Externé objednávky

Externé objednávky (ďalej EO)

Externé objednávky umožňujú prepojenie systému Asseco BLUEGASTRO s externým systémom určeným na objednávanie, prípadne posielanie správ. Externým systémom môže byť napr. aplikácia, e-shop, gastro Kiosk. Externé objednávky je možné využiť aj na objednávanie priamo od stola s využitím QR kódu alebo na objednávanie pre ubytovaných hostí priamo na izbu. Externé objednávky sa spracujú v aplikácii KASA. Pre fungovanie Externých objednávok je potrebné splniť nasledovné podmienky:

1. Je potrebné mať zakúpenú licenciu pre Externé objednávky a licenciu pre Virtuálnu pokladňu (v prípade automatického zapisovania objednávky na stôl)
2. Je potrebné mať nainštalovanú službu WidlyFly18 a webové služby BlueGastro.war

Nastavenia v BGM

Nastavenie externého systému Externé objednávky

V menu Servis - Externý systém – Externé objednávky:

• Záložka všeobecné
  • Názov- ľubovoľný názov
  • Číslo – zadefinuje systém
  • ID externého systému – zadať číslo externého systému, ak dodávateľ externého systému vyžaduje
  • Lokálna prevádzka – vybrať lokálku, kde sa majú externé objednávky zobraziť
  • Referenčná pokladňa – vybrať pokladňu, ktorá má byť referenčná pre ceny PLU a povolené PLU, v prípade automatického zapisovania objednávky na stôl musí byť referenčná pokladňa virtuálna
  • Povolený – potvrdiť check box
  • Používateľ - vybraný používateľ bude zapísaný v prehľadoch ako Vyhotovil
  • Pracovná stanica – systém priradí podľa referenčnej pokladne
  • Test – zadať server a port kde beží WildFly – tlačidlo test je na Kase (ikona trojuholník)
  • Verzia interfejsu odosielania objednávky - Do nastavení externých objednávok je dopracovaný vyberač pre zadanie verzie odosielania zmeny stavu objednávky a účtov. Vyberač verzií je aktívny iba v prípade ak je vybraný typ interfejsu - Štandard.
• Verzia 1 = verzia odosielania bez ID položiek a zliav
• Verzia 2 = verzia odosielania s ID položiek a zliav
• Záložka pokladne
  • Označiť pokladne pre prijímanie Objednávok a správ

KASA - zvukové oznámenie pri príchode externej objednávky

Pri prijatí externej objednávky z e-shopu do aplikácie KASA je možné nastaviť zvukové oznámenie. Postup nastavenia:

• v konfigurácii kasy c:\DatalockHotel\SystemBlueGastro01\BlueGastro\Kasa\conf\kasa.conf je potrebné pridať riadok , ktoré odkazujú na prehrávaný zvuk, je možné si ich skopírovať zo vzoru v kasa.conf.template:

• <entry key="sound.ext.order.has.arrived">2.wav</entry>

• súbor musí byť uložený v adresári c:\DatalockHotel\SystemBlueGastro01\BlueGastro\Kasa\sound\

Nastavenia v menu Pokladne

V menu Pokladne – číselníky – Typy a stavy

• Typy objednávok – do číselníka pridať objednávku/y. V číselníku musí byť aspoň jeden záznam. Typy objednávok je možné rozdeliť napr. Osobný odber, donáška...Typ objednávky potom vidieť na KASE po kliknutí na záznam objednávky. Príznak "Rezervácia platby" slúži na označenie objednávok, ktoré sú nezaplatené, ale je potrebné zakázať meniť spôsob platby na účte. Predvolená hodnota parametru je nepovolený.

• Stavy objednávok – sú systémové, podľa týchto stavov je možné filtrovať objednávky na Kase

• Typy správ – založiť záznam podľa potreby. Správy je možné sledovať na Kase po potvrdení ikony výstražný trojuholník
• Stavy správ – systémové – možnosť filtrovať na Kase. Správa sa otvorí dvojklikom alebo ikonou Lupa.

Názov účtu z EO

Ak príde účet z EO tak budeme označovať jeho názov nasledovne: EO-kód priestoru|ak je názov stola, inak číslo stola

Číselníky pre Externé objednávky

1. Číselník zliav - pre externú objednávku nie je povolená zľava percentuálna a nesmie byť položková. Pre externý systém môže byť teda povolená len zľava na celý účet a musí sa posielať suma zľavy.
2. Číselník spôsobov platieb - externý systém posiela informáciu o zaplatení Áno/Nie a o spôsobe platby (podľa nastavenia a možností v externom systéme). Metóda pre poskytnutie spôsobov platieb vracia aj používateľské spôsoby platieb (od verzie GV_20.05.02)
3. Číselník stolov - do externého systému sa posielajú povolené stoly - zakázané a zmazané stoly nie sú posielané
4. Číselník PLU - do externého systému je možné posielať PLU povolené pre predaj, ale je možné využiť aj metódu pre zasielanie PLU, ktorých predaj na KASE je zakázaný, ale tieto PLU sú využité pre externé objednávky
5. Číselník ubytovaných hostí - v prípade, že systém Asseco BLUEGASTRO je prepojený s hotelovým systémom externý systém kontroluje meno ubytovaného hosťa v objednávke na číslo izby uvedené v objednávke
6. Číselník hostí v centrálnej databáze - novinku pripravujeme

Ako to funguje

Na Kase po zaslaní objednávky z externého systému bliká ikona výstražného trojuholníka, viď obrázok vyššie, rovnako ako po prijatí správy. ikona bliká aj pri odhlásenom používateľovi. Nové objednávky sú zobrazené pri potvrdenom filtri Externé objednávky v zozname Otvorené účty. Pozor na filter dátumov! Účet externej objednávky je označený slovom Ext. objednávka a číslom objednávky. Nová objednávka sa otvorí dvojklikom a príjme sa do systému ikonou alebo sa zamietne ikonou . Prijatú objednávku je možné objednať alebo zaplatiť. Objednať znamená, že zostane ako otvorený účet na kase, je možné k nej urobiť doobjednávku. Ak ju hneď zaplatí nemôže tú konkrétnu objednávku rozšíriť. Prijatú objednanú objednávku je možné nájsť v Otvorených účtoch použitím filtra Prijaté externé objednávky. Prijatá objednávka má označenie EO a číslo objednávky.

Automatické prijatie objednávky

V prípade, že je v definícii externej objednávky v BGM potvrdený check box Automatické zapísanie objednávky, objednávka sa zaeviduje do systému bez ručného spracovania a prijatia objednávky obsluhou na Kase. Podmienkou automatického zápisu je, že objednávka obsahuje číslo stola alebo meno ubytovaného hosťa. Pri automatickom zápise objednávky nie je možné uplatňovať poukaz na zľavu. Po zaevidovaní objednávky sa táto vytlačí na objednávkovej tlačiarni. Ak ide o objednávku cez QR kód a teda obsahuje číslo stola, priradí sa na daný stôl. Vo vytlačenej objednávke je uvedený názov stola. Ak ide o objednávku na ubytovaného hosťa, v objednávke je uvedené číslo izby. Pri tomto nastavení nebliká výstražný trojuholník na Kase a objednávka nie je v zozname Nové objednávky. V názve objednávky automaticky prijatej na stôl je aj užívateľský názov stola. Ak používateľský názov nie je, v názve je systémový názov stola. V názve objednávky automaticky prijatej na hosťa je uvedené číslo izby.

Objednávanie cez QR kód - objednávka na stôl

Objednávka cez QR kód slúži na objednávanie priamo od stola v reštaurácii bez kontaktu s obsluhou. Objednávanie cez QR kód je možné využiť aj pri objednávaní na izbu ubytovaného hosťa. Prevádzkovateľ zariadenia obdrží z externého systému QR kód, ktorý umiestni na viditeľnom mieste. Zákazník po príchode k stolu mobilným zariadením nasníma kód. Po potvrdení url adresy je zákazník presmerovaný do objednávacej aplikácie. Objednávka je v režime objednávania na stôl - viď červené oznámenie na obrázku objednávky. Pri tomto režime je možné vybrať iba spôsob platby Platba na stôl. V názve objednávky automaticky prijatej na stôl je aj užívateľský názov stola a priestor, napr.: EO-314-LO(LOBBY)|stolA. QR kód na ďalšom obrázku je možné použiť na testovaciu objednávku.

Objednávanie cez QR kód je možné využiť aj pri objednávaní na izbu. Kód musí byť umiestnený v izbe a v Kase musí byť vytvorený osobitný priestor, kde stoly budú znamenať číslo izby. Pri tomto modele nie je možné využiť pripísanie objednávky na účet hosťa.

Objednávka na izbu

Modul Externé objednávky je možné využiť na objednávanie stravy priamo na izbu ubytovaného hosťa. Hosť cez aplikáciu/e-shop v objednávke vyberie platbu na účet hosťa a zadá číslo izby. Externý systém kontroluje, či na uvedenej izbe je ubytovaný hosť s rovnakým menom ako meno uvedené v objednávke. Objednávka ubytovaného hosťa obsahuje v názve číslo izby, napr.: EO-314-R:113C.

Ukážka objednávania z externého systému

Zákazník sa prihlási cez url adresu do aplikácie. Testovacie rozhranie je gastroonline. Kliknutím potvrdí vybranú položku,zadá počet a tlačidlom pridá položku do objednávky. Ku každej položke je možné uviesť poznámku v dĺžke 200 znakov.

Zákazník v objednávaní pokračuje potvrdením tlačidla v hornej časti obrazovky. Objednávku ukončí zadaním osobných údajov, výberom platby, prípadne zadaním zľavového kódu. Ukončenie objednávky zákazník potvrdí tlačidlom . Aplikácia upozorní používateľa na správne odoslanie objednávky, prípadne upozorní, ak údaje nie sú vyplnené správne.

V prípade, že zákazník je ubytovaný hosť a objednáva na účet hosťa, vyberie spôsob platby a zadá číslo izby.

Zmena platby a výšky ceny na objednávke

• Typ objednávky (Pokladne - Číselníky - Typy a stavy - Typy objednávok) - je doplnený príznak "Rezervácia platby". Parameter slúži na označenie objednávok, ktoré sú nezaplatené, ale je potrebné zakázať meniť spôsob platby na účte. Predvolená hodnota parametru je nepovolená. Ak je v aplikácii KASA prijatá objednávka s potvrdeným príznakom "rezervácia platby", bude sa pri spracovaní správať nasledovne:
  • Zaplatená EO a typom objednávky s potvrdeným príznakom "Rezervácia platby" - spracovanie účtu pokračuje štandardne ako zaplatená objednávka, t.j. platbu nie je možné vymazať, nie je možné odobrať položku z účtu, pri aplikovaní zliav sa cena neprepočíta, ale rozdiel je vypočítaný ako TIP. Položky je možné na účet pridávať, cena sa následne dopočíta.
  • Nezaplatená EO a typom objednávky s potvrdeným príznakom "Rezervácia platby" - nie je povolené vymazať typ platby z účtu, ostatné funkcionality sú rovnaké ako pri nezaplatenej objednávke, tj. je možné pridávať a odoberať položky z účtu, aplikovať zľavu a cena na účte sa prepočíta.

Tlač objednávky pri doobjednaní položiek na účet

Tlač objednávky pri doobjednaní položiek na účet - pri tlači objednávky z EO, ak už objednávka bola vytlačená, pri ďalšej tlači už systém netlačiť celú hlavičku ale iba prvé 4 riadky: účet, dátum a čas, priestor/stôl, obsluha/pokladňa