BlueGastro - Spoločné stravovanie - Akcie objednávky jedál

Nová objednávka

Funkcia „Nová objednávka“ vám umožní vytvoriť novú objednávku, v ktorej je možné nadefinovať všetky tovary, jedlá a služby, ktoré váš zákazník odobral a umožní ich odbyt zo strediska.

Vytvorenie novej objednávky je možné vykonať dvoma spôsobmi. Je možné vytvoriť úplne novú objednávku, alebo nakopírovať položky z už vytvorenej objednávky. Pri vytvorení úplne novej objednávky zadajte hlavičku objednávky (dátum, stredisko, odberateľa, atď.) a pokračujte tlačidlom „Súhlas“ na zadávanie položiek objednávky. Ak si želáte nakopírovať položky z už vytvorenej objednávky stlačte tlačidlo „Výber“ na ľavej strane okna“ a vyberte objednávku z ktorej sa majú položky novej objednávky naplniť. Potom zadajte hlavičku objednávky (dátum, stredisko, odberateľa, atď.) a pokračujte tlačidlom „Súhlas“ do samotnej objednávky. Po otvorení okna sa zobrazia nakopírované položky z pôvodnej objednávky, ktoré môžete rýchlo upraviť. Funkcia kopírovania objednávok sa využíva hlavne pri tvorbe objednávok na raňajky alebo pri veľmi podobných objednávkach, kde stačí urobiť úpravu niektorým položkám.

Pri zadávaní úplne novej objednávky postupujte nasledovne:

• Zvoľte príslušnú funkciu v menu Spoločné stravovanie – Akcie objednávky jedál – Nová objednávka
• Zadajte dátum objednávky (pri viacdňových objednávkach treba zadať posledný dátum realizácie objednávky)
• Napíšte názov objednávky (ľubovoľný identifikátor)
• Vyberte „pripravujúce stredisko“ (tu sa zadáva odbytové stredisko, ktoré bude preddefinované pre objednávku)
• Vyberte odberateľa. Objednávku je možné vytvoriť aj bez odberateľa, ak však odberateľa zadáte tak odpis tovarov sa uskutoční na konkrétneho odberateľa, ktorý je nadefinovaný v systéme pričom v budúcnosti bude možné zistiť koľko tovarov v nákupných cenách bez DPH odberateľ odobral. V prípade, že odberateľa nemáte je možné ho zadať, kapitola Firmy
• Určite či sú jednotkové ceny s DPH alebo bez DPH. Podľa toho za vytvorí daňová rekapitulácia dodacieho listu, ktorý je možné z objednávky vytlačiť.
• Ak máte pripravenú hlavičku objednávky pokračujte tlačidlom súhlas na samotné zadávanie položiek do objednávky
• Do objednávky je možné zadávať tovary, jedlá, služby, alebo PLU z pokladne. Jednotlivé zdroje položiek je možné navzájom kombinovať.
• Po otvorení okna „objednávky – položky“ zvoľte žiadaný zdroj položky stlačením príslušného tlačidla navej strane okna. Vyhľadajte žiadanú položku z príslušného číselníka a záznam potvrďte.
• Zadajte predajnú cenu položky. Predajnú cenu položky v objednávke je možné zadávať ručne. Predajná cena môže byť predplená automaticky ak tovar, jedlo alebo služba má

naplnenú cenovú hladinu pre dané stredisko. Predajnú cenu PLU je možné vybrerať z rôznych pokladní. Stačí v políčku „predajná cena“ otvoriť vyberač cien a vybrať žiadanú cenu.

• Zadajte množstvo položky
• Vyberte odbytové stredisko. Odbytové stredisko je stredisko, z ktorého sa budú odpisovať položky. Odbytové stredisko je automaticky predplnené podľa strediska, ktoré bolo vybrané do hlavičky objednávky
• Zadajte typ položky. Typ položky nieje povinný údaj a je nutné ho zadávať iba za predpokladu, že si želáte rozdeliť položky objednávky podľa gastronomických pravidiel servírovania. Viac sa dozviete v kapitole Typy položiek
• Vyberte udalosť položky. Udalosť položky je nepovinný údaj a je ho nutné zadávať iba ak si prajete položky objednávky rozdeliť podľa času a dátumu servírovania. Ak položky budú mať zadané udalosti, tak položky budú podľa udalostí zotriedené a na tlačových zostavách bude presne vidieť zadaná hlavička udalosti. Jednotlivé udalosti je nutné do objednávky vložiť pomocou tlačidla „Udalosti na ľavej strane okna“ Každej udalosti treba určiť:

• poradie – poradové číslo v rámci celej objednávky
• udalosť – vyberá sa z číselníka udalostí (obed, večera, občerstvenie)
• priestor – miesto kde sa udalosť bude odohrávať
• dátum – dátum realizácie (servírovanie) udalosti
• čas od – do – čas podávania
• počet osôb – počet osôb (zákazníkov) zúčastňujúcich sa na udalosti

Viac o číselníku udalostí a číselníku priestorov sa dozviete v kapitole Typy udalostí a Priestory.

• Ak máte zadané všetky potrebné údaje položky, nezabudnite ju zapísať príslušným tlačidlo na pravej strane formuláru
• Pri zadávaní ostatných položiek objednávky postup opakujte až dovtedy dokým nebudete mať nahrané všetky potrebné položky
• Po nahraní položiek je nutné objednávku ukončiť. Objednávku je možné ukončiť dvoma spôsobmi:

• odsúhlasením – v prípade ak objednávku odsúhlasíte, ponúkne sa Vám pre tlač samotná tlačová zostava objednávky a objednávka sa uloží medzi objednané akcie, kde v nej môžete kedykoľvek pokračovať.
• spracovaním – vytvorí sa odpis tovarov na odbytových strediskách a po odbytovaní sa tovary odpíšu. Objednávka získa stav spracovaná a nájdete ju v menu Spoločné stravovanie – Akcie objednávky jedál – Spracované, kde si ju môžete prezerať, tlačiť z nej objednávkové zostavy a dodacie listy.

Poznámky do objednávok:

Každej objednávke je možné pridať poznámku. Poznámku je možné pridať iba objednávke, nie samotným položkám. Poznámku sa zadáva nasledovne:

• Otvorte objednanú alebo novú objednávku
• Vo vrchnej časti okna kliknite na záložku poznámka
• Napíšte ľubovoľný text poznámky a objednávku odsúhlaste

Poznámka bude viditeľná iba na tlačovej zostave objednávky pre personál, nie v dodacom liste.

Aktualizovanie cien objednávky:

Vzhľadom na to, že objednávky je možné plánovať na dlhšie časové obdobie dopredu, môže sa stať, že v čase od naplánovania do spracovania objednávky sa zmenia predajné respektíve kalkulačné ceny zadaných položiek. Zmenu cien môžete spozorovať na spodnej strane okna objednávky kde je zmena ceny zobrazená ako text červenou farbou.

Objednávka vás upozorní na zmenu predajných cien ak ste využili pri tovaroch, jedlách a službách cenu z niektorej cenovej hladiny, prípade pri PLU ak ste využili predajnú cenu z pokladne. Aktualizovanie predajných cien vykonáte pomocou tlačidla „prepočet predajnej ceny“ na ľavej strane okna objednávky.

Objednávka vás upozorní na zmenu kalkulačných cien v prípade, že sa zmenila nákupná cena tovaru, ktorá je úzko naviazaná na kalkulačnú cenu. Aktualizáciu kalkulačnej ceny tovaru je možné vykonať pomocou tlačidla „prepočet kalkulačných cien“ na ľavej strane formuláru objednávky.

V prípade, že ste vykonali aktualizáciu ktorejkoľvek ceny upozornenie sa stratí. Nezabudnite však objednávku odsúhlasiť, aby sa všetky zmeny zapísali.

Tlačové zostavy objednávky:

Objednávka ponúka niekoľko možností výpisu tlačovej zostavy:

• Výrobný plán – výrobný plán je určený pre pracovníkov výrobných stredísk a skladov. Obsahuje podrobný rozpis surovín s čistým a hrubým množstvom a s aktuálnou zásobou na stredisku za jednotlivé tovary a výrobky
• Výrobný plán sumár – obsahuje sumárny rozpis surovín, ktorý je nutný na výrobu celej objednávky
• Objednávka jedla – jednoduchá objednávka tovarov, jedál a služieb, ktorá sa dá použiť ako dispozícia pre personál
• Objednávka jedla po typoch – objednávka tovarov, jedál a služieb s rozpisom položiek zotriedených podľa gastronomických pravidiel servírovania.
• Objednávka jedál po udalostiach – objednávka tovarov, jedál a služieb s rozdelenými položkami podľa dátumu a času servírovania a podľa gastronomického poradia servírovania
• Dodací list – dodací list sa používa ako príloha ku faktúre. Je možné ju použiť pre odsúhlasenie odberu položiek s odberateľom poprípade ako cenová ponuka
• Dodací list po typoch – dodací list s rozdelenými položkami podľa gastronomického poradia servírovania
• Dodací list po udalostiach – dodací list tovarov, jedál a služieb s rozdelenými položkami podľa dátumu a času servírovania a podľa gastronomického poradia servírovania

Spracovanie objednávok:

Pri spracovaní objednávky postupujte nasledovne:

• Otvorte objednávku
• Stlačte tlačidlo „spracovanie“ na ľavej strane okna. Ak dáte objednávku spracovať tak sa položky objednávky zmenia podľa priradenia a zadaného pomeru na tovary alebo suroviny, ktoré sú obsiahnuté v receptúrach. Taktiež uvidíte aktuálnu zásobu tovarov na

odbytovom stredisku, vypočítanú spotrebu podľa počtu predaných kusov a zostatok po odpise. V prípade, že sa každodenne nenahrávajú skladové doklady (nákupy, presuny medzi strediskami atď.), alebo sú prenormované receptúry, prípadne zle zadané pomery medzi PLU a tovarom môže sa stať, že tovar nebude mať stav zásob. V takomto prípade je možné vykonať nasledovné zmeny v odbyte o Nahradenie – nahradí tovar za iný žiadaný tovar. Ak nahrádzate tovar za iný tovar a zapnuté ukladanie zmien do alternatív, tak sa automaticky naplní číselník

alternatív tovarov na odbyt ďalší krát už budete môcť použiť automatické zmeny

• Zmena spotreby – je možné zmeniť množstvo odpisovaného tovaru
• Zrušenie – vymaže úplne položku z odbytu
• Nová surovina – pridá akúkoľvek žiadanú položku do odbytu
• Zmena strediska – množstvo tovaru sa po zmene odpíše z iného vybraného strediska
• Automatické zmeny – automaticky nahradí všetky tovary, ktoré nemajú zásobu za priradené alternatívne tovary

• Ak sa aj napriek zámenám nachádzajú v odbyte tovary so záporným zostatkom môžete objednávku spracovať. Tieto tovary sa odložia do neodpísaných tovarov, s ktorými môžete pracovať neskôr.
• V prípade že ste s odpisom spokojný, aktivujte tlačidlo „Odbytovať“. Tovary, ktoré bolo možné odpísať zo stredísk sa vám vypíšu v tlačovej zostave.

Ak ste urobili zmeny v odpise objednávky a je nutné vrátiť sa na pôvodné hodnoty pred spracovaním, tak stlačte tlačidlo „Prepočet“ v okne tovary na odbyt. Prepočet je možné použiť aj v prípade, že nájdete v odbyte chybu. V takomto prípade, opravte zdroj nesprávneho výsledku t.j. pomer medzi PLU a tovarom alebo suroviny v receptúre a odbyt dajte prepočítať.

Ak je objednávka vyodbytovaná prejde zo stavu objednaná do stavu spracovaná.

Položky objednávky je možné kedykoľvek opravovať, pridávať nové položky respektíve vymazávať existujúce položky.

Objednané

V objednaných objednávkach nájdete tie objednávky, ktoré ste si obložili odsúhlasením. Objednávku je možné kedykoľvek vybrať a následne v nej pokračovať respektíve opravovať jednotlivé položky v objednávke. Objednávka ostane medzi objednanými až dovtedy, kým nebude vymazaná alebo spracovaná (vyodbytovaná t.j. odpísaná).

Vymazanie objednávky je veľmi jednoduché. Stačí zvoliť funkciu „Objednané“ v menu Spoločné stravovanie – Akcie objednávky jedál. Po otvorení okna s objednávkami sa nastavte na žiadanú objednávku a stlačte tlačidlo vymazať.

V prípade, že si želáte v objednávke pokračovať zvoľte „Objednané“ v menu Spoločné stravovanie – Akcie objednávky jedál. Po otvorení okna s objednávkami sa nastavte na žiadanú objednávku a stlačte tlačidlo „Výber“. Objednávka sa otvorí a môžete ju ľubovoľne dopĺňať alebo opravovať položky, ceny a podobne.

Spracované

Medzi spracované objednávky sa zaraďujú všetky objednávky, ktoré sú vyodbytované (t.j. odpísané zo strediska). Spracované objednávky si môžete kedykoľvek pozrieť (tlačidlo Výber), prípadne vytlačiť zostavy z objednávky (tlačidlo Výpis vo vybratej objednávke).

V prípade, že v spracovanej objednávke respektíve odbyte nájdete chybu, spracovanú objednávku môžete stornovať (tlačidlo Storno). Týmto úkonom sa stornujú aj odbytové doklady a objednávka znovu prejde do stavu nespracovaný (menu Spoločné stravovanie – Akcie objednávky jedál – Objednané). Ak je objednávka v menu Objednané môžete ju opätovne upravovať a nanovo spracovávať.