Horec - Alokácie

Vyhľadávanie alokácii na mape prehľadu izieb

Funkcia vyhľadávania na mape prehľadu izieb bola rozšírená o možnosť vyhľadávania podľa jednotlivých alokácii. Po vyvolaní funkcie cez klávesovú skratku Ctrl+F nad otvorenou mapou prehľadu izieb sa otvorí formulár s filtrami pre vyhľadávanie v základnom režime. Vyberač alokácií bol dopracovaný do rozšíreného režimu formulára, tento je možné vyvolať po stlačení tlačidla šípky na pravej strane formulára.

Vo vyberači alokácií je možné zvoliť požadovanú alokáciu a po stlačení tlačidla Obnova systém Horec vyhľadá a zobrazí všetky objednávky a/alebo ubytovaných hostí, ktorí patria do zvolenej alokácie.

S dohľadanými záznamami je následne možné pracovať bežným spôsobom.

Upozorňujeme: Bývalých hostí nie je možné vyhľadávať na základe alokácie.

Kontrola na sólo objednávkach a pobytoch

Systém Horec má zapracovanú kontrolu pri práci s objednávkami aj pobytmi hostí, či už ide o nahrávanie nového alebo zmenu existujúceho záznamu. Zakaždým pri ukladaní záznamu je objednávka/pobyt kontrolovaná voči aktuálne platným alokáciám.

Pri nahrávaní alebo úprave objednávky/pobytu systém Horec kontroluje údaje - kategória hosťa, marketingové kategorizácie a firmy. Ak zistí, že na základe týchto údajov spadá objednávka/pobyt do niektorej z platných alokácií, bude ku tejto objednávke pristupovať na základe nastavení tejto alokácie - tj. objednávku/pobyt umožní zapísať len na taký typ izby, ktorý je pridelený alokácii a to len v prípade, že je ešte dostupná kapacita pre danú alokáciu.

V prípade využitia alternatívnej kategórie/firmy umožní systém zapísať objednávku na ľubovolný typ izby. Sledujú sa len dve kritériá - nesmie byt prekročený celkový počet izieb dostupný pre alokáciu a zároveň zvolený typ izby nesmie patriť inej alokácii.

Ak je pri uložení objednávky/pobytu zistené, že niektorá z vyššie uvedených podmienok nie je splnené, potom systém Horec neumožní objednávku/pobyt uložiť. Zobrazí sa varovné hlásenie pre obsluhu, kde je zapísaný dôvod, z ktorého nebolo možné objednávku/pobyt uložiť.

Najčastejším prípadom je nedostatočná kapacita, prípadne nevhodný typ izby.

Upozorňujeme: Pokiaľ je zapnuté nastavenie Nesledovať DOLORES objednávky, potom táto kontrola neplatí pre žiadnu objednávku, ktorá prišla do systému Horec z webu. Takto môže dôjsť aj k poníženiu dostupnej kapacity alokácie, hoci v skutočnosti neexistuje žiadna objednávka, ktorá by do alokácie spadala.

Pre jednoduchšiu voľbu typu izby na základe alokácie je možné využiť vyberač izieb, ktorý ponúka izby na základe príslušnej alokácie. Viacej o fungovaní vyberačov izieb je písané nižšie.

Vyberač dostupných izieb

Vyberač izieb dostupný z formulára sólo objednávky a sólo pobytu bol doplnený o vyberač alokácií, čo poskytuje pracovníkom recepcie väčší prehľad o voľných typoch izieb pre jednotlivé alokácie. Vyberač obsahuje všetky aktuálne platné alokácie - po zvolení príslušnej alokácie zo zoznamu a stlačení tlačidla Obnova systém Horec zobrazí upravený zoznam izieb. Tento zoznam samozrejme podlieha aj filtru na typ izby, tak ako tomu bolo aj doteraz.

Ak sú pre typ izby z alokácie ešte dostupné izby, potom sú v zozname zobrazené všetky voľné izby daného typu. Ak už sú izby pre niektorý z typov vyčerpané, potom je zoznam izieb tohto typu prázdny. To isté platí aj pre tie typy izieb, ktoré nie sú vôbec do zvolenej alokácie zaradené.

Pri nahrávaní objednávky alebo príchodu systém skontroluje, či objednávka alebo pobyt spadá do alokácie. Ak sa nájde práve jedna alokácia, potom systém rovno predplní túto alokáciu vo vyberači izieb. Takto obsluha recepcie rýchlo získa prehľad o dostupných izbách.

Výber izieb skupinovej objednávky

Na formulári výberu izieb skupinovej objednávky pribudol checkbox Alokácie. Tento checkbox umožňuje zapnúť/vypnúť prepočítanie dostupných izieb podľa alokácií.

Po zapnutí checkboxu systém skontroluje, či skupinová objednávka spadá do niektorej z alokácíí. Ak áno, potom na základe tejto alokácie poníži počet dostupných izieb pre skupinovú objednávku. Zníženie počtu dostupných izieb sa prejaví v ľavom stĺpci formulára Žiadané izby - stĺpec Dovolené izby. Pokiaľ alokácie nemá žiadne dostupné izby pre niektorý typ, potom je stĺpec Dovolené prázdny.

Formulár výber izieb pre skupinovú objednávku má navyše upravené správanie tak, že už pri prvom vyvolaní z formulára skupinovej objednávky je prepočet alokácií zapnutý. Stane sa to vždy v prípade, ak skupinová objednávka spadá do niektorej z alokácií. Tento checkbox je navyše pre obsluhu signálom, že objednávka automaticky spadá do alokácie.

Kontrola na skupinových objednávkach a pobytoch

Systém Horec má zapracovanú kontrolu pri práci s objednávkami aj pobytmi skupín hostí, či už ide o nahrávanie nového alebo zmenu existujúceho záznamu. Zakaždým pri ukladaní záznamu je objednávka/pobyt kontrolovaná voči aktuálne platným alokáciám.

Pri nahrávaní alebo úprave skupinovej objednávky/pobytu systém Horec kontroluje údaje - kategória hosťa, marketingové kategorizácie a firmy na jednotlivých objednávkach/pobytoch skupiny. Ak zistí, že na základe týchto údajov spadá objednávka/pobyt zo skupiny do niektorej z platných alokácií, bude ku tejto konkrétnej objednávke/pobytu pristupovať na základe nastavení tejto alokácie - to znamená objednávku/pobyt zo skupiny umožní zapísať len na taký typ izby, ktorý je pridelený alokácii a to len v prípade, že je ešte dostupná kapacita pre danú alokáciu. To znamená, že môže nastať taká situácia, že sa nepodarí zapísať skupinovú objednávky/pobyt, nakoľko počet izieb skupiny prekračuje počet dostupných izieb. Riešením je napríklad zníženie počtu izieb skupiny alebo priradenie ku inej alokácii.

Pri skupinách tak môže nastať aj situácia, že skupina spadá pod viacero alokácií - potom systém postupuje tak, že zo všetkých alokácií zistí dostupnú kapacitu pre jednotlivé typy izieb. Ako záväzný počet dostupných izieb podľa typu pri zápise skupinovej objednávky/pobytu berie vždy najnižší dostupný počet izieb daného typu zo všetkých alokácií.

V prípade využitia alternatívnej kategórie/firmy umožní systém zapísať objednávku na ľubovolný typ izby. Sledujú sa len dve kritériá - nesmie byt prekročený celkový počet izieb dostupný pre alokáciu a zároveň zvolený typ izby nesmie patriť inej alokácii. Ak je pri uložení objednávky/pobytu zistené, že niektorá z vyššie uvedených podmienok nie je splnené, potom systém Horec neumožní objednávku/pobyt uložiť. Zobrazí sa varovné hlásenie pre obsluhu, kde je zapísaný dôvod, z ktorého nebolo možné objednávku/pobyt uložiť. Najčastejším prípadom je nedostatočná kapacita, prípadne nevhodný typ izby. Upozorňujeme: Pokiaľ je zapnuté nastavenie Nesledovať DOLORES objednávky, potom táto kontrola neplatí pre žiadnu objednávku, ktorá prišla do systému Horec z webu. Takto môže dôjsť aj k poníženiu dostupnej kapacity alokácie, hoci v skutočnosti neexistuje žiadna objednávka, ktorá by do alokácie spadala. Pre jednoduchšiu voľbu typu izby na základe alokácie je možné využiť vyberač izieb, ktorý ponúka izby na základe príslušnej alokácie. Viacej o fungovaní vyberačov izieb je písané nižšie.