo vybraného účtu, čím uľahčí prácu s dobropisovaním a vystavovaním nových opravených účtov. Podrobný popis práce s dobropisom nájdete v príslušnej časti manuálu XXX.
Mapa prehľadu izieb
Ide o grafické spracovanie stavu hotela (objednávok a hostí) s možnosťou priamej práce na tejto mape. Nachádza sa tu rozmiestnenie objednávok a ubytovaných hostí na izbách v konkrétnom čase. Získate tu informácie o ubytovaných hosťoch na jednotlivých izbách alebo informácie o ľubovoľnej objednávke na danú izbu. Pomocou rýchleho a jednoduchého presunu objednávky na inú izbu zabezpečí optimalizáciu rozmiestnenia objednávok. Rovnako umožní interaktívnu prácu so zobrazenými časťami (náhľad, zmenu, účet, príchod, odchod a pod.). To všetko v dômyselne zvolených farbách.
Mapa prehľadu poschodí
Grafické zobrazenie stavu hotela (voľných izieb, objednávok a ubytovaných hostí) ale z pohľadu poschodí v aktuálnom pobytovom dni. Prehľad je tvorený plošným pohľadom na konkrétne poschodia.
Mapa rezervácie priestorov
Prehľadná mapa ponúka grafické zobrazenie rezervácie ostatných priestorov zariadenia, služieb a pod. Okrem izieb je prostredníctvom tejto funkcie možné rezervovať aj iné priestory v zariadení (napr. kongresové miestnosti, wellness služby, športoviská a pod.), ďalšie poskytované služby (napr. požičiavaný inventár, športové potreby a pod.), personál .....
| Predchádzajúca stránka: [[]] | Návrat na: Manuál Horec | Nasledujúca stránka: Pobytový deň |
|---|
