Horec - Reporting - Domová kniha

Domová kniha

Domová kniha predstavuje zoznam hostí bývajúcich za definované obdobie. Vzhľadom na to, že v Horci nebolo doteraz jednoznačne zadefinované, čo predstavuje domová kniha, bola táto funkcia vyrobená nanovo ako prienik viacerých výstupných zostáv a funkcií. V budúcnosti má domová kniha ambíciu nahradiť niektoré funkcie z menu Informácie -> Hostia a takisto množstvo zostáv dostupných cez Informácie -> Hotel -> Zostavy -> Nová.

Veľká variabilita vstupných parametrov a škálovateľnosť zobrazovaných dát spolu s využitím ExpressQuantum gridov radia domovú knihu medzi plnohodnotné štatistické nástroje. Poskytuje aj vysokú mieru customizovateľnosti prostredníctvom tvorby a ukladania vlastných zostáv, čo je výhodné napríklad pri príprave podkladov k platbe miestnych daní, ktoré sa riadia vyhláškami a VZN.

Vstupné parametre

Prvým krokom pred zobrazením samotných údajov je nastavenie vstupných parametrov. Pre toto nastavenia bol vytvorený samostatný formulár, kde je možné jednotlivé údaje navoliť a podľa toho sú následne zobrazené samotné dáta. Tieto vstupné parametre je možné chápať ako filtre, ktoré obmedzujú množinu zobrazených údajov.

Vhodnými kombináciami vstupných parametrov je možné zobraziť presne také množiny dát, ako sú aktuálne dostupné v menu Informácie -> Hostia a takisto množstvo zostáv dostupných cez Informácie -> Hotel -> Zostavy -> Nová. Jednotlivé nastavenia vstupných filtrov je možné ukladať ako tzv. zostavy, viacej o tvorbe vlastných zostáv je v odseku nižšie. Do budúcna budú zapracovaná aj tzv. systémové zostavy, ktoré budú vychádzať z existujúcich formulárov a zostáv v systéme Horec.

Popis parametrov:

• Hostia - výber hostí
  • všetci - všetci hostia bez ohľadu na štát. Toto je aj predvolená hodnota tohto parametra.
  • domáci - len hostia, ktorí majú v pobyte zapísaný štát, označený ako domáci
  • cudzinci - všetci hostia okrem domácich
  • vízoví - všetci hostia zo štátov, ktoré majú v číselníku štátov vyznačenú vízovú povinnosť
• Aj externí - príznak povolených/zakázaných externých hostí - pre každé jedno zobrazenie zostavy je možné rozhodnúť, či sa budú zobrazovať aj externí hostia
• Mark. kategorizácie - výber marketingových kategorizácií, ktoré sa budú pre jednotlivých hostí zobrazovať. Pre každú označenú kategorizáciu pribudne vlastný stĺpec, kde je zapísaná hodnota. Ak hosť nemá vyplnenú danú mak. kategorizáciu, potom je pole prázdne
• Mark. parametre - výber parametrov, ktoré sa budú zobrazovať vo výstupnej zostave. Pre každý jeden parameter pribúda osobitný stĺpec, ktorý je buď prázdny alebo zafajknutý podľa nastavenia daného mark. parametra.
• Ubytovaní - tento parameter striktne obmedzí zobrazený zoznam hostí len na tých, ktorí sú aktuálne ubytovaní. Po výbere tohto parametra sa deaktivujú dátumové filtre.
• Aj v čiastočnom odchode - tento parameter zapína/vypína zobrazenie zoznamu hostí v čiastočnom odchode. Po výbere tohto parametra sa deaktivujú dátumové filtre.
• Typ dátum. filtra -
  • Pobyt v období - celý pobyt hosťa musí spadať do zvoleného intervalu dátumov
  • Príchod v období - príchod hostí musí spadať do zadaného intervalu dátumov. Pri zadaní totožných dátumov od-do je možné vyfiltrovať konkrétny dátum príchodu.
  • Odchod v období - odchod hostí musí spadať do zadaného intervalu dátumov. Pri zadaní totožných dátumov od-do je možné vyfiltrovať konkrétny dátum odchodu.
• Dátum - výber intervalu dátumov.

Výstupná zostava

Po odsúhlasení vstupných parametrov sa zobrazí formulár s výstupnými údajmi. V závislosti od intervalu dátumov môže zobrazenie trvať aj niekoľko desiatok sekúnd, používateľ je však informovaný progress barom. Výsledné dáta sú zobrazené v ExpressQuantum gride, čo poskytuje možnosť ďalšej práce so zobrazenými údajmi. K dispozícii je množstvo filtrov, zoskupenie údajov aj jednoduché matematické operácie ako súčet alebo počet. Podrobný popis jednotlivých dostupných funkcií v tomto gride nájdete v kapitole Práca s ExpressQuantum gridom.

Pri prvom použití tejto funkcie sú zobrazené všetky dostupné stĺpce, tieto je však možné podľa potreby pre vyššiu prehľadnosť skryť a následne zobraziť.

Väščina stĺpcov má samopopisné názvy, nižšie v texte sú vysvetlené len stĺpce, ktoré sa týkajú tržieb hostí.

Tržby

• Zaplatené - predstavujú všetky tržby, ktoré ubytovaný hosť zaplatil. Tieto tržby sú rozdelené do viacerých stĺpcov podľa nižšie definovaných pravidiel.
• Nezaplatené tržby - predstavujú položky, ktoré už boli naťažené na účet ubytovaného hosťa, ale ešte neboli zaplatené.
• Predpokladané tržby - predstavujú položky, ktoré naťažia denné uzávierky v budúcnosti. V prípade použitia funkcie Do odchodu má tento stĺpec nulovú hodnotu.
• Celkom - celkové tržby.

Rozdelenie tržieb

• UBY - ubytovanie podľa nastavenia Raster ubytovacích služieb v nastaveniach systému Horec
• STR - stravovanie podľa nastavenia Raster stravovacích služieb v nastaveniach systému Horec
• OST - ostatné zaplatené položky okrem miestnych poplatkov, ubytovania a stravovania
• SUM - celková suma zaplatených položiek bez miestnych poplatkov
• MP - miestne poplatky

Zľavy

• Zľavy - UBY - zľavy pre položky, ktoré majú raster ubytovacích služieb
• Zľavy - STR - zľavy pre položky, ktoré majú raster stravovacích služieb
• Zľavy - OST - zľavy na položky z ostatných rastrov

Ukladanie vlastných zostáv

Ide o spoločnú funkcie pre celý modul Reporting - slúži na tvorbu vlastných skupín vstupných parametrov pre jednotlivé výstupné zostavy. Takisto pre jednotlivé zostavy zostávajú zapamätané poradie stĺpcov, zobrazenie stĺpcov aj nastavenie zoskupení cez funkciu group by. Neukladajú sa nastavenia dátumových filtrov, tie sa vždy riadia aktuálnym kalendárnym dátumom.

Vytvorenie hodnej zostavy pozostáva z niekoľkých krokov - tieto kroky nie sú povinné, ide len o všeobecný príklad toho, čo ExpressQuantum gridy umožňujú:

• prvým krokom pre vytvorenie vlastnej zostavy je voľba vhodných filtrov - táto časť je popísaná v odseku Vstupné parametre. Pri uložení zostavy zostanú zapamätané všetky nastavené filtre okrem intervalu dátumov.
• druhým krokom je skrytie nepotrebných stĺpcov - po kliknutí na hlavičku stĺpca pravým tlačidlom myši je potrebné z popup menu zvoliť Remove this column. Pokiaľ je naopak potrebné niektoré stĺpce zobraziť, slúži na to funkcia Field chooser, dostupná v tom istom popup menu. Upozorňujeme, že zostava si pamätá skryté aj zobrazené stĺpce - pokiaľ však pribudnú nové stĺpce, napr. po pridaní nového marketingového parametra tieto nové stĺpce sa automaticky nastavia ako zobrazené.
• tretím krokom je nastavenie grupovania položiek - pri domovej knihe napríklad podľa jednotlivých marketingových kategorií. Pre zoskupenie údajov podľa zvoleného stĺpca stačí potiahnuť hlavičku stĺpca do žltého poľa v hlavičke formulára. Ak žlté pole nie je zobrazené, potom je ho možné vyvolať cez funkciu v popup menu - voľba Group by box
• štvrtým krokom je prípadne aj nastavenie medzisúčtov

Po nastavení výstupnej zostavy do požadovanej formy je možné túto zostavu uložiť. Slúžia na to tlačidlá na ľavej strane formulára.

• Uložit - pri prvotnom uložení novej zostavy má tu istú funkciu ako tlačidlo Uložiť ako. Následne slúži na uloženie zmien na už existujúcej zostave. Ak je potrebné vytvoriť novú zostavu z existujúcej, potom je pre uloženie potrebné použiť tlačidlo Uložiť ako. Pri ukladaní je možné zvoliť, či bude zostava verejná - dostupná pre všetkých používateľov systému Horec alebo súkromná - dostupná len pre používateľa, ktorý zostavu vytvoril.
• Uložiť ako - tlačidlo pre uloženie novej zostavy. Využíva sa pri vytváraní novej zostavy modifikáciou existujúcej. Opätovne je možné zvoliť, či bude zostava verejná - dostupná pre všetkých používateľov systému Horec alebo súkromná - dostupná len pre používateľa, ktorý zostavu vytvoril.
• Vymazať - tlačidlo slúži na vymazanie vlastných uložených zostáv.

Vlastné zostavy je možné zobraziť tak, že v okne, kde sa definujú vstupné parametre, je z vyberača rovno zvolená zostava. Ak nie je zostava viditeľná, môže byť problém aj s nastavením, zdieľania.