Práca s formulárom - Príchod hostí
Táto kapitola popisuje prácu s formulárom príchodu hostí.
V jednotlivých sekciách sú podrobne popísané kroky ako zvoliť hostí z bývalých, z objednávky alebo ako objednať prichádzajúcemu hosťovi služby.
Načítanie hosťa z bývalých
Túto funkciu je možné využiť, pokiaľ prichádzajúci hosť už niekedy bol v zariadení ubytovaný. Systém eviduje po určitú dobu (podľa nastavenia systému) údaje tzv. bývalých hostí Po stlačení tlačidla Bývalí systém otvorí zoznam bývalých hostí. Údaje v tomto formulári sú zotriedené podľa abecedy zostupne.
Vo formulári je možné využiť filtre pre vyhľadávanie na základe priezviska alebo dátumu narodenia. Pre uľahčenie hľadania priezviska je možné využiť nastavenia na ľavej strane formulára:
- hľadanie bez diakritiky - toto nastavenie zapína a vypína rozlišovanie diakritiky pri vyhľadávaní. Pokiaľ nie je v ubytovacom zariadení záväzne stanovené, či sa diakritika používa alebo nie, je vhodné toto nastavenie vypnuť (zrušiť označenie v checkboxe)
- prefixové hľadanie - toto nastavenie zodpovedá za vyhľadávanie zadaného reťazca na začiatku alebo v strede priezviska. Pokiaľ je checkbox začiarknutý, systém vyhľadá iba tie priezviská, ktoré začínajú na zadaný reťazec. Pri vypnutom nastavení, systém vyhľadá všetky záznamy, ktoré daný reťazec obsahujú, či už na začiatku alebo v strede výrazu.
Po nastavení parametrov filtra je potrebné stlačiť tlačidlo Obnova pre opätovné načítanie upraveného zoznamu.
V zozname bývalých hostí je možné prezerať údaje bývalých hostí. Po stlačení tlačidla Pozri sa zobrazí neaktívny formulár s údajmi o bývalom hosťovi. Táto funkcia slúži na overenie údajov daného hosťa, aby nedošlo k zámene najmä pri zhode priezviska bývalých hostí.
Po zvolení správneho hosťa zo zoznamu je možné zapísať jeho údaje do formulára príchodu stlačením tlačidla Výber.
Načítanie hosťa z objednávky
Túto funkciu je možné využiť pokiaľ vykonávate príchod hosťa, ktorý má v systéme zaevidovanú objednávku. Štandardne sa v prípade objednaného hosťa, ktorý nastupuje v rovnaký deň ako je dátum príchodu v objednávka, využíva funkcia Príchod objednaných hostí. Po stlačení tlačidla Objednávka systém otvorí zoznam objednávok s príchodom v aktuálny pobytový deň. Údaje v tomto formulári sú zotriedené podľa abecedy zostupne.
Vo formulári je možné využiť filtre pre vyhľadávanie na základe priezviska alebo evidenčného čísla objednávky. Po nastavení parametrov filtra je potrebné stlačiť tlačidlo Obnova pre opätovné načítanie upraveného zoznamu.
V zozname objednávok je možné prezerať konkrétne objednávky. Po stlačení tlačidla Pozri sa zobrazí neaktívny formulár zvolenej objednávky. Táto funkcia slúži na overenie údajov daného hosťa, aby nedošlo k zámene napr. pri zhode priezviska objednaného hosťa.
Po zvolení správneho objednávky zo zoznamu je možné zapísať údaje hosťa do formulára príchodu stlačením tlačidla Výber.
Objednanie služieb
Pri príchode hosťa je možné objednať služby, ktoré bude hosť počas pobytu čerpať. Je potrebné uvedomiť si, že pokiaľ zvolený cenový profil obsahuje aj balík služieb (napr. polpenziu), tieto služby už nie je potrebné osobitne objednávať.
Okrem príchodu externých hostí nie je potrebné osobitne objednávať ubytovanie a miestny poplatok. Každodenné účtovanie týchto dvoch služieb zabezpečuje priamo systém Horec a to na základe zvoleného cenového profilu resp. individuálnej ceny a nastavenia miestneho poplatku.
Prostredníctvom tohto tlačidla je možné objednať platené či neplatené služby na celý pobyt alebo na časť pobytu.
Po stlačení tlačidla Služby sa otvorí formulár Objednané služby, prostredníctvom ktorého je možné objednať služby a následne tieto aj upravovať pre daného hosťa.
Tento formulár už môže obsahovať služby, tieto však nie je možné opravovať, nakoľko tieto sa riadia priamo cenovým profilom.
Popis jednotlivých polí
- Kód služby setu - kód a názov z číselníka služieb, príp.balíkov služieb
- Prvý pobytový deň - deň príchodu hostí
- Posledný pobytový deň - deň odchodu hostí, toto pole je neaktívne (nie je možné ho zmeniť), ak je služba nastavená ako trvalá
- Čas poskytovania - nepovinná informácia o čase čerpania služby
- Poznámka - pole na zaznačenie doplnkovej informácie
- Počet - počet čerpaných služieb na deň, t.j. koľkokrát za deň bude daný hosť službu čerpať
- Poskytovaná po polnoci - parameter, ktorý
- Trvalá služba - tento parameter riadi. Ak je služba nastavená ako trvalá, v stĺpci St. je služba označená hodnotou *.
- Platená služba - parameter, ktorý určuje, či bude služba hosťovi účtovaná. Ak je parameter nastavený na hodnotu Nie, potom bude hosť čerpať bezplatne. V tomto prípade je v stĺpci St. služba označená hodnotou #.
Práca s formulárom
Objednanie nových služieb je možné cez tlačidlo Ins Nový. Po stlačení tohto tlačidla je aktívna horná časť formulára objednávaných služieb. Službu alebo balík služieb je možné zapísať manuálne (je však potrebné poznať kód z číselníka služieb/balíkov) alebo vybrať zo zoznamu, ktorý systém ponúkne po stlačení tlačidla vyberača 
.
Po zvolení služby je potrebné nastaviť parametre danej služby - trvanie, účtovanie, čas poskytovania. Na základe týchto nastavení bude systém naťažovať objednanú službu na účet ubytovaného hosťa.
Oprava objednaných služieb je možná cez tlačidlo Oprava. Upozorňujeme, že služby, ktoré boli naťažené v rámci cenového profilu nie je možné opravovať. Pri takýchto službách je samotné tlačidlo Oprava neaktívne (zasivené).
Prezeranie objednaných služieb je možné cez tlačidlo Pozri. V tomto režime sú jednotlivé polia neaktívne a nastavenia služby nie je možné meniť.
Vymazanie objednaných služieb je možné cez tlačidlo Del Vymazať. Systém umožňuje vymazanie iba služieb, ktoré neboli objednané v rámci cenového profilu. Pri službách objednaných prostredníctvom cenového profilu je tlačidlo del Vymazať neaktívne (zasivené).
