Horec - Reporting - Objednávky

Zoznam objednávok vychádza z existujúceho formulára Všetky objednávky s nástupom hostí, ktorý je dostupný v menu Informácie -> Objednávky -> Všetky. Ide o detailný prehľad objednávok vrátane informácií o skladbe lôžok, vekovej hladine hostí, stave jednotlivých objednávok a ďalších údajov, ktoré boli doteraz dostupné len cez prezeranie konkrétnych objednávok. Upozorňujeme: Prehľad nezobrazuje jednotlivých hostí objednávky - tj. bez ohľadu na to, či sú v objednávke viaceré záložky alebo nie je objednávke v zozname zobrazená len raz.

Vstupné parametre

Prvým krokom pred zobrazením samotných údajov je nastavenie vstupných parametrov. Pre toto nastavenia bol vytvorený samostatný formulár, kde je možné jednotlivé údaje navoliť a podľa toho sú následne zobrazené samotné dáta. Tieto vstupné parametre je možné chápať ako filtre, ktoré obmedzujú množinu zobrazených údajov.

Vhodnými kombináciami vstupných parametrov je možné zobraziť presne také množiny dát, ako sú aktuálne dostupné v menu Informácie -> Hostia a takisto množstvo zostáv dostupných cez Informácie -> Hotel -> Zostavy -> Nová. Jednotlivé nastavenia vstupných filtrov je možné ukladať ako tzv. zostavy, viacej o tvorbe vlastných zostáv je v odseku nižšie. Do budúcna budú zapracovaná aj tzv. systémové zostavy, ktoré budú vychádzať z existujúcich formulárov a zostáv v systéme Horec.

Popis parametrov:

• Typ dátum. filtra - výber dátumu, podľa ktorého budú objednávky vyhľadané
  • Pobyt v období - celý budúci pobyt spadá do zvoleného intervalu dátumov
  • Príchod v období - príchod hostí musí spadať do zadaného intervalu dátumov. Pri zadaní totožných dátumov od-do je možné vyfiltrovať konkrétny dátum príchodu.
  • Odchod v období - odchod hostí musí spadať do zadaného intervalu dátumov. Pri zadaní totožných dátumov od-do je možné vyfiltrovať konkrétny dátum odchodu.
  • Vytvorená v období - dátum vytvorenia objednávky musí spadať do zadaného intervalu.
  • Zmenená v období - dátum zmeny objednávky musí spadať do zadaného intervalu.
  • Zrušená/Vyradená v období - dátum zrušenia objednávky musí spadať do zadaného intervalu.
• Stav objednávky - výber stavu objednávky. Pre zobrazenie údajov je potrebné zvoliť aspoň jeden z dostupných stavov.
  • Aktívna zaradená
  • Aktívna na typ izby
  • Nastúpená - objednávka, z ktorej je už minimálne jeden hosť spríchodovaný. Medzi tieto objednávky spadajú aj tie, kedy po nástupu jedného hosťa obsluha objednávku manuálne zruší alebo je zvyšok nenastúpenej objednávky vyradený dennou uzávierkou.
  • Vyradená - objednávka vyradená dennou uzávierkou
  • Zrušená - objednávka manuálne zrušená obsluhou.
• Počítať tržby - parameter, ktorý je možné zapnúť/vypnúť prepočet tržieb. Je potrebné uvedomiť si, že pri väčšom časovom intervale môže výpočet tržieb trvať aj niekoľko minút.
• Tržby bez DPH - parameter, ktorý určuje, či sa budú zobrazovať tržby s DPH alebo bez DPH. Tento parameter je možné zapnúť len v prípade, že je zapnutý prepočet tržieb.
• Mark. kategorizácie - výber marketingových kategorizácií, ktoré sa budú pre jednotlivých vlastníkov objednávky zobrazovať. Pre každú označenú kategorizáciu pribudne vlastný stĺpec, kde je zapísaná hodnota. Ak hosť nemá vyplnenú danú mak. kategorizáciu, potom je pole prázdne
• Mark. parametre - výber parametrov, ktoré sa budú zobrazovať vo výstupnej zostave. Pre každý jeden parameter pribúda osobitný stĺpec, ktorý je buď prázdny alebo zafajknutý podľa nastavenia daného mark. parametra.

Výstupná zostava

Po odsúhlasení vstupných parametrov sa zobrazí formulár s výstupnými údajmi. V závislosti od intervalu dátumov môže zobrazenie trvať aj niekoľko desiatok sekúnd, používateľ je však informovaný progress barom. Výsledné dáta sú zobrazené v ExpressQuantum gride, čo poskytuje možnosť ďalšej práce so zobrazenými údajmi. K dispozícii je množstvo filtrov, zoskupenie údajov aj jednoduché matematické operácie ako súčet alebo počet. Podrobný popis jednotlivých dostupných funkcií v tomto gride nájdete v kapitole Práca s ExpressQuantum gridom.

Pri prvom použití tejto funkcie sú zobrazené všetky dostupné stĺpce, tieto je však možné podľa potreby pre vyššiu prehľadnosť skryť a následne zobraziť.

Väščina stĺpcov má samopopisné názvy, nižšie v texte sú vysvetlené len stĺpce, ktoré sa týkajú predpokladaných tržieb a záloh.

• Zálohy prijaté - suma všetkých záloh, ktoré boli prijaté na danú objednávku
• Vrátené zálohy - suma záloh, ktoré boli vrátené hosťom, tj, vyplatené

Predpokladané tržby - ide o predbežný výpočet tržieb na základe ceny za ubytovanie a objednaných služieb. Tieto tržby nezahŕňajú položky, ktoré hosť z objednávky už zaplatil cez objednávkový účet.

• Tržby - suma tržieb za celú dĺžku pobytu
• Tržby int. - suma tržieb za časový interval zvolený pri zadávaní vstupných parametrov

Rozdelenie tržieb

• UBY - ubytovanie podľa nastavenia Raster ubytovacích služieb v nastaveniach systému Horec
• STR - stravovanie podľa nastavenia Raster stravovacích služieb v nastaveniach systému Horec
• OST - ostatné zaplatené položky okrem miestnych poplatkov, ubytovania a stravovania
• SUM - celková suma zaplatených položiek bez miestnych poplatkov
• MP - miestne poplatky

Príznak zaplatenej objednávky - vo výstupnej zostave sa nachádzajú dva stĺpce, ktoré

• Zaplatená - ľubovolná objednávka, na ktorú už bola prijatá záloha
• Rezervácia zaplatená - špeciálny príznak zaplatenej objednávky, ktorá bola prijatá z webu cez DOLORES. Tento príznak má zmysel sledovať len pre objednávky, ktoré sú v stĺpci Online rezervácia označené fajkou.

• Variabilný symbol - tento údaj sa takisto týka len objednávok prijatých z webu. Pre objednávky nahraté manuálne obsluhou je tento stĺpec prázdny.

Ukladanie vlastných zostáv

Ide o spoločnú funkcie pre celý modul Reporting - slúži na tvorbu vlastných skupín vstupných parametrov pre jednotlivé výstupné zostavy. Takisto pre jednotlivé zostavy zostávajú zapamätané poradie stĺpcov, zobrazenie stĺpcov aj nastavenie zoskupení cez funkciu group by. Neukladajú sa nastavenia dátumových filtrov, tie sa vždy riadia aktuálnym kalendárnym dátumom.

Vytvorenie hodnej zostavy pozostáva z niekoľkých krokov - tieto kroky nie sú povinné, ide len o všeobecný príklad toho, čo ExpressQuantum gridy umožňujú:

• prvým krokom pre vytvorenie vlastnej zostavy je voľba vhodných filtrov - táto časť je popísaná v odseku Vstupné parametre. Pri uložení zostavy zostanú zapamätané všetky nastavené filtre okrem intervalu dátumov.
• druhým krokom je skrytie nepotrebných stĺpcov - po kliknutí na hlavičku stĺpca pravým tlačidlom myši je potrebné z popup menu zvoliť Remove this column. Pokiaľ je naopak potrebné niektoré stĺpce zobraziť, slúži na to funkcia Field chooser, dostupná v tom istom popup menu. Upozorňujeme, že zostava si pamätá skryté aj zobrazené stĺpce - pokiaľ však pribudnú nové stĺpce, napr. po pridaní nového marketingového parametra, tieto nové stĺpce sa automaticky nastavia ako zobrazené.
• tretím krokom je nastavenie grupovania položiek - pri objednávkach napríklad podľa kategórií hostí. Pre zoskupenie údajov podľa zvoleného stĺpca stačí potiahnuť hlavičku stĺpca do žltého poľa v hlavičke formulára. Ak žlté pole nie je zobrazené, potom je ho možné vyvolať cez funkciu v popup menu - voľba Group by box
• štvrtým krokom je prípadne aj nastavenie medzisúčtov

Po nastavení výstupnej zostavy do požadovanej formy je možné túto zostavu uložiť. Slúžia na to tlačidlá na ľavej strane formulára.

• Uložit - pri prvotnom uložení novej zostavy má tu istú funkciu ako tlačidlo Uložiť ako. Následne slúži na uloženie zmien na už existujúcej zostave. Ak je potrebné vytvoriť novú zostavu z existujúcej, potom je pre uloženie potrebné použiť tlačidlo Uložiť ako. Pri ukladaní je možné zvoliť, či bude zostava verejná - dostupná pre všetkých používateľov systému Horec alebo súkromná - dostupná len pre používateľa, ktorý zostavu vytvoril.
• Uložiť ako - tlačidlo pre uloženie novej zostavy. Využíva sa pri vytváraní novej zostavy modifikáciou existujúcej. Opätovne je možné zvoliť, či bude zostava verejná - dostupná pre všetkých používateľov systému Horec alebo súkromná - dostupná len pre používateľa, ktorý zostavu vytvoril.
• Vymazať - tlačidlo slúži na vymazanie vlastných uložených zostáv.

Vlastné zostavy je možné zobraziť tak, že v okne, kde sa definujú vstupné parametre, je z vyberača rovno zvolená zostava. Ak nie je zostava viditeľná, môže byť problém aj s nastavením, zdieľania.