Horec - Identifikácia stáleho hosťa kartou

Možnosť identifikovať hostí kartou je dostupná v rámci modulu Stálych hostí. Každému stálemu hosťovi je možné priradiť jednu alebo viacero identifikačných kariet. Touto kartou sa hosť preukáže pri príchode na ubytovacie zariadenie a obsluha na recepcii vyhľadá hosťa na základe čísla karty. Táto funkčnosť napomáha rýchlejšej a spoľahlivejšej identifikácii hostí. Funkcia je dostupná len v súčasti licencie Stáli hostia.

Číselník identifikačných kariet

Číselník typov kariet je dostupný cez menu Servis -> Číselníky -> Stáli hostia -> Typy kariet. Prístup do tohto číselníka je povolený len pri zakúpenej licencii pre modul Stálych hostí.

Tento číselník slúži vytváranie skupín (typov) vernostných a identifikačných kariet, ktoré je následne možné priraďovať jednotlivým hosťom. Číslo karty sa využíva pri vyhľadávaní stáleho hosťa pri príchode, objednávke alebo medzi bývalými hosťami. Číslo karty možné načítavať aj cez pripojenú čítačku čiarových kódov alebo RFID čipov. Týmto je zabezpečené rýchle a bezchybné nahrávanie údajov hostí s minimálnou prácnosťou zo strany obsluhy recepcie. Výhodou je aj to, že hosť môže mať priradených viacero kariet. Pre využívanie identifikačných kariet musí byť v tomto číselníku vytvorený aspoň jeden typ karty.

Podrobný popis práce s číselníkom je na tejto stránke.

Priradenie karty hosťovi

Priradenie cez číselník stálych hostí

Identifikačné karty je možné priradiť hosťom priamo cez číselník Stálych hostí. Tento číselník je dostupný cez menu Servis -> Číselníky -> Stáli hostia -> Hostia.

Po zvolení funkcie zo zoznamu systém otvorí číselník stálych hostí. Konkrétneho hosťa je možné vyhľadať v zozname pomocou filtrov. Po označení hosťa a stlačení tlačidla Oprava systém otvorí záznam konkrétneho hosťa. Priradenie identifikačnej karty je dostupné na záložke Identifikačné karty, ktorá slúži na priradenie, zmenu a vymazanie identifikačnej karty stálemu hosťovi. Zároveň zobrazuje zoznam aktuálne priradených kariet vrátane ich platnosti. Každému hosťovi môže byť priradená len jedna karta zvoleného typu. Kontrolu unikátnosti typu karty vykonáva systém Horec sám. Obsluhe nedovolí pri vytváraní novej karty zvoliť typ karty, ktorý má hosť už priradený.

Stály hosť

Na priradenie karty sa využíva jednoduchý formulár zobrazený nižšie. Po stlačení tlačidla Ins Nový systém otvorí prázdny formulár pre priradenie čísla karty. Obsluha musí zvoliť typ karty z vyberača a načítať číslo a celý formulár odsúhlasiť. Pokiaľ je dostupný len jeden typ identifikačnej karty, potom systém tento typ predvolí sám.

Priradenie hosťovi z objednávky

Stálemu hosťovi je možné priradiť identifikačnú kartu priamo pri zápise objednávky.

Na priradenie karty slúži tlačidlo Karta a voľba z popup menu Priraď. Pri objednávke je táto voľba dostupná len v prípade, že je v objednávke zapísaný stály hosť - priezvisko hosťa je hrubým modrým písmom a za menom je príznak fajky.

Ak je potrebné priradiť v objednávke kartu novému hosťovi (ešte nie je evidovaný ako stály), musí obsluha v prvom kroku stáleho hosťa vytvoriť. Pre rýchle vytvorenie stáleho hosťa je v objednávke dostupné nové tlačidlo Stály hosť. Po jeho stlačení systém Horec otvorí formulár stáleho hosťa, kde sú už predplnené údaje hosťa z objednávky. Tento formulár stačí odsúhlasiť a hosť je evidovaný medzi stálymi. Následne je tomuto hosťovi možné priradiť kartu vyššie popísaným spôsobom.

Samotné priradenie karty je jednoduché, po stlačení tlačidla systém otvorí formulár s vyberačom typu kartu a poľom pre zápis čísla karty. Pre každú jednu identifikačnú kartu musí byť zvolený typ karty. Pokiaľ je v číselníku definovaný len jeden typ karty, systém ho predplní sám. Číslo karty je následne možné načítať čítačkou alebo zapísať manuálne z klávesnice. Po stlačení tlačidla Súhlas sa karta uloží.

Zároveň sa text na tlačidle Karta zobrazí hrubým písmom. Toto zvýraznenie textu je pomôcka pre obsluhu na recepcii, nakoľko signalizuje, že hosť má pridelenú aspoň jednu identifikačnú kartu.

Priradenie ubytovanému hosťovi

Stálemu hosťovi je možné priradiť kartu pri príchode.

Na priradenie karty slúži tlačidlo Karta a voľba z popup menu Priraď. Systém otvorí formulár s vyberačom typu kartu a poľom pre zápis čísla karty. Pre každú jednu identifikačnú kartu musí byť zvolený typ karty. Pokiaľ je v číselníku definovaný len jeden typ karty, systém ho predplní sám. Číslo karty je následne možné načítať čítačkou alebo zapísať manuálne z klávesnice. Po stlačení tlačidla Súhlas sa karta uloží.

Zároveň sa text na tlačidle Karta zobrazí hrubým písmom. Toto zvýraznenie textu je pomôcka pre obsluhu na recepcii, nakoľko signalizuje, že hosť má pridelenú aspoň jednu identifikačnú kartu.

Zmena čísla karty

Zmena čísla karty je možná dvoma sposobmi:

• zmena cez číselník - zmeniť číslo karty je možné cez číselník stálych hostí prostredníctvom zmeny daného hosťa. Zmena karty sa vykonáva priamo na záložke Identifikačné karty.
• zmena cez stáleho hosťa - vo formulári objednávky/pobytu na záložke Info-hosť je tlačidlo Hosť, ktoré slúži ako skratka pre výber stáleho hosťa z číselníka. Po jeho stlačení systém otvára rovno formulár zmeny stáleho hosťa, kde je zmena karty možné na záložke Identifikačné karty.
• zmena cez tlačidlo Karta - to isté tlačidlo, ktoré slúži na priradenie karty je možné využiť aj na zmenu čísla karty. Po stlačení tlačidla Karta a voľby Priraď stačí vo formulári zvoliť typ karty, pre ktorý chcete meniť číslo. Načítané číslo karty je potrebné potvrdiť. Pred samotným uložením čísla karty systém zobrazí upozornenie, že pôvodné číslo karty bude prepísané. Po odsúhlasení je číslo karty hosťa zmenené.

Vymazanie karty

Vymazanie karty priradenej stálemu hosťovi je možné len cez číselník stálych hostí na záložke Identifikačné karty, ktorá slúži na priradenie, zmenu a vymazanie identifikačnej karty stálemu hosťovi. Zároveň táto záložka zobrazuje zoznam aktuálne priradených kariet vrátane ich platnosti.

Stály hosť

Na vymazanie čísla karty sa využíva jednoduchý formulár zobrazený nižšie. Po stlačení tlačidla Del Vymazať systém otvorí formulár karty v režime prezerania (polia sú zasivené - neaktívne). Obsluha môže vymazanie odsúhlasiť alebo zrušiť.

Vyhľadávanie podľa karty

Vyhľadávanie hostí na základe pridelenej karty je dostupné na viacerých miestach v systéme Horec. Pri objednávkach a príchodoch je podporované aj rýchle načítanie karty priamo vo formulári. Obsluha pri zadávaní objednávky alebo príchodu neobjednaného hosťa len vyvolá príslušnú funkciu a okamžite môže načítať kartu hosťa. Nižšie v texte sú popísané jednotlivé nastavenia aj postup pri vyhľadávaní na rôznych miestach.

Nastavenia

Zobrazenie formulára pre načítanie karty sa riadi nastavením konkrétnej pracovnej stanice. Nastavenia sú dostupné v číselníku pracovných staníc cez menu Servis - Špeciálne služby - Pracovné stanice.

• Automatické načítanie karty na objednávke/pobyte - nastavenie riadi zobrazenie formulára pre načítanie karty. Pokiaľ je zapnuté systém pri nahrávaní novej objednávky alebo príchodu neobjednaného hosťa ihneď zobrazí formulár pre načítanie karty. Ak je vypnuté, obsluha musí formulár pre načítanie karty vyvolať manuálne.

Nastavenie odporúčame zapnúť pre tie pracovné stanice, kde je karta pre identifikáciu hostí využívaná často.

Rýchle vyhľadávanie vo formulári objednávky/príchodu

Vyhľadávať hosťa na základe jeho identifikačnej karty je možné priamo vo formulári objednávky alebo príchodu. V závislosti od nastavenia pracovnej stanice sa buď zobrazí formulár na načítanie karty ihneď alebo formulár vyvolá obsluha cez tlačidlo Karta voľba z popup menu Vyhľadaj. Následne stačí len načítať alebo zapísať číslo karty a systém Horec spustí vyhľadávanie hostí.

Údaje vyhľadaného hosťa sa zobrazia v zozname bývalých hostí. Ak sú nájdení viacerí, obsluha musí zo zoznamu zvoliť správneho hosťa. V obidvoch prípadoch sú po odsúhlasení údaje zvoleného hosťa nahraté do formulára objednávky/príchodu.

Vyhľadávanie v zozname bývalých hostí

Vyhľadávanie hosťa podľa čísla karty je možné aj priamo cez zoznam bývalých hostí. Zoznam je dostupný cez tlačidlo Bývalí. V zozname bývalých hostí je potrebné zapísať alebo načítať číslo karty do poľa Karta a stlačiť tlačidlo Obnova. Systém prehľadá zoznam hostí a výsledok vyhľadávania zobrazí priamo v zozname. V prípade, že boli nájdení viacerí hostia, obsluha musí zo zoznamu zvoliť toho správneho. Po odsúhlasení sú údaje zvoleného hosťa nahraté do formulára objednávky/príchodu.